Aprobación documentos contables

Por medio de esta opción es posible efectuar la aprobación de los tipos de documentos parametrizados según el perfil de usuario, monto mínimo y máximo configurados.

Casillas de Búsqueda:

• Libro: Lista desplegable que permite filtrar de acuerdo con el libro donde fueron almacenados los documentos contables que desea consultar.
• Fecha Inicial/Final: Campo con formato dd/mm/aaaa que permite filtrar la consulta por un rango de fechas inicial y final en específico; esta fecha corresponde a la fecha de afectación contable del documento. Por defecto el sistema trae la fecha inicial y final del mes en curso. Este campo es obligatorio.
• Consecutivo (Inicial/Final): Campos de texto numérico que permiten filtrar la consulta por uno o varios documentos contables según su consecutivo. Al diligenciar el filtro se omite el rango de fecha.
• Tercero: Control de búsqueda compuesto por un campo de texto y una lista desplegable, el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado. Este filtro se aplicaría al tercero registrado en el encabezado del documento contable.
• Tipo Documento: Si desea filtrar la información por un Tipo de documento específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el código o parte del nombre del documento en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los tipos que coinciden con el texto digitado.
• Centro Costos: Si desea filtrar la información por un centro de costo maestro o auxiliar específico asociado al movimiento de cuenta cruce por pagar. Puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el código o parte del nombre del centro de costo en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los centros de costos que coinciden con el texto digitado.
• Estado: Lista desplegable para filtrar los documentos que previamente han sido aprobados o por el contrario están pendientes de autorización. Las opciones de filtro serán: Todos, Aprobado y Desaprobado; por defecto al ingresar a la opción siempre estará seleccionado el estado Desaprobado.
• Ordenar Por: Lista desplegable la cual permite efectuar la consulta organizada por tercero (Ordena la consulta en orden alfabético según el nombre del tercero registrado en el encabezado del documento) Documento Contable (Ordena la consulta en orden ascendente según el número de consecutivo de documento de cuenta por pagar asociado) o por Fecha del Documento (Ordena la consulta en orden ascendente según la fecha de registro del documento), por defecto ordenara por número de documento.

Consultar Información:

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe:

• No. Documento: Columna que indica el número de consecutivo del documento consultado. Contará con un hipervínculo el cual al hacer clic sobre este se podrá visualizar el formato de impresión.

  

• Fecha documento: Columna que indica la fecha de afectación contable del documento de cuentas por pagar registrado.

• Tercero: Columna que indica el número de documento y nombre del tercero correspondiente al encabezado del documento contable en consulta.

• Valor: Columna que indica el valor débito del documento contable en consulta.

• Usuario Registro: Columna que indica el usuario que efectuó el registro del documento contable en consulta.

• Usuario Contabilizó: Columna que indica el usuario que efectuó la contabilización del documento contable en consulta.

• Aprobado: Casilla de selección que permite señalar los documentos contables que desea aprobar y/o desaprobar (esto desmarcando un documento previamente aprobado). Al marcar la casilla de selección a disponible en el encabezado seleccionará la totalidad de documentos en consulta.

Almacenamiento:

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Guardar para confirmar la aprobación y/o desaprobación de los documentos seleccionados