Aprobación orden de compra superior
- 21 Mar 2023
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Aprobación orden de compra superior
- Updated on 21 Mar 2023
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Esta página permite ejecutar la consulta de ordenes de compra superior preaprobadas y ya una vez en pantalla se pueda proceder a su aprobación.
Prerrequisitos de aprobación orden de compra superior
- Tener el acceso a la opción.
- Validar si se tiene configurados los rangos de aprobación de OC Superior.
Funcionalidad de aprobación orden de compra superior
Siguiendo la ruta ADPRO / Almacén / Compras / Orden de compra superior / Aprobación orden de compra superior. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta y aprobación de OC superior:
- Proveedor: al ingresar el código, la descripción del proveedor o parte de la misma, aparecerán los proveedores relacionados.
- Orden compra Superior: al ingresar el código de la OC superior se debe oprimir la tecla consultar y aparecerá el registro relacionado.
Por defecto el checkbox de Solo por aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto, para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Desde la barra Filtrar Detalle es posible ubicar un registro digitando el número de la OC superior, parte del nombre del proveedor o parte de la descripción de la OC superior.
Procedimiento de aprobación orden de compra superior
El sistema listará por defecto todas las OC superior sin aprobar que tengan los proyecto (pues el filtro por aprobar por defecto se encuentra activo), el usuario puede visualizar el detalle de la OC superior dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmada la información se debe marcar la casilla de la columna aprobar que corresponda a la OC superior.
El sistema arroja un mensaje para confirmar la aprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:
Tras dar clic en aceptar el sistema deja activo el símbolo de Aprobación sobre el registro aprobado.
Nota:
Al activar esta casilla se dará por aprobada la OC superior frente a la cual se encuentre marcado el campo de aprobar. Una vez activada esta casilla el estado de la OC superior cambiará de preaprobada a aprobada y viceversa cuando se desactive.
La condición estándar de ADPRO para habilitar la creación de entradas de almacén sobre una orden de compra tiene 2 instancias de control: preaprobación y aprobación, por lo tanto toda OC Superior generada sobre la aplicación deberá ser validada en ambas instancias, iniciando con la Preaprobación.
Finalmente nótese que en la columna de aprobar aparece el siguiente icono 
:
Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos de aprobación que tenga la OC superior permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento de preaprobación y aprobación realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.
Tener en cuenta
Es importante aclarar que, para deshacer el proceso de aprobación, si un registro ya tiene en firme tanto la preaprobación como la aprobación, el usuario debe retirar en primera instancia la aprobación y por último la preaprobación.
Para el rango de aprobaciones
Si se configura un usuario con determinado perfil y a su vez de manera independiente se configura ese mismo perfil, el sistema tomará como configuración de restricción de preaprobación la menor de las dos.
Detalle OC: este ícono permite ver el detallae de la OC asociada a la OC superior y llevar a cabo también su impresión.
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