Aprobación de medios magnéticos por proveedor

Por medio de esta opción el usuario podrá consultar los medios registrados correspondientes a la forma de pago asociada al tipo de giro trasferencia bancaria y que se encuentren en estado pendiente (Los medios confirmados como pagados son excluidos de esta opción), permitiendo visualizar el detalle de información de registro de los mismos; adicionalmente podrá efectuar la marcación de los medios en consulta como aprobados, esta marcación es de carácter informativa por lo cual no genera validaciones adicionales para efectos del pago o genera restricciones para la anulación, cambio de estado o notificación del medio.

Casillas de Búsqueda:

• Código Medio: Campo de texto numérico para filtrar la información por el número del medio registrado. Al utilizar este filtro se omite la validación de los filtros de fecha Inicial y Final, los filtros restantes se aplican con normalidad restringiendo la consulta del código de medio si estos no son consecuentes con la información asociada al medio.
• Cuenta bancaria: Control de búsqueda para filtra por la cuenta bancaria desde la cual se efectuó el giro por concepto de trasferencia bancaria. Este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), opera digitando el ID, número o parte del nombre de la cuenta o banco en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar las cuentas bancarias que coinciden con el texto digitado.
• Egreso No.: Campo de texto numérico para filtrar por el número de comprobante de egreso con medio magnético registrado por el tipo de giro transferencia. Al utilizar este filtro se omite la validación de los filtros de fecha Inicial y Final, los filtros restantes se aplican con normalidad restringiendo la consulta del número de comprobante si estos no son consecuentes con la información asociada al egreso.
• Fecha Inicial y Final: Compuesto por dos campos de texto, en formato DD/MM/AAAA; permite filtrar la información por la fecha de generación del medio magnético a consultar.
• Cuenta Contable: Control de búsqueda que permite filtrar la consulta por un rango (inicial/final) de cuentas contables específicas, relacionadas en el detalle de movimientos del comprobante de egreso asociados al medio en consulta. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este filtro es opcional, por lo que de no diligenciarse la consulta se generará omitiendo este filtro.
• Tipo Giro: Lista desplegable para filtrar la información por la forma de pago registrada en el comprobante de egreso siempre y cuando la misma en su parametrización se encuentre asociado con el tipo de giro transferencia bancaria.
• Centros de Costo: Control de búsqueda para filtra por el centro de costos del movimiento de la cuenta de banco desde la cual se efectuó el giro por concepto de trasferencia bancaria. Para encontrar un centro de costos especifico debe digitar el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable para visualiza los centros de costos que coinciden con lo digitado. Este filtro es opcional, por lo que de no diligenciarse la consulta se generará omitiendo este filtro.
• Aprobación: Lista desplegable para filtrar la información por la marcación efectuada en la columna aprobación de esta opción, las opciones disponibles serán Si/No y Todos, siendo esta ultima la opción por defecto.
• Bancos Destino: Campo de selección para filtrar los medios generados a partir de la entidad financiera asociada a la cuenta bancaria asociada al tercero.

Consultar Información:

Una vez se han diligenciado los campos del filtro y búsqueda se debe presionar el botón consultar para visualizar el detalle de los medios magnéticos a aprobar.

Detalle Informe:

• Código Medio: Columna que indica el número del medio asociado a la cuenta, tercero o número de comprobante seleccionado en el encabezado. Para visualizar el detalle de documentos de comprobante de egresos asociados al medio en consulta ingrese por medio del vínculo habilitado en el código del medio.
• Nombre de Medio: Columna que indica el nombre del medio magnético a consultar, el cual se componte del código asignado en forma automática y de la descripción registrada en el campo nombre del medio en la opción A&F/Tesorería/Comprobantes De Egreso/Pagos Electrónicos/Generar Medio Magnético Proveedor.
• Banco: Columna que indica la entidad bancaria giradora desde la cual se registró el pago.
• Cuenta No.: Columna que indica el número de cuenta bancaria giradora desde la cual se efectuó el pago del comprobante de egreso y el respectivo medio asociado.
• Fecha Pago: Columna que indica la fecha de pago registrada por el usuario en el momento de la generación del medio magnético.
• Registros: Columna que indica el conteo de los comprobantes de egreso incluidos en el medio en consulta.
• Usuario: Columna que indica el usuario que efectuó el registro del medio.
• Fecha Generación: Columna que indica la fecha en sé que efectuó el registro del medio.
• Total Transferencia: Columna que indica la suma total del monto de pago relacionado en los documentos de comprobantes de egreso incluidos en el medio en consulta.
• Aprobación: Casilla de selección que, al marcar, permite definir si el medio magnético respectivo ha sido aprobado o no.

Consulta Medio Magnético:

Se habilitará una consulta con el detalle de documentos asociados del medio, desde la cual será posible efectuar el enviado de correo de notificación y confirmar el pago del medio.

• Código Medio: Campo que indica el número del medio registrado.
• Cuenta Bancaria: Campo que indica la cuenta bancaria desde la cual se efectuó el giro por concepto de trasferencia bancaria.
• Fecha Generación: Campo que indica la fecha en que se efectuó el registro del medio.
• Banco: Campo que indica la entidad bancaria desde la cual se registró el pago.
• Fecha Pago: Campo que indica la fecha de pago registrada por el usuario en el momento de la generación del medio magnético.
• Usuario: Campo que identifica el usuario que efectuó la realización del medio.
• Estado: Campo que indica el estado actual del medio.
• Total Transferencia: Casilla que visualiza la suma total de los comprobantes de egreso incluidos en el medio.
• Total Registros: Fila que indica el conteo de los comprobantes de egreso incluidos en el medio.
• Proveedor: Columna que indica el código y número de identificación del tercero asociado a cada uno de los comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.
• Doc. Identidad: Columna que indica el tipo y número de identificación del tercero asociado a cada uno de los comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.
• DV: Columna que indica el digito de verificación del tercero asociado a cada uno de los comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.
• Egreso: Columna que indica el consecutivo de documentos de comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.
• Valor: Columna que indica el monto de los documentos de comprantes de egreso incluidos en el medio magnético.
• Correo electrónico: Columna que indica la dirección de correo electrónico configurado para el tercero en consulta desde la opción A&F/Cuentas Por Pagar/Administración De Terceros- Cuentas Bancarias Tercero.
• Estado: Campo que indica el estado actual de los documentos de comprobantes de egreso incluidos en el medio magnético.

Consultar Información:

Una vez se ha generado el medio magnético respectivo; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de confirmación y notificación de pagos, impresión o regresar a la opción de generación de medio magnético.

Almacenamiento:

Después de generado el medio magnético respetico es posible efectuar su confirmación presionado el botón Confirmar pago, esta acción actualizará el estado del medio a pagado.

Después de confirmar el pago del medio magnético es posible efectuar el envió de un correo de notificación de pago presionado el botón Enviar correo de notificación, el cual será enviado a la dirección de correo configurada para el tercero asociado al medio.