Aprobar pedidos

El sistema de aprobaciones en ADPRO funciona para hacer una revisión sobre los pedidos generados, estableciendo de esta forma la exigencia de chequeo en estos puntos de control.

Si un pedido no tiene las aprobaciones que correspondan según la configuración del cliente, no es posible habilitar la generación del asegurado sobre el registro, en otras palabras no es posible generar la orden de compra.

La condición estándar de ADPRO para habilitar la generación de compras en pedidos es de 2 instancias de control: Aprobar y aprobar pedidos adicionales. Sin embargo, lo recomendado es que únicamente los pedidos adicionales requieran la segunda aprobación. Por lo tanto todo pedido adicional generado sobre la aplicación deberá ser validado en ambas instancias, iniciando con la aprobación.

Como se explicó anteriormente en el esquema estándar de ADPRO en el cual existen dos instancias de aprobación, todo pedido generado por la aplicación debe iniciar su proceso de aprobación desde Aprobar pedidos; por lo tanto al ser esta aprobación un requisito previo, ningún registro podrá ser aprobado sin antes haber pasado el primer control, salvo que como empresa se hubiese determinado operar únicamente con una Aprobación.

Es importante aclarar que para deshacer el proceso de aprobación si un registro ya tiene en firme tanto la primera como la segunda aprobación, el usuario deberá iniciar retirando la segunda aprobación y por último la primera aprobación.

Prerrequisitos de aprobación de pedidos

En la operación del sistema de aprobaciones de pedidos se debe tener en cuenta que las diferentes aprobaciones son independientes para cada proyecto, por lo tanto al iniciar cualquiera de las dos aprobaciones el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión; si se desea realizar una aprobación en un proyecto diferente al de sesión se debe establecer el respectivo filtro de consulta, lógicamente la consulta sobre otro proyecto está supeditada a los permisos y asignación de proyectos que tenga el usuario.

Funcionalidad de aprobación de pedidos

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la aprobación de pedidos, el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Almacén/Pedidos/Aprobación pedidos/Aprobar pedidos

• Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
• Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará los pedidos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
• Usuario: si conoce el usuario que realizó el pedido, ingreselo para realizar la consulta.
• Mostrar solo urgentes: al habilitar este check es posible ver únicamente los pedidos que en su generación fueron marcados como Urgentes.
• Mostrar auditoría: al habilitar este check es posible ver la fecha y hora de generación del pedido.

Por defecto el check box de Solo por Aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto; para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.

Adicional a estos filtros en la barra superior de consulta se puede ubicar un registro de manera alfanumérica es decir, digitando el número del pedido o parte del nombre del proveedor.

Procedimiento de consulta y aprobación de pedidos

Al ingresar a la función de aprobación de pedidos el sistema listará por defecto todos los pedidos sin aprobar que tenga el proyecto, el usuario puede visualizar el detalle de la misma dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmado el registro, marque la casilla de la columna Aprobar que corresponda al pedido.

El sistema arroja un mensaje para confirmar la aprobación en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:

La columna Tipo muestra si el pedido corresponde a un pedido adicional o a un pedido presupuestado. Según la configuración establecida por la empresa el usuario puede requerir generar las dos aprobaciones en todos los pedidos, solo requerir la segunda aprobación para los pedidos adicionales o requerir una única aprobación tanto para los pedidos presupuestados como para los pedidos adicionales.

Finalmente nótese que en la columna de Aprobar aparece el siguiente icono :

Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos del pedido permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.