Aprobar pedidos adicionales
- 11 Jul 2023
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Aprobar pedidos adicionales
- Updated on 11 Jul 2023
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El sistema de aprobaciones en ADPRO funciona para hacer una revisión sobre los pedidos generados, estableciendo de esta forma la exigencia de chequeo en estos puntos de control.
Si un pedido no tiene las aprobaciones que correspondan según la configuración del cliente, no es posible habilitar la generación del asegurado sobre el registro, en otras palabras no es posible generar la orden de compra.
La condición estándar de ADPRO para habilitar la generación de compras en pedidos es de 2 instancias de control: aprobar y aprobar pedidos adicionales. Sin embargo; lo recomendado es que únicamente los pedidos adicionales requieran la segunda aprobación. Por lo tanto todo pedido adicional generado sobre la aplicación deberá ser validado en ambas instancias, iniciando con la aprobación.
Prerrequisitos de aprobación de pedidos adicionales
En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la aprobación de pedidos adicionales es independiente para cada proyecto, por lo tanto; al iniciar la función el sistema siempre carga por defecto el proyecto de sesión; si se desea realizar la aprobación de pedidos adicionales en un proyecto diferente al de sesión, se debe establecer el respectivo filtro de consulta.
Funcionalidad de aprobación de pedidos adicionales
Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar la aprobación de pedidos, el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Almacén/Pedidos/Aprobación pedidos/Aprobar pedidos adicionales
- Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto y aparecerán los registros relacionados y que lógicamente contemplen el acceso al usuario.
- Fecha Inicial: al diligenciar este filtro el sistema solo listará los pedidos con fecha de creación mayor o igual a la digitada en el panel de consulta.
- Usuario: si conoce el usuario que realizó el pedido, ingreselo para realizar la consulta.
- Mostrar solo urgentes: al habilitar este check es posible ver únicamente los pedidos que en su generación fueron marcados como Urgentes.
- Mostrar auditoría: al habilitar este check es posible ver la fecha y hora de generación del pedido.
Por defecto el check box de Solo por Aprobar siempre aparece habilitado, por lo tanto; para visualizar un registro aprobado se debe deshabilitar dicho filtro.
Adicional a estos filtros en la barra superior de consulta se puede ubicar un registro de manera alfanumérica es decir, digitando el número del pedido o parte del nombre del proveedor.
Si un pedido no tiene las aprobaciones correspondiente según la configuración del cliente, no es posible habilitar la generación del Asegurado sobre el registro, en otras palabras; no es posible generar la orden de compra, por lo tanto; los pedidos generados en la aplicación deberán ser validados en cada una de ellas, comenzando con la Aprobación y posteriormente a la Aprobación de pedidos adicionales.
Procedimiento de consulta y aprobación de pedidos adicionales
Al ingresar a la función de aprobación de pedidos adicionales el sistema listará por defecto todos los pedidos que en primera instancia fueron aprobados en el proyecto, el usuario puede visualizar el detalle de los mismos dando clic en el número del registro que esté revisando. Una vez confirmado el registro, marque la casilla de la columna Aprobar que corresponda al pedido.
El sistema arroja un mensaje para confirmar la aprobación adicional en el cual es posible incluir un comentario u observación al proceso:
La columna Tipo muestra si el pedido corresponde a un pedido adicional o a un pedido presupuestado. Según la configuración establecida por la empresa el usuario puede requerir generar las dos aprobaciones en todos los pedidos, solo requerir la segunda aprobación para los pedidos adicionales o requerir una única aprobación tanto para los pedidos presupuestados como para los pedidos adicionales.
El usuario tiene la posibilidad de rechazar el pedido desde cualquiera de las páginas de aprobación, en caso que así lo requiera. El sistema arroja el siguiente mensaje para confirmar el rechazo:
Tras dar clic en aceptar el sistema quita el pedido de la página y es eliminado de pedidos.
Finalmente nótese que en la columna de Aprobar aparece el siguiente icono 
:
Al dar clic sobre este icono el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos del pedido permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable, la fecha y hora de cada movimiento realizado y los comentarios que se hubiesen consignado en cada caso.
Visualización y aprobación de registros de proyectos diferentes de manera simultánea:
Como se explicó anteriormente el sistema de aprobaciones de pedido es independiente para cada proyecto, por defecto el sistema carga los registros pendientes de aprobación del proyecto de sesión y a su vez el usuario podrá aplicar filtros de consulta para aprobar registros en los proyectos que tenga asignados.
Para el caso de aprobaciones móviles, con el fin de poder realizar la visualización de registros en aprobación pertenecientes a diferentes proyectos, el usuario al dirigirse a las aprobaciones el sistema presenta en pantalla los registros pendientes de aprobación de todos los proyectos que tenga asignado el usuario y de esta forma podría realizar aprobaciones de pedidos en varios proyectos en un solo paso.
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