Lista de variables para elaborar plantillas

En esta opción podrá encontrar las variables que el sistema solicita cada vez que se registra información a nivel documental; por ejemplo, en el registro de una caracterización: el nombre del subproceso, el objeto, los límites, etc.

Esta página es un maestro de variables que funciona como referencia al momento de estructurar las plantillas de los documentos. Estas variables deben ser referenciadas en el Diseño de plantillas.

Diseño de plantillas en MS Word

Para la elaboración de la plantilla abra un documento nuevo en Microsoft Word. En este archivo, cree una plantilla según los estilos de márgenes, tamaño, orientación de papel deseado; continúe ingresando los textos, tablas, gráficos y demás elementos que aparecerán en todos los documentos desarrollados a partir de ésta.

Después de crear la plantilla, ésta se debe guardar como un documento normal, teniendo en cuenta que debe hacerse en una versión de Microsoft Word 2007 o superior. Una vez el archivo se haya guardado en el formato correcto, siga estos pasos para su diseño.

Paso 1: Activar la opción de Programador o Desarrollador

En Microsoft Word, haciendo clic en el botón Archivo:

Después, seleccione la etiqueta Opciones:

Finalmente, en el menú Personalizar cinta de opciones, busque la opción Programador, prosiga marcando la casilla de Verificación y haga clic en el botón Aceptar.

Paso 2: Configuración de las variables

Al activar esta casilla, la opción Programador/Desarrollador aparecerá en el menú principal de las opciones de Microsoft Word. Mediante esta etiqueta, es posible ingresar a la configuración de variables en la plantilla.

Retornando a la plantilla, ubique el cursor en el sitio donde desea agregar la variable, y escriba un texto que se relacione con el contenido de ésta. Por ejemplo, vamos a identificar el control con el nombre Objetivo. Seleccione completamente el texto escrito y haga clic en la opción Programador de las opciones de Microsoft Word.

• Al habilitar la opción Programador, se activan los controles de contenido. En esta opción, se debe seleccionar el control que permite ingresar contenido de texto sin formato:

Para el caso de las plantillas que serán usadas a través de SINCO SGC, el contenido de estos controles hace referencia a las variables creadas en el sistema, y que se encontrarán en el Árbol de variables, dependiendo del documento a crear.

Al hacer clic en el control el sistema muestra una nueva pestaña en donde se ingresará el contenido del control:

En este paso se pueden definir las características del texto (fuente, tamaño, color, orientación, entre otras).

• Para ingresar contenido en el control establecido , éste debe estar seleccionado para que Microsoft Word active la opción Propiedades. Se debe hacer clic sobre esta opción:

Al seleccionar la opción Propiedades, Microsoft Word muestra el siguiente cuadro de diálogo llamado Propiedades del control de contenido.

En este cuadro se deben diligenciar únicamente los siguientes campos:

• Título: Registre un nombre que identifique el contenido. Puede utilizar el mismo nombre con el que identificó el control en la plantilla.

• Etiqueta: Debe registrar los datos de la variable que aparecerá en adelante en este campo, cada vez que se genere el documento. Tenga en cuenta que, las variables a ingresar deben ser seleccionadas exclusivamente del Árbol de variables, teniendo en cuenta el tipo de documento para el cual se está creando la plantilla (caracterización, procedimiento, instructivo o actas de reunión).