Asignación de adjuntos a documentos contables

Esta opción permite asociar archivos adjuntos a través de la integración con el módulo SGD, a los documentos contables que se encuentren contabilizados en el sistema.

Casillas de Búsqueda

• Libro: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por un libro de registro de documentos contables específico. Si no selecciona ninguna opción la consulta se genera con todos los libros.
• Fecha Inicial/Final: Campos de texto numéricos con formato dd/mm/aaaa que permiten delimitar la consulta por un rango de fechas inicial y final. Este campo es obligatorio para generar la consulta y las fechas aquí definidas corresponden a la fecha de afectación contable de los documentos. Por defecto el sistema asigna la fecha del mes en curso.
• No. Documento Inicial/Final: Campos de texto numéricos que permiten filtrar la consulta por un rango de consecutivos inicial y final o por un consecutivo específico. En este campo se debe ingresar únicamente el número del consecutivo asignado al documento contable.
• Tercero: Control de búsqueda que permite filtrar por un tercero específico. Para encontrar un tercero digite el número de identificación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.
• Tipo Documento: Control de búsqueda que permite filtrar la consulta por un tipo de documento específico. Para encontrar un tipo de documento digite la abreviación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. El sistema por defecto en este campo siempre muestra el tipo de documento CE – Comprobante de Egreso, pero puede utilizar el filtro para generar la consulta por otro tipo de documento específico o todos los documentos contables que se encuentren contabilizados.

Mostrar u Ocultar Información Adicional

• Ver Anulados: Switch que al deslizar a la derecha permite mostrar en la consulta aquellos documentos que se encuentren en estado anulado.

Consultar Información

Una vez se han diligenciado las casillas de búsqueda se debe presionar el botón Consultar para aplicar los filtros correspondientes.

Detalle del Informe

• Documento: Columna que indica el tipo y número del consecutivo del documento contable. Para ver el detalle del documento debe dar clic sobre el número en color azul.
• Fecha documento: Columna que indica la fecha de afectación contable del documento.
• Fecha contabilizado: Columna que indica la fecha de contabilización del documento.
• Fecha registro: Columna que indica la fecha real de ingreso al sistema del documento contable.
• Usuario contabilizó: Columna que indica el nombre del usuario que contabilizó el documento contable.
• Estado: Columna que permite identificar si el documento contable se encuentra en estado Anulado o Generado.
• Libro: Columna que indica el libro de registro del documento.
• Tercero: Columna que muestra el número de identificación y nombre del tercero registrado en el encabezado del documento.
• Descripción: Columna que indica la leyenda de descripción registrada en el encabezado del documento contable.

Casillas de Registro

Sel.: Casilla de selección para marcar o desmarcar los documentos contables a los que se les asociará un archivo adjunto. Utilice esta columna para asociar más de 2 documentos contables.
+: Botón que permite adjuntar archivos únicamente para el documento seleccionado. Al hacer clic en este botón se abre una ventana de consulta con la información correspondiente de este documento.

Almacenamiento

Después de seleccionar los documentos contables se debe hacer clic en el botón Adjuntar. Este abre una ventana de consulta con la información del expediente, para adjuntar el archivo.