Asignación de devoluciones a proveedor y notas en valor a una correspondencia

Ahora será posible vincular documentos de tipo devoluciones a proveedor y notas en valor generados desde SINCO ADPRO a una correspondencia registrada en SINCO SGD.

Configuración previa del tipo de correspondencia

Para garantizar el correcto funcionamiento de la asociación de devoluciones a proveedor y notas en valor, es necesario crear una tipología la cual tenga asignada los siguientes descriptores: Proveedor, consecutivo factura de proveedor, fecha de factura, valor total de documento, obras por usuario, devolución proveedor y nota en valor.

Una vez los descriptores se encuentren asignados a la tipología, esta debe ser asignada a un tipo de correspondencia de clase entrante configurado con flujo programado.

Dentro del paso que se desee configurar la asociación del documento, es necesario parametrizar el vínculo estándar y asignarle un nombre, así el sistema desde la actividad pendiente pintará un botón con el nombre indicado desde la configuración del flujo.

Devoluciones a proveedor

Para iniciar con el proceso de asociación de devoluciones a proveedor, es necesario contar con una o varias entradas de almacén generadas, las cuales deben ser registradas desde el módulo de SINCO ADPRO, desde la ruta ADPRO/ALMACEN/SALIDAS/DEVOLUCIONES A PROVEEDOR/Devoluciones a proveedor se debe registrar el documento a asignar, es importante que desde la generación de la devolución al proveedor no se diligencie el campo de 'Documento No.', esto debido a que al momento de realizar la asociación este será diligenciado por SGD.

Al tener el documento generado en SINCO ADPRO, se puede radicar la correspondencia.

Radicación correspondencia SINCO SGD

Una vez registrado el documento se debe ingresar a la ruta SGD/Correspondencia/Entrante/Correspondencia entrante, seleccionar el tipo de correspondencia anteriormente configurado, diligenciar los descriptores con la información correspondiente, donde la información ingresada en los descriptores de proveedor y obras por usuario debe ser igual a la del documento de ADPRO.

Si lo desea cargue un documento y sus anexos para poder visualizarlos desde las diferentes opciones de integración.

Vinculación de la devolución a proveedor ADPRO a la correspondencia

Luego de radicar el documento en SINCO SGD, se debe validar que la correspondencia cuente con la actividad pendiente correspondiente al paso configurado para la asociación del documento ADPRO, allí desde la opción SGD/Correspondencia/Actividades pendientes se debe consultar la correspondencia, donde se visualizará un botón nombrado como en la configuración del flujo, para este ejemplo ASOCIACION ADPRO.

Para realizar la asociación realice clic en el botón parametrizado anteriormente, allí el sistema habilitará un nuevo modal llamado 'Asociación de correspondencia a documentos ADPRO, se encontrará una nueva pestaña llamada 'Devolución a proveedores' en la cual se pintará una tabla con la siguiente información:

• Número de entrada: Desde esta columna será posible visualizar el número de las entradas relacionadas a la devolución, allí adicional será posible a través de un vÍnculo visualizar las entradas desde ADPRO.
• Número de devolución: En esta columna se visualizará el número de la devolución generado por el módulo de ADPRO para identificar el documento a asociar, también será posible visualizar el documento a través de un vínculo al visor de SINCO ADPRO.
• Tipo de documento: A través de esta columna se indicará el tipo de documento para esta caso solo se será posible visualizar el nombre devoluciones a proveedor.
• Fecha: En esta columna será posible visualizar la fecha de generación del documento ADPRO.
• Subtotal: Se visualizará el valor del documento ADPRO sin tener en cuenta sus descuentos o valores adicionales que le suman.
• Iva: En esta columna se visualizará el valor del IVA asignado al documento ADPRO.
• Total: En esta columna se visualizará el total de documento ADPRO incluyendo sumatoria de impuesto, el cálculo de ciertos descuentos.
• Moneda: En esta columna se visualizará el tipo de moneda en que esta generado el tipo de documento ADPRO.

Luego de identificar el documento a vincular se debe hacer clic en la casilla de la columna seleccionar, automáticamente el sistema pintará al costado derecho en el ítem valor total documentos el valor del documento seleccionado, permitiendo así mismo visualizar la diferencia que se encuentra entre el valor ingresado en el SGD y el valor del documento de ADPRO. Para finalizar el proceso de asociación se debe hacer clic en 'Guardar', automáticamente el sistema arrojará una alerta indicando que se realizó el proceso correctamente.

Ya asociado el documento se debe cerrar el modal y automáticamente el sistema diligenciará la información de la devolución en el descriptor de devolución a proveedor, complete la actividad pendiente para así desde los modales de asociación se podrá visualizar la imagen cargada a la correspondencia.

Opciones de programación y aprobación devoluciones a proveedor

Desde las opciones de programación y aprobación devoluciones a proveedor se habilitará una nueva columna llamada imágenes a través de la cual cuando una devolución tenga vinculación a una correspondencia se visualizará un icono en forma de carpeta que habilitará un modal el cual visualiza el número de radicado generado en SGD y vinculado al documento, las entradas relacionadas y los documentos cargados a la correspondencia.

Para continuar el proceso y generar el documento contable es necesario que la devolución a proveedor se encuentre aprobada.

Generación devoluciones - multicentro de costo

Desde la opción generación devoluciones - multicentro de costo del módulo de SINCO FRO una vez aprobada la devolución desde ADPRO se habilitará el registro para generar el documento contable, y al igual que en las opciones de ADPRO se habilitará una columna llamada imágenes la cual visualizará el mismo modal con la información del radicado de correspondencia y sus documentos.

Una vez generado el documento contable desde el formato de impresión de SINCO FRO, se habilitará un enlace llamado 'IMAGEN SGD' desde el cual será posible visualizar la información de la correspondencia vinculada y la carpeta de soportes del documento, esto si se cuenta con el addon SGD - 052 Registro y consulta de soportes documentos contables desde SINCO A&F.

Informe de estado de facturas

Desde la opción informe de estado de facturas de SINCO SGD al buscar el registro de correspondencia el sistema permitirá visualizar la información del documento de ADPRO y los documentos contables vinculados al radicado, permitiendo conocer su estado e incluso visualizar el documento contable a través de un vinculo.

Notas en valor

Para iniciar con el proceso de asociación de las notas en valor, es necesario contar con una o varias entradas de almacén generadas, las cuales deben ser registradas desde el módulo de SINCO ADPRO, desde la ruta ADPRO/ALMACEN/NOTAS EN VALOR/Notas en valor se debe registrar el documento a asignar a SGD, es importante que desde la generación de la nota en valor no se diligencie el campo de 'Documento No.', esto debido a que al momento de realizar la asociación este será diligenciado por SINCO SGD.

Al tener el documento generado es posible realizar la vinculación a una correspondencia.

Radicación correspondencia SINCO SGD

Una vez registrado el documento en SINCO ADPRO se debe ingresar a la ruta SGD/Correspondencia/Entrante/Correspondencia entrante, seleccionar el tipo de correspondencia anteriormente configurado, diligenciar los descriptores con la información correspondiente, donde la información ingresada en los descriptores de proveedor y obras por usuario debe ser igual a la del documento generado en ADPRO.

Si lo desea cargue un documento y sus anexos al registro de correspondencia para poder visualizarlos desde las diferentes opciones de integración.

Vinculación de la nota en valor ADPRO a la correspondencia

Luego de radicar la correspondencia en SINCO SGD, se debe validar que el radicado cuente con la actividad pendiente correspondiente al paso configurado para la asociación del documento ADPRO, allí desde la opción SGD/Correspondencia/Actividades pendientes se debe buscar la correspondencia, donde se visualizará un botón nombrado como en la configuración del flujo, para este ejemplo ADPRO.

Para realizar la asociación se realiza clic en el botón, allí el sistema habilitará un nuevo modal llamado 'Asociación de correspondencia a documentos ADPRO', se encontrará una nueva pestaña llamada 'Notas en valor' en la cual se pintará una tabla con la siguiente información:

• Número de entrada: Desde esta columna será posible visualizar el número de las entradas relacionadas a la devolución, allí adicional será posible a través de un vínculo visualizar la entrada.
• Número de nota: En esta columna se visualizará el número de la nota en valor generado por el módulo de ADPRO para identificar el documento a asociar, también será posible visualizar el documento a través de un vínculo al visor de SINCO ADPRO.
• Tipo de documento: A través de esta columna se indicará el tipo de documento para esta caso solo se será posible visualizar el nombre notas en valor.
• Fecha: En esta columna será posible visualizar la fecha de generación del documento ADPRO.
• Subtotal: Se visualizará el valor del documento ADPRO sin tener en cuenta sus descuentos o valores adicionales que le suman.
• Iva: esta columna se visualizará el valor del IVA asignado al documento ADPRO.
• Total: En esta columna se visualizará el total de documento ADPRO incluyendo sumatoria de impuesto, el cálculo de ciertos descuentos.
• Moneda: En esta columna se visualizará el tipo de moneda en que esta generado el tipo de documento ADPRO.

Luego de identificar el documento a vincular se debe hacer clic en la casilla de la columna seleccionar, automáticamente el sistema pintará al costado derecho en el ítem valor total documentos el valor del documento seleccionado, permitiendo así mismo visualizar la diferencia que se encuentra entre el valor ingresado en el SGD y el valor del documento de ADPRO. Para finalizar el proceso de asociación se debe hacer clic en 'Guardar', automáticamente el sistema arrojará una alerta indicando que se realizó el proceso correctamente.

Ya asociado el documento se debe cerrar el modal y automáticamente el sistema diligenciará la información de la devolución en el descriptor de devolución a proveedor, complete la actividad pendiente para así desde los modales de asociación se podrá visualizar la imagen cargada a la correspondencia.

Opción de aprobación de notas en valor

Desde la opción de aprobación de notas en valor se habilitará una nueva columna llamada imágenes a través de la cual cuando una nota tenga vinculación a una correspondencia se visualizará un icono en forma de carpeta que habilitará un modal el cual visualiza el número de radicado generado en SGD y vinculado al documento, las entradas relacionadas y los documentos cargados a la correspondencia.

Para continuar el proceso y generar el documento contable es necesario que la nota en valor se encuentre aprobada.

Generación notas en valor - multicentro de costo

Desde la opción generación notas en valor - multicentro de costo del módulo de SINCO FRO una vez aprobada la nota en valor desde ADPRO, se habilitará el registro para generar el documento contable, y al igual que en la opción de ADPRO se habilitará una columna llamada imágenes la cual visualizará el mismo modal con la información del radicado de correspondencia y sus documentos.

Una vez generado el documento contable desde el formato de impresión de SINCO FRO, se habilitará un enlace llamado 'IMAGEN SGD' desde el cual será posible visualizar la información de la correspondencia vinculada y la carpeta de soportes del documento, esto si se cuenta con el addon SGD - 052 Registro y consulta de soportes documentos contables desde SINCO A&F.

Informe de estado de facturas

Desde la opción informe de estado de facturas de SINCO SGD al buscar el registro de correspondencia el sistema permitirá visualizar la información del documento de ADPRO* y los documentos contables vinculados al radicado, permitiendo conocer su estado e incluso visualizar el documento contable a través de un vínculo.

Ejecución automática de actividades pendientes

Configuración previa

Desde el flujo programado de correspondencia en el paso que se desee sea ejecutado por el sistema se debe configurar la ejecución automática, esto se realiza haciendo clic en el paso, desde la sección opciones ítem ejecución automática, allí se visualizará una lista desplegable en donde el ítem que debe ser seleccionado es 'GENERAR_DOC_CONTABLE', se finaliza la configuración haciendo clic en icono de guardar.

Cierre actividad

Una vez realizada la configuración anterior el sistema para hacer la ejecución automática de las actividades tendrá en cuenta que exista un documento contable relacionado a la correspondencia y adicional que el DC se encuentre contabilizado, si la correspondencia cuenta con estas condiciones el sistema todos los días a las 8 de la noche, completará la actividad pendiente con la observación 'Esta actividad fue ejecutada automáticamente por el sistema' y le asignará la siguiente actividad al primero de la lista de responsables.