Asignación NCF

Esta opción permite realizar la consulta de los documentos CP – Cuentas por Pagar que tengan en el encabezado un tercero con configuración tributaria Gasto Menor, Proveedor informal o Proveedor de servicios del exterior, que se encuentre contabilizados y a los cuales es posible asociar al tercero del movimiento el consecutivo NCF.

Casillas de búsqueda

• Libro: Lista desplegable que permite filtrar el libro contable donde se encuentran registrados los documentos. Muestra únicamente los libros a los que el usuario tiene acceso.
• Fecha Inicial/Final: Compuesto por dos campos de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, que permiten limitar la consulta por la fecha del documento contable registrado. Por defecto las fechas traen el mes en curso y su diligenciamiento son obligatorios para la consulta.
• Tipo Tercero: Lista desplegable que permite filtrar por el tipo tercero: Proveedor Informal, Gasto Menor o Proveedor de servicios del exterior.
• Tercero: Si desea filtrar la información por un tercero específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el número de identificación, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.
• Tipo Documento: Lista desplegable que filtra por un tipo documento específico. Por defecto realiza exclusivamente la consulta por el tipo de documento CP, si requiere incluir en la consulta otros tipos de documentos puede solicitar al equipo de soporte técnico la configuración y actualización.
• NCF: Campo de texto alfanumérico que permite filtrar por el consecutivo NCF específico asignado. Este campo se habilita al marcar el switch Ver Asignados.
• Consecutivo Inicial y Final: Compuesto por dos campos de texto numérico que permite ingresar el rango de consecutivos de documentos a consultar.

Mostrar u Ocultar Información Adicional

• Ver Asignados: Marque esta casilla para ver en la consulta únicamente documentos que tenga NCF asignado. En las columnas automáticas y manuales se visualiza el número NCF concedido al movimiento contable del tercero. Adicionalmente permite visualizar la opción para realizar la asignación de NCF a las notas de crédito.

Consultar la información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla.

Detalle del informe

• Fecha: Columna que indica la fecha contable del documento.
• No. Documento: Columna que indica el tipo y numero de documento contable.
• Descripción: Columna que indica la descripción del encabezado del documento.
• Tercero: Columna que indica el número de identificación y nombre del tercero del encabezado del documento contable.
• Tipo Tercero: Columna que identifica el tipo tercero según su configuración tributaria (Proveedor Informal, Gasto Menor, Proveedor de servicios del exterior o Sin configuración tributaria).
• Valor: Columna que indica el valor de los movimientos de cuentas contables que no son de cruce.
• Automática: Esta columna permite asignar a los movimientos contables el NCF de forma automática. La casilla se activa únicamente cuando el tercero tiene en su configuración tributaría marcada alguna de las casillas de Proveedor Informal, Gasto Menor o Proveedor de servicios del exterior.
• Manual: Esta columna permite asignar a los movimientos contables el NCF de forma manual. Se activa un recuadro de texto alfanumérico únicamente a los tipos de terceros Sin configuración tributaria para diligenciar el consecutivo NCF, validando la longitud de los caracteres.

Asignación NCF

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Guardar para confirmar los comprobantes a asignar el consecutivo.

Al realizar el proceso, se muestra el resultado de la asignación y los consecutivos NCF asignados.

Asignación NCF a nota de crédito

Para realizar la asignación de NCF a la nota de crédito se debe realizar la consulta de los NCF asignados, en la cual se mostrará la columna Asignación NCF a Nota de crédito. El documento contable de nota debe estar contabilizado y tener el mismo tercero que el documento al cual se le asignará la nota.

Una vez seleccionado el documento se abrirá una ventana para ingresar el tipo de documento y consecutivo de la nota contable.

Al hacer clic en generar el sistema realizará la asignación del consecutivo NCF a la nota de crédito

Al realizar de nuevo la consulta se visualizará el consecutivo del documento contable de nota de crédito y el NCF asignado a la nota.