Asociación de correspondencia a notas crédito

Esta integración permite vincular una correspondencia a un documento contable tipo nota credito.

Configuración previa del tipo de correspondencia para NC

Para garantizar un correcto funcionamiento de la integraciónes, es necesario realizar la configuración de los descriptores proveedor y consecutivo de la factura a la tipología vinculada al tipo de correspondencia sobre el cual se realizará el proceso de radicación y asociación de la nota credito.

Configuración ejecución automática de actividades (NC)

Para que el sistema pueda completar automáticamente las actividades de una correspondencia que tenga vinculada una nota credito, es necesario que desde la configuración del flujo programado del tipo de correspondencia sobre el cual se realizará la radicación se parametrice la ejecución automática. Esta configutación se realiza ingresando a las opciones del paso que se espera sea ejecutado por el sistema, seleccionando en la ejecución automática la opción GENERAR_DOC_CONTABLE.

Radicación de correspondencia

Finalizada la configuración previa, ingrese a la opción de radicación correspondencia entrante, seleccione el tipo de correspondencia parametrizado anteriormente y diligencie la información requerida, luego de clic en guardar y cargue el documento de la correspondencia y sus anexos si lo requiere.

Creación nota de crédito

Se ingresa al módulo SINCO FRO a la opción de creación de documentos contables, seleccione el tipo de documento NC, allí se habilitará un nuevo campo 'Documento Tercero', el cual debe tener la misma información que se registro en el descriptor de consecutivo de la factura al momento de la radicación para generar así la vinculación. Diligencie el resto de información y de clic en guardar para finalizar el registro de la nota credito.

Visualización de la integración NC con la correspondencia

Una vez generado los registros en cada módulo el sistema buscará aquellos documentos contables (NC) que cuenten con la misma información de la correspondencia, es decir, aquellas notas creditos que en sus campos de tercero y documento tercero contengan la misma información que la correspondencia en sus descriptores proveedor y consecutivo de la factura. Luego de identificar el documento se vincularán automáticamente y sera posible visualizarlos de la siguiente manera:

Informe de estado de facturas

Allí será posible consultar la información ingresada en la radicación de la correspondencia, permitiendo a su vez visualizar los documentos contables vinculados a la misma, allí será posible ingresar al visor de impresión de los documentos contables haciendo clic en el número visualizado en la columna Documento Contable.

Al abrir el visor de impresión de la nota credito del módulo FRO se pintará un hipervinculo nombrado "Imagen SGD", a través del cual será posible visualizar la carpeta de archivo con los soportes relacionada a la nota en consulta, y permitirá conocer el radidado de la correspondencia vinculada a la NC, dejando ver así la imagen principal y sus anexos.

Ejecución automática de actividades

Una vez la correspondencia se encuentre en el paso donde se realizó la configuración de la ejecución automática de actividades, el sistema tendrá en cuenta que el registro de correspondencia cuente con un documento contable el cual se encuentre en estado contabilizado.

Todas las noches a las 8 pm se corre un proceso que identifica las correspondencias que se encuentren aptas y disponibles para ejecutar sus actividades, dejando así como evidencia dentro de la observación del paso que dicha actividad fue ejecutada por el sistema.