Auditoría de autorización de cuentas por pagar

En esta opción podrá consultar un informe detallado con la auditoría de la autorización de saldos y modificaciones realizadas desde la opción de autorización de cuentas por pagar, permitiendo consultar los registros referentes a: Fecha de Documento, Fecha de Registro, Usuario y Fecha de Autorización del documento, Estado de documento (Autorizados-Sin Autorizar), Observación y monto autorizado.

Casillas de Búsqueda

• Moneda: Lista desplegable que permite filtrar los documentos contables de acuerdo con la moneda asignada al momento de registrarlos. Este filtro permitirá seleccionar una de las monedas que están en uso y por defecto, al ingresar al informe, siempre estará seleccionada la moneda funcional (pesos colombianos). Campo obligatorio.
• Fecha Inicial/Final: Dos casillas de texto numérico para para digitar las fechas inicial y final en formato DD/MM/AAAA. La información consultada estará limitada por el rango de fechas que aquí se digite. El sistema por defecto trae el mes en curso, sin embargo, podrá modificar este campo y generar la consulta con una restricción de hasta máximo 3 meses entre la fecha final e inicial ingresada. Esta fecha corresponde a la fecha de la auditoría de los documentos contables. Campo obligatorio.
• Usuario: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable) para filtrar por un usuario del sistema específico que efectuó el registro de autorización de los documentos de saldos de cuentas por pagar desde la opción A&F/Cuentas Por Pagar/Autorización de Cuentas Por Pagar, el cual opera digitando el código o parte del nombre del usuario en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.
• Documento: Campo de texto numérico que permite filtrar la consulta por un número de documento específico visualizando toda la información de la acción de autorización o desautorización efectuada al documento.
• Tipo de documento: Control de búsqueda para filtrar por un tipo de documento en específico. Para encontrar un documento se debe digitar la abreviación o tipo de documento y posteriormente presionar sobre la lista desplegable. De esta forma se visualizará el tipo de documento que desea consultar. Por defecto este filtro se visualizará con del tipo de documento CP- cuentas por pagar seleccionado, otras opciones de consulta disponible son Diferente de CP (visualiza todos menos los CP) o Todos.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe

• Documento: Columna que indica el consecutivo del documento de saldo de cuentas por pagar previamente autorizado desde la opción A&F/Cuentas Por Pagar/Autorización de Cuentas Por Pagar. Es posible ingresar al detalle del documento haciendo clic sobre el número en color azul.
• Fecha Documento: Columna que indica la fecha de afectación contable del documento de saldo de cuentas por pagar en consulta.
• Fecha Registro: Columna que indica la fecha de registro del documento de saldo de cuentas por pagar en consulta.
• Usuario: Columna que indica el nombre del usuario que efectuó el procedimiento de autorización o desautorización del documento de saldo de cuentas por pagar en consulta.
• Observación: Columna que indica la observación registrada desde la opción de A&F/Cuentas Por Pagar/Autorización de Cuentas Por Pagar.
• Autorización: Columna que indica el estado de aprobación del documento de saldo de cuentas por pagar (Autorizado – No Autorizado).
• Fecha Autorizado: Columna que indica la fecha y hora en la que se realizó la aprobación y/o desaprobación del documento de saldo de cuentas por pagar en consulta según la fecha y hora en que se haya efectuado cada acción. Esta información se visualiza en formato dd/mm/aaaa hh:mm:ss.
• Valor: Columna que indica el monto del saldo autorizado y/o desautorizado asociado al movimiento de cuenta cruce por pagar.