Autorización de cxp a partir de un archivo de excel
- 23 Jan 2024
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Autorización de cxp a partir de un archivo de excel
- Updated on 23 Jan 2024
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Esta opción ya no está disponible
Por medio de esta opción es posible efectuar el cargue un archivo en formato Excel, el cual actualizará el estado de autorización de los documentos soporte de saldo de cuentas por pagar contenidas en él mismo.
Casillas de Registro
- Cargar Archivo/Examinar: Botón que permite indicar la ubicación del archivo que se va a subir y adjuntar en este campo.
Almacenamiento
Una vez seleccionado el archivo respectivo presione sobre el botón “Autorizar” para efectuar el cargue en la base de datos de la información relacionada con el estado de autorización de cuentas por pagar.
Posteriormente el sistema iniciará automáticamente el proceso de actualización que internamente estará conformado por tres pasos:
- Carga del archivo en el servidor
- Validación del contenido del archivo
- Aplicación de cambios (Autorizado SI/NO, Valor autorizado y Fecha de pago)
Si el proceso se completa satisfactoriamente, el sistema mostrará un resumen con los cambios aplicados.
El sistema reportará las inconsistencias encontradas durante cualquiera de estos pasos.
Detalle de Errores
Si el archivo presenta errores en el proceso de validación puede pulsar el botón “Descarga Errores” a fin de generar una plantilla en formato .txt con el detalle de consistencias presentadas.
Tenga en Cuenta
- El proceso de validación de la plantilla dado que se realiza registro a registro puede presentar demoras, el proceso de validación continuará ejecutándose paso a paso hasta finalizar.
- La interfaz puede presentar errores no controlados derivados de la manipulación del archivo, los siguientes son ejemplos de acciones que se deben evitar para minimizar estas situaciones:
- Cambiar los nombres o el orden de las columnas
- Cambiar los nombres o el orden de las hojas
- Definir fórmulas o macros o Aplicar formatos
- Aplicar filtros, Ocultar columnas o Inmovilizar filas
- Combinar celdas o Introducir caracteres especiales al copiar y pegar desde otra fuente
- Guardar el archivo con una extensión diferente
- El archivo a cargar debe mantener la estructura definida en la opción de Exportar cuentas por pagar pendiente de pago, sólo deben ser manipuladas las columnas referentes a la autorización, estas son:
- Autorizado - Estado: Estado de autorización (0: Sin autorizar, 1: Autorizado)
- Autorizado – Valor: Valor de pago autorizado
- Autorizado –Fecha Pago: Fecha de pago
- Antes de efectuar el cargue de la plantilla es recomendable validar que la columna Autorizado Estado no sea registrado con formato.
- Antes de efectuar el cargue de la plantilla es recomendable validar que la columna Autorizado Valor no sea registrado con un formato diferente al aplicado en la descarga de la misma.
- Antes de efectuar el cargue de la plantilla es recomendable validar que la columna Autorizado Fecha Pago no sea registrado con formato diferente a texto fijo.
- Siempre que requiera efectuar un ajuste o actualización referente a la fecha, valor y estado de documento de saldos de cuentas por pagar, recomendamos generar una nueva plantilla desde la opción A&F/Cuentas por Pagar/Exportar cuentas por pagar pendientes de pago y sobre esta efectuar los registros a lugar.
- Esta opción solo permite cargar la autorización de documentos con fecha de los últimos tres años.
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