Autorización cuentas por pagar

Esta opción permite programar la fecha y monto para la realización de pagos o abonos parciales de documentos de saldo de cuenta por pagar vigentes, los documentos autorizados en esta opción estarán habilitados para su cruce total o parcial mediante la generación del comprobante de egreso o documento de cruce respectivo.

Casillas de Búsqueda:

• Moneda: Lista desplegable que permite filtrar los documentos contables de acuerdo con la moneda asignada al momento de registrarlos. Por defecto trae la moneda funcional parametrizada.
• Fecha: Lista desplegable donde se define el tipo de fecha a utilizar, las opciones disponibles son:
  • Fecha de documento: Fecha de afectación contable del documento.
  • Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento calculada a partir de la fecha del documento y la forma de pago definida para el tercero en la opción A&F/Cuentas por Pagar/Administración de terceros - Información General.
  • Fecha Pago: Fecha de pagos habilitada para la cancelación del documento.

• Fecha Inicial/Final: Compuesto por dos Casillas de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, para indicar el rango de fechas inicial y final del registro contable. Por defecto trae como fecha inicial y final el primer y último día de la semana correspondiente a la fecha del sistema en que se efectúa la consulta. Campo obligatorio.
• Doc. Inicial/Final: Está compuesto por dos campos de textos numéricos correspondiente al rango de documentos contables a consultar. La consulta estará limitada por el rango de consecutivos ingresados en las casillas de textos.
• Tercero: Control de búsqueda para filtrar por un tercero especifico, para encontrar un tercero debe digitar el número de identificación, nombre o parte de cada uno de ellos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.
• Doc. Tercero: Campo de texto en formato alfanumérico correspondiente al número de factura del tercero específico. Si el tipo de documento es diferente a la CP, se tomará como referencia el campo documento de tercero siempre y cuando se encuentre habilitado para el tipo de documento.
• Consecutivo: Campo de texto numérico que permite filtrar la consulta por un número de consecutivo de documento específico.

Filtros de Consulta:

• Consecutivo Inicial/Final: Compuesto por dos campos de textos numéricos correspondiente al rango de documentos contables a consultar. La consulta estará limitada por el rango de consecutivos ingresados en las casillas de texto.
• Cuenta Contable: Control de búsqueda para filtrar por una cuenta contable específica. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable, si no selecciona ninguna cuenta de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro. Este filtro solo muestra cuentas de cruce por pagar.
• Centro de costo: Control de búsqueda para filtrar por un centro de costos específico. Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• Tipo Documento: Control de búsqueda para filtrar por un Tipo de documento específico. Para encontrar un tipo de documento especifico debe digitar el acrónimo o el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• Estado: Casilla de selección que permite filtrar los documentos según su estado de registro, las opciones disponibles son:
  • Todas: Permite consultar la totalidad de documentos de saldo de cuentas por pagar, independiente de su estado de registro.
  • Autorizadas: Permite consultar los documentos de saldo de cuentas por pagar en estado autorizado.
  • Sin autorizar: Permite consultar los documentos de saldo de cuentas por pagar pendientes por autorización.
• Cuenta Bancaria: Casilla de selección que permite filtrar los documentos según la configuración de cuenta bancaria del tercero asociado en la opción A&F/Cuentas por Pagar/Administración de terceros - Cuentas Bancarias.
  • Todas: Permite consultar la totalidad de documentos de saldo de cuentas por pagar, independiente de si el tercero asociado posee o no cuenta bancaria configurada.
  • Sin cuenta: Permite consultar los documentos de saldo de cuentas por pagar asociados a terceros sin cuentas bancaria configurada.
  • Con cuenta: Permite consultar los documentos de saldo de cuentas por pagar asociados a terceros con cuentas bancaria configurada para la sucursal de sesión.
  • Cuenta Principal: Permite consultar los documentos de saldo de cuentas por pagar asociados a terceros con cuentas bancaria configurada como cuenta principal general.
• Vencimiento: Casilla de selección que permite filtrar los documentos según su fecha de vencimiento, las opciones disponibles son:
  • Todas: Permite consultar la totalidad de documentos de saldo de cuentas por pagar, independiente de su estado de vencimiento.
  • Por Vencer: Permite consultar los documentos de saldo de cuentas por pagar que están próximos a vencerse (Se valida si la fecha de vencimiento registrada ha superado la fecha actual del sistema).
  • Vencidas: Permite consultar los documentos de saldo de cuentas por pagar vencidas (Se toma en cuenta si la fecha de vencimiento registrada ha superado a la fecha actual del sistema).
• Medio Pago: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por un medio de pago específico, este corresponde a la forma de pago asignada a los documentos de saldo de cuenta por pagar a consultar. Este filtro es opcional, si requiere este manejo podrá solicitar su activación al área de soporte técnico.
• Tipo Proveedor: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por el tipo de proveedor configurado para el tercero asociado al documento de cuenta por pagar en la opción A&F/Cuentas por Pagar/Administración de terceros - Información General.
• Sucursal: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por la sucursal a la que pertenecen los documentos de saldo de cuenta por pagar.
• Sucursal Administrativa: Lista desplegable que permite filtrar la consulta según la sucursal administrativa parametrizada pare el centro de costo registrado en los documentos de saldo de cuenta por pagar.
• Mandante: Control de búsqueda para filtrar la consulta por un mandante en específico, los terceros habilitados son aquellos configurados en la opción A&F/Contabilidad/Configuración/Centros De Costos/Asignación Mandante Centro De Costo, para encontrar un tercero debe digitar el número de identificación, nombre o parte de cada uno de ellos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado. Este filtro es opcional, si requiere este manejo podrá solicitar su activación al área de soporte técnico.

Aplicar Filtros:

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón Aplicar filtro para visualizar la información en la pantalla que coincida con los filtros diligenciados, haga clic sobre la descripción Limpiar filtros, a fin de realizar el borrado de los filtros diligenciados, a fin de seleccionarlos nuevamente o generar la consulta omitiéndolos por completo.

Columnas Información Adicional:

• Descripción Documento Contable: Check box que al marcar permite visualizar en una nueva columna, la descripción del encabezado del documento contable. Si el encabezado no tiene información la columna se visualiza vacía.
• Ver Nombre Cuenta: Check box que al marcar permite visualizar en una nueva columna, la descripción de la cuenta contable de cruce asociada al documento en consulta.
• Ver Nombre Centro Costos: Check box que al marcar permite visualizar en una nueva columna, la descripción del centro de costo asociado al movimiento de cuenta cruce registrado en el documento en consulta.
• Historial: Check box que al marcar permite visualizar en el sistema en una única columna, el detalle del nombre del usuario, fecha y hora en que se efectuó un registro o modificación en la información referente a los registros de autorización de saldos de cuentas por pagar de cada uno de los documentos listados.

Acciones Masivas:

Al hacer clic en la descripción Acciones masivas, podrá acceder al menú de opciones para modificar la información en consulta en forma masiva.

• Autorización Masiva: Compuestos por dos campos para el registro de la fecha y medio de pago para todos los documentos en consulta. Para realizar cualquier de estas acciones podrá respaldarse en los siguientes campos:
  • Fecha: Campo de texto numérico con formato DD/MM/AAAA, permite registrar la fecha de pago a asignar a la totalidad de documentos en consulta.
  • Medio Pago: Lista desplegable que permite registrar un medio de pago específico a asignar a la totalidad de documentos en consulta.
• Fecha Masiva: Campo de texto numérico con formato DD/MM/AAAA permite registrar la fecha de pago a aplicar a la totalidad de los documentos visualizados en la consulta.
• Medio Pago: Lista desplegable para definir la forma de pago a aplicar a la totalidad los documentos visualizados en la consulta.

Detalle del Informe

El informe se visualizará ordenado por la columna proveedor en orden alfabético.

• Fila Agrupación: Fila inicial que agrupa los documentos contables para pago por tercero, indica el número de identificación y nombre del tercero. Adicionalmente indica la siguiente información:

  • Cuenta Bancaria: Indica el número de cuenta bancaria configurada para el tercero en la opción A&F/Cuentas por Pagar/Administración de terceros - Cuentas Bancarias.
  • Cuenta Principal/General: Indica si la cuenta bancaria configurada para el tercero se encuentra asociada a la sucursal en consulta según la parametrización efectuada en la opción A&F/Cuentas por Pagar/Administración de terceros - Cuentas Bancarias; si la cuenta se encuentra asociada a la sucursal consultada se visualizará la palabra Principal, si el tercero no posee cuentas asociadas a una sucursal especifica se visualizara la cuenta marcada como principal genera junto con la palabra General, si el tercero no posee una cuenta bancaria configurara dirá Sin cuenta.
  • Total a Pagar: Indica la sumatoria del monto total del saldo pendiente por pagar, de los documentos de saldo de cuenta por pagar visualizados para el tercero en consulta.
  • Total Autorizado: Indica la sumatoria del monto total autorizado de los documentos de saldo de cuenta por pagar visualizados para el tercero en consulta.

• Autorizar/Desautorizar: Check box que al marcar permite efectuar la marcación del documento de saldo de cuenta por pagar en consulta como autorizada, habilitándola para pago mediante el cruce del documento respectivo o en dado caso desautorizarla restringiendo así su pago. Si desea autorizar o desautorizar todos los documentos listados marque el check box ubicado en el encabezado de la columna. Campo obligatorio.

  

• Doc. Contable: Columna que indica el tipo y número documento de cada obligación. Es posible visualizar el documento haciendo clic sobre el consecutivo (texto azul); o haciendo clic en el vínculo situado en la posición derecha para habilitar la consulta detallada del documento en una ventana nueva. Esta columna se visualizará ordenada de menor a mayor por el número de consecutivo de documento.

  

• Descripción: Columna que indica la descripción del encabezado del documento contable. Si el encabezado no tiene información la columna se visualiza vacía.

• Cta. Contable: Columna que indica el código de la cuenta contable de cruce con la que fue registrada en el documento en consulta.

• Nombre Cuenta Contable: Columna que indica la descripción de la cuenta contable de cruce registrada en el documento en consulta.

• C. Costos: Columna que indica el código del Centro de Costo asociado a cada uno de los documentos listados y corresponde al movimiento de cuenta cruce por pagar.

• Nombre Centro de Costos: Columna que indica la descripción del Centro de Costo asociado a cada uno de los documentos en consulta.

• Segmento: Columna que indica el segmento asociado a cada uno de los documentos en consulta.

• Fact. Prov.: Columna que indica el número de factura del proveedor o documento de tercero asociada al documento de saldo de cuenta por pagar en consulta.

• Fecha Doc.: Columna que indica la fecha de registro del documento de saldo de cuenta por pagar; esta columna se visualizará en orden ascendente según la fecha registrada.

• Fecha Vence: Columna que indica la fecha de vencimiento registrada en el documento de saldo de cuenta por pagar (esta puede variar si al momento de la causación se definió una fecha diferente); esta columna se visualizará en orden ascendente según la fecha registrada.

• Fecha Pagar: Campo de texto numérico con formato DD/MM/AAAA para ingresar la fecha programada de pago; Por defecto esta fecha es igual a la fecha de vencimiento del documento de saldo de cuenta por pagar respectivo. Campo obligatorio.

• Días: Columna que indica los días de faltantes para el vencimiento de la obligación (Valor Negativo) o los días de vencimiento o mora en el pago (Valor Positivo); el cálculo de los días visualizados en esta columna se efectuara en función de la opción seleccionada en la casilla de consulta fecha de la siguiente forma:

  • Filtro Fecha de Documento: Se calculan los días de vencimiento en función de la fecha del documento menos la fecha actual del sistema.
  • Filtro Fecha de Vencimiento: Se calculan los días de vencimiento en función de la fecha de vencimiento registrada en el documento menos la fecha actual del sistema.
  • Filtro Fecha de Pago: Se calculan los días de vencimiento en función de la fecha de pago registrada en el documento menos la fecha actual del sistema.

• Saldo: Columna que indica el saldo pendiente por pagar de cada documento en consulta.

• Autorizado: Casilla de texto numérico que permite registrar el monto autorizado de pago para cada documento en consulta, una vez se selecciona la casilla para su autorización por defecto propone el saldo total del documento, este puede ser modificado si requiere realizar una autorización parcial. Cuando se realiza una autorización total de un documento esta se conserva hasta tanto no se realice el comprobante de egreso o documento de cruce respectivo, entre tanto la fecha de pago, monto y demás información de registro puede ser modificado. Campo obligatorio.

• Medio pago: Lista desplegable que permite seleccionar el medio de pago con el que se efectuará el pago del documento de saldo de cuenta por pagar. Los medios de pago disponibles corresponden a aquellos parametrizados en la opción A&F/Tesorería/Configuración de Tesorería/Formas de Pago, por defecto se traerá las formas de pago de efectivo, cheque y transferencia bancaria; si el medio de pago que desea asignar no se encuentra en la lista solicite su activación al área de soporte técnico.

• Beneficiario: Campo de texto en formato alfanumérico para definir el beneficiario del pago en cheque. Este campo es opcional, para activar o desactivar esta funcionalidad es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.

• Historial: Columna que indica en una venta emergente, el detalle del nombre del usuario, fecha y hora en que se efectuó un registro o modificación en la información de autorización de los documentos listados, el detalle de auditoria aplica para los registros o ajustes correspondientes a las acciones de: autorización y des autorización de saldos de cuentas por pagar, cambio de fecha de autorización, monto de saldo autorizado, medio de pago, registro de beneficiario, registro de descuento financiero y observaciones ingresadas; sin embargo solo es posible consultar la auditoria de los datos de fecha, hora y usuario; el detalle del ajuste puntual efectuado no se relaciona en esta columna.

• Observación: Campo de texto alfanumérico para ingresar alguna observación o información adicional que se visualizará en la opción A&F/Cuentas Por Pagar/Informes/Programación De Cuentas Por Pagar.

  

• Imágenes SGD: Botón que permite visualizar las imágenes adjuntas a el documento consultado desde SGD (Si requiere esta Funcionalidad se debe solicitar la actualización del informe al área de soporte técnico) o la información referente a la integración a recepción de facturación (Si requiere esta funcionalidad solicítela al módulo de Facturación Electrónica).

• Total General: Cuadro desplegable que indica la sumatoria del saldo total y autorizado de todos los documentos en consulta, junto con un conteo de registros d ellos mismos.
• Total Agrupado por Centro de Costos: Recuadro que muestra el saldo total y autorizado de todos los documentos en consulta agrupado por los centros de costos asociados a registro de movimiento de saldo de cuenta por pagar. Para visualizar este recuadro debe solicitar la actualización de esta opción al área de soporte técnico.

Almacenamiento:

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Guardar para confirmar la autorización de los documentos.

Funcionalidades adicionales

Descuentos financieros

Permite el registro automático de los descuentos financieros a partir de los plazos pactados en el pago con los proveedores.

El sistema calcula automáticamente los descuentos financieros a aquellos terceros que en la ruta: A&F/Cuentas por Pagar/Administración de Terceros - Registro de Descuentos, se les haya realizado la configuración correspondiente, pero si lo desea puede especificar un porcentaje de descuento manualmente. Esta funcionalidad se habilita únicamente para aquellos documentos de tipo CP – Cuentas por Pagar a los que se les haya ingresado una base para descuento financiero (dicha base se debe expresar en valor y no en porcentaje).

En la sección correspondiente el sistema muestra el porcentaje sugerido de acuerdo con la fecha de pago registrada, y una casilla de texto para confirmar el porcentaje que se aplicará.

Al registrar el CE (Comprobante de Egreso) (manual) se muestra el valor del descuento financiero correspondiente en frente de cada factura (este valor no se puede modificar y afecta el total a pagar del CE).

De igual forma el descuento financiero se tiene en cuenta en la elaboración de comprobantes de egreso de forma masiva en la ruta: A&F/Tesorería/Comprobante Egreso/Generación de Comprobantes de Egreso.