Auxiliar de contabilidad

Esta opción es un informe de estados financieros donde permite generar por cuentas contables de nivel auxiliar los movimientos registrados en los diferentes libros contables, permitiendo verificar el tipo de documento afectado detallando las transacciones realizadas al periodo seleccionado.

Casillas de Búsqueda

• Grupo De Libros: Lista desplegable que permite seleccionar el grupo de libros donde se encuentra almacenada la información contable.
• Segmento: Lista desplegable que permite seleccionar el segmento donde se generó la información contable, según el centro de costo de los documentos.
• Cuenta inicial / Final: Control de búsqueda para ingresar un rango de cuentas contables maestras o auxiliares. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en las casillas de textos y presione sobre la lista desplegable. Estos campos son requeridos para su consulta. Este filtro mostrará las cuentas dependiendo del libro contable en selección.
• Mes Inicial /Final: Está compuesto por dos campos que permite desplegar y seleccionar el rango de la consulta por mes inicial y final.
• Año: Campo de texto numérico que permite ingresa el año de la consulta.
• Centro Costos: Control de búsqueda para filtrar por un centro de costos específico. Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
• NIT: Si desea filtrar la información por un tercero específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.
• Sucursal: Lista desplegable que permite seleccionar la sucursal de los movimientos contables donde se encuentra almacenada la información.
• Suc. Adm.: Lista desplegable que permite filtrar la información financiera según la sucursal administrativa donde se encuentra almacenada al centro de costos de cada documento.

Mostrar u ocultar información adicional

• Mostrar Cuentas Maestras: Marque esta casilla para visualizar en el detalle del informe la maestra de cada cuenta contable.
• Mostrar Cierre: Marque esta casilla para incluir el cierre contable anual generado a la cuenta de acuerdo al periodo consultado.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe

• Fecha: Columna que indica la fecha de emisión o creación del documento asociado al movimiento contable.
• Documento: Columna que indica el tipo y consecutivo del documento contable.
• Descripción: Columna que indica la descripción del movimiento contable, si este se encuentra en blanco muestra la descripción del documento contable.
• NIT: Columna que indica el número de identidad del tercero relacionado al movimiento.
• Tercero: Columna que indica el nombre del tercero relacionado al movimiento. Esta columna por defecto permite visualizar 20 caracteres, si desea ampliar esta cantidad solicite al área de soporte técnico la incremento indicando la cantidad requerida.
• Débito: Columna que indica el movimiento Débito generado en la cuenta al periodo consultado.
• Crédito: Columna que indica el movimiento Crédito generado en la cuenta al periodo consultado.
• Saldo: Columna que Indica el saldo final de la cuenta contable al periodo consultado.

Consolidación de estados financieros

Si cuenta con el Sub-módulo de Consolidación de Estados Financieros, el auxiliar de contabilidad se visualiza de la siguiente manera:

La generación del informe para la base de datos de consolidación se puede realizar por tipo de consolidación (Consolidación – Consolidación Proporcional), por lo tanto, se agrega el filtro Tipo Consolidación, el cual trae la información de la siguiente forma:

• Consolidación: Muestra en el informe los movimientos y saldos contables de la empresa Matriz y el de todas las empresas Subsidiarias, sin importar el tipo de consolidación asignado a estas al momento de su creación en la ruta: A&F/Contabilidad/Consolidación/Configuración/Empresas a Consolidar.
• Consolidación Proporcional: Muestra en el informe todos los movimientos y el saldo contable correspondiente a la empresa Matriz, para las empresas subsidiarias únicamente trae los movimientos y los saldos contables, para aquellas que tienen como tipo Consolidación Proporcional establecidas al momento de su creación en la ruta: Financiero/Contabilidad/Consolidación/Configuración/Empresas a Consolidar.

El filtro Tipo Consolidación es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización del informe al área de soporte técnico.