Balance Detallado

Por medio de este informe es posible efectuar una consulta sobre los registros consignados en la opción de balance general, detallados a nivel de movimientos, cuentas contables, centros de costos y terceros, de acuerdo a los diversos campos y filtros disponibles para efectos de consulta.

Casillas de Búsqueda

• Grupo de libros: Lista desplegable para indicar el libro o grupo de libros donde fue almacenada la información contable que desea consultar.
• Fecha Inicial/Final: Dos casillas de texto numérico en formato DD/MM/AAAA, para para ingresar la fecha inicial y final de consulta. Este filtro es requerido para la generación del informe y la información consultada estará limitada por el rango de fechas que aquí se digite.
• Cuenta Inicial/Final: Control de búsqueda que permite filtrar la consulta por un rango (inicial/final) de cuentas contables especificas auxiliares o maestras. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este filtro es obligatorio para la generación del informe.

Filtros de Consulta

• Centro de Costos: Control de búsqueda para filtrar por un centro de costos específico (Maestro o Auxiliar). Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable, si no selecciona ningún centro de costos de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.

• Asignar Centro de Costos: Se precisa realizar la consulta del informe con uno o varios centros de costos Maestros o Auxiliares. Para seleccionar el o los centros de costos marque las casillas de selección correspondientes a cada centro de costo; si desea desmarcar los centros de costos seleccionados puede hacer clic en el botón “Todos”. Si no se marca ninguno se generar el informe con todos los Centros de Costos que tengan movimiento en el periodo consultado.

  

• Tercero: Control de búsqueda para filtrar por un tercero específico puede usar este control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable), el cual opera digitando el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente presionando sobre la lista desplegable para visualizar los terceros que coinciden con el texto digitado.

• Sucursal: Lista desplegable que permite generar el informe por una sucursal específica a la que pertenecen los movimientos que requiere consultar.

• Sucursal Administrativa: Lista desplegable que permite filtrar el informe por la sucursal administrativa que se encuentre asociada al centro de costos de cada uno de los movimientos de cuentas contables.

• Segmento: Lista desplegable que permite seleccionar el segmento en el cual fueron registrados los movimientos contables.

• Formato: Lista desplegable que permite seleccionar el formato numérico que se requiere se visualice en el informe (Decimales, Enteros, Miles y Millones).

• Nivel: Campo de texto numérico para digitar el nivel de detalle de cuentas a mostrar en la generación del informe. Si no se digita un número el informe se generará con el máximo nivel de los códigos de cuentas.

• Tipo Consolidación: Si cuenta con el Submódulo de Consolidación de Estados Financieros, la generación del informe de balance detallado para la base de datos de consolidación, se puede realizar por tipo de consolidación (Consolidación- Consolidación Proporcional), por lo tanto, se agrega el filtro Tipo Consolidación, el cual cuenta con las siguientes opciones:

  • Consolidación: Indica en el informe los movimientos y saldos contables de la empresa Matriz y el de todas las empresas Subsidiarias, sin importar el tipo de consolidación asignado a estas al momento de su creación en la ruta: AYF/Contabilidad/Consolidación/Configuración/Empresas a Consolidar.
  • Consolidación Proporcional: Indica en el informe todos los movimientos y el saldo contable correspondiente a la empresa Matriz, para las empresas subsidiarias únicamente trae los movimientos y los saldos contables, para aquellas que tienen como tipo Consolidación Proporcional establecidas al momento de su creación en la ruta: AYF/Contabilidad/Consolidación/Configuración/Empresas a Consolidar.

• Moneda de Presentación: Lista desplegable que permite definir la moneda cuya tasa de cambio será aplicada para efectos del cálculo del monto visualizado. Por defecto trae todos los documentos contables sin importar la moneda de generación.

Casillas Información Adicional

• Sólo Saldo Final: Check Box que al marcar permite visualizar en el informe solo el saldo final de las cuentas contables.

  

• Incluir Cierre: Check Box que al marcar permite incluir los valores de cierre en el cálculo del saldo final.

• Columna Cierre: Check Box que al marcar permite visualizar en el informe las columnas con el movimiento débito/crédito del cierre de cada cuenta, esta opción se habilita si se marca el Check Box “Incluir Cierre”.

• Solo C. Costos con Movimientos: Check Box que al marcar oculta las cuentas contables que no contienen movimientos (valores en Cero) dentro del periodo contable consultado y excluye las columnas saldo inicial, Cierre y saldo final en el detalle del informe. Esta funcionalidad únicamente se podrá realizar si se encuentra marcada la casilla valor Neto.

• Detallar por Centro de Costos: Check Box que al marcar permite visualizar el detalle de movimiento de la cuenta contable por centro de costos.

• Detallar por Tercero: Check Box que al marcar permite detallar el movimiento por tercero.

• Valor Neto: Check Box que al marcar permite incluir en el detalle del informe una nueva columna, haciendo referencia al cálculo de los movimientos Débito menos Crédito incluyendo el Cierre Anual generado, para todas las cuentas contables sin importar su naturaleza.

• % Participación: Check Box que al marcar permite visualizar en dos columnas independientes el % de participación (La primera columna indica el monto respecto al saldo final y la segunda el porcentaje aplicado) de los centros de costos auxiliares configurados en la ruta: AYF/Contabilidad/Configuración/Centro de Costos/Centro de Costos, esta se habilitará si se marca la casilla Detallar por Centro de Costos.

  

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de exportar el informe a un archivo PDF o Excel, para la impresión del informe, podrá respaldarse directamente en las opciones propias del navegador.

Detalle del Informe

• Cuenta Contable: Columna que indica el número o código de la cuenta contable; de igual manera permite visualizar el detalle del código del centro de costos, tipo de documento y número de identificación del tercero asociado al movimiento en consulta.

• Descripción Contable: Columna que indica la descripción de la cuenta contable; de igual manera permite visualizar el detalle de la descripción del centro de costos y del tercero asociado al movimiento en consulta.

• Saldo Anterior: Columna que indica el saldo inicial de la cuenta en el periodo consultado.

• Débitos: Columna que indica el movimiento débito generado en la cuenta del periodo consultado.

• Créditos: Columna que indica el movimiento crédito generado en la cuenta del periodo consultado.

• Débitos/Créditos Cierre: Columna que indica los movimientos (Débitos y Créditos) incluidos en el cierre contable anual si este ya fue generado para el periodo en consulta.

  

• Valor Neto: Columna que indica el cálculo de los movimientos Débito menos Crédito incluyendo el Cierre Anual generado, para todas las cuentas contables sin importar su naturaleza.

• Saldo Final: Columna que indica la diferencia entre el saldo anterior y el movimiento de la cuenta en el periodo consultado.

• % Participación: Columna que indica el monto calculado a partir del % de participación de los centros de costos asociados, el % de participación en los totales de cuentas maestras no va a coincidir con los totales de cuentas maestras de la columna saldo final ya que el total de las cuentas maestras en la columna % Participación corresponde a la suma de las cuentas auxiliares con centros de costo asociados que tengan % Participación configurado en el maestro Centros de costos.

• %: Columna que indica el % de participación parametrizado desde la opción la ruta: AYF/Contabilidad/Configuración/Centro de Costos/Centro de Costos, para los centros de costos de tipo auxiliar en consulta.