Centros de costo

En esta opción es posible crear, consultar, modificar y eliminar cada uno de los diferentes centros de costos. Los centros de costos dan una dimensión adicional a la organización en la estructura de cada una de las áreas, no solo desde el punto de vista de la estructura de la organización sino también desde el punto de vista financiero.

Casillas de Búsqueda

• Código: Campo de texto numérico que permite filtrar la consulta por un centro de costos específico. De acuerdo con lo ingresado el sistema busca los centros de costos iguales y/o similares a la fracción de código de centro de costos digitado.
• Nombre: Campo de texto alfanumérico donde puede digitar el nombre o parte del nombre de un centro de costos específico, para modificar, crear o consultar.
• Ciudad: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable) para filtrar por los centros de costos asociados a una ciudad específica. Para encontrar una ciudad se debe digitar la abreviación o código y posteriormente presionar sobre la lista desplegable. De esta forma se visualizarán algunas ciudades dentro de las cuales encontrará la que desea consultar. Este campo corresponde a la ciudad asignada al centro de costos del movimiento.
• Asociar centros de costos a Empresas: Este campo solo se visualiza en usuarios que sean multiempresa, al hacer clic en el se direcciona a la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Centros de Costos/Centros Costos Empresa, el cual permite definir los centros de costos por empresa.

Consultar Información

Una vez se han diligenciado las casillas de búsqueda se debe presionar el botón Consultar para aplicar los filtros correspondientes. Si no desea realizar la consulta por un centro de costos específico, puede hacer clic en el botón Consultar, sin diligenciar las casillas de búsqueda.

Casillas de Configuración

Los centros de costo se constituyen en una estructura que puede ser de forma jerárquica, similar en su filosofía al plan de cuentas, permitiendo crear un nivel de dependencia y consolidándose como un filtro importante al momento de analizar la información, brindando un punto de vista mucho más analítico y de resultados por cada una de las áreas definidas. Es conveniente crear una estructura de dependencia que permita filtrar a diferente nivel en cada uno de los informes. A nivel de ejemplo se puede crear una estructura de la siguiente manera:

Para registrar un nuevo centro de costo debe ubicar la última fila en el maestro de centros de costos, la cual se encuentra con todas las casillas en blanco y está destinada para registrar los nuevos centros. Se deben diligenciar las casillas y almacenar la información registrada.

• Código: Casilla de texto numérica en la cual se debe digitar el código del centro de costos a registrar. La longitud máxima para el código de un centro de costos es de 15 dígitos. El código debe ser ingresado en formato numérico y sin ningún tipo de carácter de separación. Para la creación de un grupo de centros de costos tenga en cuenta los niveles de dependencia de éstos; es necesario crear tanto el centro de costos maestro y como el auxiliar. Campo Obligatorio.
• Nombre: Casilla de texto alfanumérico en la cual se debe digitar el nombre del centro de costos a registrar. Campo Obligatorio.
• Descripción Unidad Funcional: Campo de Texto alfanumérico que permite ingresar una descripción a las unidades funcionales para ser visualizados en la plantilla de Excel Orden de Operación. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Ciudad: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable) que permite asociar el centro de costos a una ciudad específica. Para encontrar una ciudad se debe digitar la abreviación o código y posteriormente presionar sobre la lista desplegable. De esta forma se visualizarán algunas ciudades dentro de las cuales encontrará la que desea consultar. Este campo corresponde a la ciudad asignada al centro de costos del movimiento.
• Tipo: El sistema utiliza dos tipos de centros de costos, Auxiliar y Maestro. Esta casilla contiene un Switch, el cual es un botón deslizable que permite identificar a qué tipo de centro de costos pertenece el nuevo registro; al deslizar a la derecha se indicará que el centro de costos a crear es de tipo maestro. La correcta clasificación de los centros de costos es útil en la consulta de informes. Los movimientos contables se generan con centros de costos de tipo auxiliar. Campo obligatorio.
• Inactivo: Esta columna contiene un Switch, el cual es un botón deslizable que permite indicar el estado del centro de costos auxiliar activo o inactivo. Al deslizar a la derecha se indicará que el centro de costos se encuentra inactivo. Un centro de costos inactivo no permite registros de nuevos movimientos, pero sí aparece en las diferentes consultas e informes, esto si en algún momento presentó movimiento contable.
• % Part: Campo de texto numérico que permite configurar el % de participación de los centros de costos auxiliares, el sistema no permite configurar 0% de participación o porcentajes negativos, el % máximo a configurar es hasta 4 decimales, por defecto el sistema traerá participación del 100%. Este cálculo se visualiza en la ruta A&F/Contabilidad/Informes/Estados Financieros/Balance Detallado. Esta columna es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción.
• En uso: Columna de lectura, que indica si el centro de costos cuenta con movimientos contables generados desde su creación. En caso de no contar con movimiento la columna se visualiza vacía.
• Cant. Emp.: Columna de lectura, que indica la cantidad de empleados asociados al centro de costos desde el módulo de GTH.
• Sucursal Administrativa: Lista desplegable que permite asociar una sucursal administrativa al centro de costos. Si no desea asociar ninguna sucursal puede dejar este campo vacío o asociar la sucursal principal.
• Segmento: Lista desplegable que permite seleccionar el segmento al que pertenece el centro de costos, este campo solo se visualiza si se tiene configurado más de un segmento en el sistema.
• (!): Columna que indica si el centro de costos presenta algún error de configuración respecto a la parametrización de maestros y auxiliar. Al colocar el cursor sobre la imagen (!) se mostrará un mensaje indicando el error, las opciones son:
  • No tiene maestra: Centro de costos de tipo auxiliar el cual no se encuentra asociado a un centro de costos clasificado como maestro de orden superior.
  • Auxiliar con Hijos: Centro de costos de tipo auxiliar el cual por su orden superior debería estar marcado como maestro en relación con los centros de costos de orden inferior asociados a este.
• Elim: Marque esta casilla si desea eliminar un centro de costos, el sistema no permite eliminar centro de costos si estos ya tienen movimientos contables dentro del sistema. Si no puede ser efectuada la eliminación de un centro, debajo del botón Guardar se visualizarán mensajes que indican la razón por la cual no se puede efectuar la eliminación.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Guardar para confirmar la creación del centro de costos.

Auditoría

Al dar clic sobre el texto en color azul Historial de cambios, se despliega una ventana donde se puede evidenciar cada uno de los cambios que ha tenido la configuración de contables. La siguiente imagen es un ejemplo del historial de cambios.

• Fecha Inicial/Final: Campos con formato dd/mm/aaaa que permiten filtrar la consulta por un rango de fechas específicas. La información consultada estará limitada por el rango de fechas que se digite. Esta fecha corresponde a la fecha de creación, modificación o eliminación del centro de costos. Campo obligatorio.

• Centro de costos: Casilla de texto numérico que permite filtrar la consulta por un centro de costos especifico. De acuerdo con lo ingresado el sistema busca los centros de costos iguales y/o similares a la fracción de código de centro de costos digitado.

  • N°: Columna que indica el número consecutivo de la información consultada, este consecutivo es asignado por el sistema.
  • Centro de Costos: Columna que indica el código de centros de costos que fue creado, modificado o eliminado.
  • Acción: Columna que indica la acción realizada al centro de costos:
    • Creación:
      • Creación
      • Creación masiva
    • Modificación de columnas:
      • Nombre - Descripción
      • Descripción unidad funcional
      • Ciudad
      • Tipo - Maestro
      • Estado
      • % Part
      • Sucursal administrativa
      • Negocio
      • Segmento
    • Eliminar
  • Valor Anterior: Columna que indica los datos que fueron modificados o eliminados.
  • Nuevo Valor: Columna que indica los datos que fueron creados o modificados.
  • Usuario: Columna que indica el usuario que realizo la creación, modificación o eliminación del centro de costos.
  • Fecha de modificación: Columna que indica la fecha y hora en que se realizó la creación, modificación o eliminación del centro de costos.
  • Ip: Columna que indica la IP desde la cual se realizó la creación, modificación o eliminación del centro de costos.