Centros de costo

Por medio de esta opción es posible crear, consultar, modificar y eliminar cada uno de los diferentes centros de costos del módulo financiero. Los centros de costos dan una dimensión adicional a la organización en la estructura de cada una de las áreas, no solo desde el punto de vista de la estructura de la organización sino también desde el punto de vista financiero.

Casillas de Búsqueda

• Código: Campo de texto numérico que permite filtrar la consulta por el código del centro de costos específico. De acuerdo con el valor ingresado el sistema busca los centros de costos iguales y/o similares a la fracción numérica de código de centro de costos digitado.
• Nombre: Campo de texto alfanumérico donde puede digitar el nombre o parte del nombre de un centro de costos específico a consultar.
• Ciudad: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable) para filtrar por los centros de costos asociados a una ciudad específica. Para encontrar una ciudad se debe digitar el código, descripción o parte de la misma y posteriormente presionar sobre la lista desplegable. Este campo es opcional y solo aquellos centros de costos asociadas a la ciudad ingresada, serán retornados en la consulta.

Consultar Información

Una vez se han diligenciado las casillas de búsqueda se debe presionar el botón Consultar para aplicar los filtros correspondientes. Si no desea realizar la consulta por un centro de costos específico, puede hacer clic en el botón Consultar, sin diligenciar las casillas de búsqueda.

Detalle del Informe

• Código: Columna que indica el código del centro de costos en consulta.

• Nombre: Columna que indica el nombre del centro de costos en consulta.

• Descripción Unidad Funcional: Columna que indica la descripción de las unidades funcionales para ser visualizados en la plantilla de Excel Orden de Operación.

• Ciudad: Columna que indica la ciudad específica asociada al centro de costos en consulta.

• Maestro: Columna que indica si el centro de costos en consulta es de tipo Auxiliar y Maestro. Los movimientos contables se generan con centros de costos de tipo auxiliar.

• Inactivo: Columna que indica el estado del centro de costos activo o inactivo. Un centro de costos inactivo no permite registros de nuevos movimientos, pero sí aparece en las diferentes consultas e informes, esto si en algún momento presentó movimientos contables.

• % Part: Columna que indica el porcentaje de participación de los centros de costos auxiliares. Este cálculo se visualiza en la opción: AYF/Contabilidad/Informes/Estados Financieros/Balance Detallado.

• En Uso: Columna que indica si el centro de costos cuenta con movimientos contables generados desde su creación.

• Cant. Emp.: Columna que indica la cantidad de empleados asociados al centro de costos en consulta, desde el módulo de GTH-Bitakora.

• Sucursal Administrativa: Columna que indica la sucursal administrativa asociada al centro de costos.

• Negocio:

• Segmento: Columna que indica el segmento al que pertenece el centro de costos, este campo solo se visualiza si se tiene configurado más de un segmento en el sistema.

• (!): Columna que indica si el centro de costos presenta algún error de configuración respecto a la parametrización de maestros y auxiliar. Al colocar el cursor sobre la imagen (!) se mostrará un mensaje indicando el error, las opciones son:

  • No tiene maestra: Centro de costos de tipo auxiliar el cual no se encuentra asociado a un centro de costos clasificado como maestro de orden superior.

  

  • Auxiliar con Hijos: Centro de costos de tipo auxiliar el cual por su orden superior debería estar marcado como maestro en relación con los centros de costos de orden inferior asociados a este.

  

  • Dependiendo de la codificación y la de los demás centros de costos registrados de orden superior e inferior, es posible que existan casos en los cuales un mismo centro de costos cumpla con ambas condiciones de parametrización (No tiene maestra- Auxiliar con Hijos).

  

• Edición: Oprima el icono correspondiente si desea modificar la información de configuración de un centro de costos, sin embargo, es necesario tener en cuenta las siguientes condiciones:

  • Independiente de si el centro de costos posee movimientos o no, el código del mismo no es modificable.
  • Si el centro de costos posee movimientos, no es posible modificar la información referente al tipo de centro de costos (maestro o Auxiliar), inhabilitando el Switch en la columna maestro.

  

  

• Elim: Oprima el icono correspondiente si desea eliminar un centro de costos, el sistema no permite eliminar centro de costos si estos ya tienen movimientos contables dentro del sistema, inhabilitando el icono de eliminación en aquellos centros de costos con movimientos.

  

Registro de Centros de Costos

Los centros de costo se constituyen en una estructura que puede ser de forma jerárquica, similar a la conceptualización al plan de cuentas, permitiendo crear un nivel de dependencia y consolidándose como un filtro importante al momento de analizar la información, brindando un punto de vista mucho más analítico y de resultados por cada una de las áreas definidas. Es conveniente crear una estructura de dependencia que permita filtrar a diferente nivel en cada uno de los informes. A nivel de ejemplo se puede crear una estructura de la siguiente manera:

Para registrar un nuevo centro de costo debe oprimir el botón crear centros de costo, posteriormente se habilitarán en un cuadro de dialogo con cada una de las casillas destinadas para registrar los nuevos centros. Se deben diligenciar las casillas respectivas y almacenar la información registrada.

Casillas de Configuración

• Código: Casilla de texto alfanumérico en la cual se debe digitar el código del centro de costos a registrar. La longitud máxima para el código de un centro de costos es de 15 dígitos. Se recomienda ingresar códigos en formato numérico y sin ningún tipo de carácter de separación esto para garantizar una mejor jerarquía y agrupación de datos en consultas e informes. Para la creación de un grupo de centros de costos tenga en cuenta los niveles de dependencia de éstos; es necesario crear tanto el centro de costos maestro y como el auxiliar. Campo Obligatorio.
• Nombre: Casilla de texto alfanumérico en la cual se debe digitar el nombre y/o descripción del centro de costos a registrar. Campo Obligatorio.
• Descripción Unidad Funcional: Campo de Texto alfanumérico que permite ingresar una descripción a las unidades funcionales para ser visualizados en la plantilla de Excel Orden de Operación. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Ciudad: Control de búsqueda (compuesto por un campo de texto y una lista desplegable) que permite asociar el centro de costos a una ciudad específica. Para encontrar una ciudad se debe digitar la abreviación o código y posteriormente presionar sobre la lista desplegable. De esta forma se visualizarán aquellas ciudades que coincidan con los criterios de búsqueda.
• Maestro: Switch el cual al deslizar permite identificar a qué tipo de centro de costos (Auxiliar o Maestro) pertenece el nuevo centro de costos a registrar; al deslizar a la derecha se indicará que el centro de costos a crear es de tipo maestro. Los movimientos contables se generan con centros de costos de tipo auxiliar únicamente. Campo obligatorio.
• Inactivo: Switch el cual al deslizar permite indicar el estado del centro de costos (Activo o Inactivo); al deslizar a la derecha se indicará que el centro de costos se encuentra inactivo. Un centro de costos inactivo no permite registros de nuevos movimientos, pero sí aparece en las diferentes consultas e informes, esto si en algún momento presentó movimiento contable.
• % Part: Campo de texto numérico que permite configurar el porcentaje de participación de los centros de costos auxiliares, el sistema no permite configurar 0% de participación o porcentajes negativos, el porcentaje máximo a configurar es 100%; este campo permite ingresar hasta 4 decimales, dado que no es posible ingresa el valor 0, deberá ingresar primero el punto (.) más los decimales requeridos a fin de registrar cifras entre el 0.1 y 0.9 (Ejemplo:.1 es igual a 0.1% - .5 es igual a 0.5%) , por defecto el sistema traerá una participación del 100%. Este cálculo se visualiza en la ruta AYF/Contabilidad/Informes/Estados Financieros/Balance Detallado. Esta columna es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Sucursal Administrativa: Control de búsqueda que permite consultar el detalle de las sucursales de tipo administrativa a asociar al centro de costos a configurar, esto para efectos de consultas en informes con este filtro. Para encontrar una sucursal especifica digite el nombre en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es opcional.
• Negocio:
• Segmento: Lista desplegable que permite seleccionar el segmento al que pertenece el centro de costos, este campo solo se visualiza si se tiene configurado más de un segmento en el sistema.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro, se debe presionar el botón Guardar para confirmar la creación del centro de costos.

Historial de Cambios

Al dar clic sobre el vínculo en color azul Historial de cambios, se despliega una ventana donde se puede evidenciar cada uno de los cambios que ha tenido la configuración de centros de costos, es posible efectuar una consulta general o especifica ingresando el código del centro de costos a consultar.

Casillas de Búsqueda

• Fecha Inicial/Final: Compuestos por dos campos con formato dd/mm/aaaa que permiten filtrar la consulta por un rango de fechas específicas. La información consultada estará limitada por el rango de fechas que se digite. Esta fecha corresponde a la fecha de creación, modificación o eliminación de o los centros de costos en consulta. Campo obligatorio.
• Centro de costos: Casilla de texto en formato alfanumérico que permite filtrar la consulta por un centro de costos especifico. De acuerdo con la información ingresada, la opción busca los centros de costos iguales y/o similares a la fracción de código de centro de costos digitado.

Detalle del Informe

• N°: Columna que indica el número consecutivo de la información consultada, este consecutivo es asignado por el sistema.
• Centro de Costos: Columna que indica el código de centros de costos que fue creado, modificado o eliminado.
• Acción: Columna que indica la acción realizada a o los centros de costos en consulta, los registros de autoría conservados, corresponden a:
  Creación:
  Creación
  Creación masiva
  Modificación de columnas:
  Nombre - Descripción
  Descripción unidad funcional
  Ciudad
  Tipo - Maestro
  Estado
  % Part
  Sucursal administrativa
  Negocio
  Segmento
  Eliminar
• Valor Anterior: Columna que indica los datos previamente registrados.
• Nuevo Valor: Columna que indica los datos que fueron creados, modificados o creados.
• Usuario: Columna que indica el usuario que efectuó el registro de creación, modificación o eliminación del centro de costos.
• Fecha de modificación: Columna que indica la fecha y hora en que se efectuó el registro de creación, modificación o eliminación del centro de costos.
• IP: Columna que indica la IP desde la cual se efectuó el registro de creación, modificación o eliminación del centro de costos.