Cierre anual por grupo de libros

Por medio de esta opción es posible generar el proceso de cierre anual para cuentas de resultado por un grupo de libros específico; junto con el cierre de terceros para cuentas por concepto de gravámenes financieros; de acuerdo a la configuración realizada en cuanto a equivalencias y terceros para cada plan de cuentas, cuentas utilidad o perdida y centros de costos específicos.

Casillas de Registro:

• Año: Lista desplegable que permite seleccionar el año fiscal que se cerrara contablemente, este campo es requerido para generar el cierre anual por grupo de libros.
• Grupo de Libros: Lista desplegable que permite seleccionar el Grupo de libros para el cual se generara el cierre contable, este campo es obligatorio para generar el cierre anual por grupo de libros.
• Descripción: Campo de texto alfanumérico que permite ingresar la descripción a registrar en el documento de cierre anual para el grupo de libros a generar.
• Observación: Campo de texto alfanumérico que permite ingresar la observación s registrar el documento de cierre anual para el grupo de libros a generar.

Almacenamiento:

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Generar a fin de efectuar el registro del cierre anual para el periodo y grupo de libros seleccionados.

Detalle del informe:

Una vez diligenciados los campos correspondientes al año y Grupo de Libros a cerrar, se visualiza un informe con el detalle de los documentos de Cierre de resultados y terceros generados para cada periodo y grupo de libros objeto de cierre de resultados, este informe podrá consultarse después de generar el proceso de cierre en cualquier momento a amanera de registro de auditoria, diligenciado los campos correspondientes a Año y Grupo de Libros sin necesidad de volver a generar el proceso de cierre en su totalidad.

En el evento de volver a generar el proceso de cierre anual de cuentas de resultados y de terceros para un periodo previamente cerrado, se generará el registro de nuevos documentos soporte de este proceso para el periodo y grupo de libros seleccionados, de igual manera y en forma automática se efectuará la anulación de los documentos previos.

• Doc No.: Columna que indica el número de documento de cierre generado para el periodo y grupo de libros seleccionados. Es posible ingresar al detalle del documento generado haciendo clic sobre el número de consecutivo (Texto Azul).

• Estado: Columna que indica el estado de registros (Generado o Anulado) de los documentos de cierre consultados.
• Fecha Generación: Columna que indica la fecha de generación de los documentos de cierre consultados.
• Usuario Generación: Columna que indica el usuario que generó los documentos de cierre consultados.
• Fecha Contabilizado: Columna que indica la fecha de contabilización de los documentos de cierre consultados, estos documento pro defecto se genera contabilizado en forma automática.
• Fecha Anulado: Columna que indica la fecha de anulación de los documentos de cierre consultados, esta acción solo es posible efectuarla generando del proceso de cierre nuevamente para un periodo y grupo de libros previamente cerrados.
• Descripción: Columna que indica la descripción de los documentos de cierre consultados, esta descripción corresponde a la ingresada en el campo del mismo nombre en la generación del cierre de terceros.
• Inconsistencias: Columna que indica si el proceso de cierre presento algún tipo de novedad que impida la generación o registro de los respectivos documentos de cierre de cuentas de resultado y cierre de terceros.

Programar - Cierre Anual por Grupo de Libros:

Esta funcionalidad permite generar el proceso de cierre en forma programada parametrizando una fecha y hora para su ejecución esta parametrización solo se podrá hacer una sola vez por grupo de libros para su ejecución.

• Correo A Notificar: Campo de texto alfanumerico para ingresar el Correo Electronico de notificación del proceso de cierre de resultados y de terceros ejecutado.
• Ejecutar el Día: Campo de texto numérico en formato dd/mm/aaaa que permite indicar la fecha para ejecutar el proceso de cierre anual.
• A la (s): Lista desplegable que permite indicar la hora para ejecutar el proceso de cierre anual, las horas disponible para programación son las siguientes: 7:00 am, 1:00 pm y 7:00 Pm.

Almacenamiento:

Luego de diligenciar cada una de las casillas se debe presionar el botón Programar para hacer efectiva la ejecución del proceso de generar el Cierre Anual, según los parámetros de programación definidos.