Definición de periodos contables

Por medio de esta opción es posible gestionar la creación, apertura y eliminación de periodos contables, habilitando o restringiendo el registro de documentos contables.

Casillas de Búsqueda

• Año: Por medio de esta casilla es posible seleccionar los periodos contables que se han definido en el sistema. La característica principal en la consulta de periodos contables es que se puede filtrar la información a partir de un año específico. Para esta función utilice la lista desplegable seleccionando el año desde el cual desea que se realice la consulta, al seleccionarlo el sistema automáticamente mostrará la consulta correspondiente. (Solo estarán disponibles 5 periodos anteriores y dos posteriores al periodo actual para efectos de consulta).

Consultar Información

Una vez seleccionado el o los periodos respectivos a consultar, podrá visualizar el detalle de periodos mensuales parametrizados para cada uno, esto podrá realizarse directamente desplegando la información del o los periodos en consulta uno a uno.

Por otra parte, es posible consultar en forma masiva los periodos mensuales asociados a los periodos anuales en consulta por medio del botón Expandir Todos/Contraer Todos, este botón quedará deshabilitado al tener en consulta más de 8 de periodos anuales configurados.

Casillas de Configuración

Los Periodos contables son lapsos de tiempo definidos para el registro de los hechos contables, generalmente se crean tantos periodos como los meses del año. Para crear un nuevo periodo oprima el botón Crear periodos, posteriormente se habilitará un cuadro emergente con las casillas de configuración habilitas para esta acción.

Creación de Periodos Anuales

• Fecha Inicial Año: Lista desplegable que permite seleccionar el periodo anual a configurar.
• Fecha Inicial Mes: Lista desplegable que permite seleccionar el periodo mensual inicial a configurar.
• No. de Periodos: Selector el cual permite definir el número de periodos mensuales a configurar, definidos a partir del mes previamente seleccionado, por defecto se visualizará el valor (1) indicando que se va a crear únicamente el periodo previamente definido, a menos que se amplié la selección.
• Botón Crear: Una vez definido el periodo anual, el periodo mensual de referencia y el número de periodos a crear, oprima el botón Crear para hacer efectivo su registro.

En el evento en que se hayan configurado un máximo de dos periodos posteriores al periodo actual del sistema, la funcionalidad de parametrizar nuevos periodos quedará deshabilitado, al igual que las casillas de configuración de Año, Mes y N° de Periodos.

Creación de Periodos Mensuales

Una vez configurado un periodo anual, será posible parametrizar los periodos mensuales que lo integran uno a uno, en el evento en que la totalidad de los mismos no hayan sido creados.

• Mes: Check Box que permiten seleccionar el periodo mensual a configurar, únicamente se encontrarán disponibles en este apartado los periodos mensuales pendientes por configurar en el periodo anual en consulta.
• Botón Crear: Una vez seleccionados los periodos mensuales crear, oprima el botón Crear para hacer efectivo su registro.

Apertura y Cierre Masivo de Periodos

La apertura y cierre de periodos, permite llevar un control respecto al registro de asientos contables habilitados, dependiendo de su estado de apertura será posible o estará restringida la generación de documentos contables para el periodo especifico. Para abrir o cerrar masivamente la totalidad de los periodos contables asociados al periodo anual en consulta, oprima la lista de selección Administrar masivo y selección la opción correspondiente según la acción a realizar.

Apertura y Cierre Individual de Periodos

La apertura o cierre de periodos individual se aplica directamente para el periodo mensual requerido, seleccionando la opción de apertura o cierre según corresponda.

Apertura y Cierre Por Tipo de Documento

Al hacer clic en el vinculo habilitado en la palabra Documentos Contables, se habilita un cuadro para la administración de los periodos contables por tipo de documento. Dicha pantalla en la parte superior muestra el rango de fechas del periodo contable sobre el cual se está trabajando y en la parte inferior la lista de documentos con su respectivo estado dentro del periodo contable. En esta ventana los cambios se guardan inmediatamente si se cambia un estado, por lo cual no existe un botón para almacenar los cambios. En esta pantalla se visualizan todos los tipos de documentos configurados en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Tipos de Documentos Contables.

• Buscar Documento: Control de búsqueda que permite consultar el tipo de documento especifico a abrir o cerrar en el periodo en consulta.
• Administrar Masivo: Lista desplegable que permite seleccionar la acciona realizar apertura o cierre a aplicar en la totalidad de documento en consulta.
• Código: Columna que indica el código, sigla o acrónimo, especifico de los tipos de documentos en consulta.
• Documento Contable: Columna que indica la descripción de cada uno de los tipos de documentos en consulta.
• Estado: Columna que permite efectuara la apertura o cierre individual, por cada tipo de documento en consulta.

En el evento de que, en un periodo a cerrar, se encuentren documentos pendientes por contabilizar, se genera una alerta de confirmación a fin de indicar si procede el cierre o no, la misma es informativa y no restringe el proceso, esta misma se visualizará cuando se trate del cierre por un tipo de documento especifico.

Eliminación de Periodos Contables

La eliminación de periodos podrá efectuarse en cualquier momento y sin restricciones, este proceso no elimina los registros contables del periodo y de igual manera el periodo podrá configurará nuevamente.

Historial

Adicional a la consulta de periodos contables, esta opción cuenta con un apartado que permite visualizar el historial de cambios efectuados en la definición de periodos contables, al hacer clic en el botón Historial, se habilita una ventana donde se puede evidenciar cada uno de los cambios que ha tenido la definición de periodos contables.

• Ficha Inicial/Final: Compuesto por dos casillas en formato dd/mm/aaaa que permite filtrar la consulta por la fecha en que se realizó la modificación al periodo contable en consulta.
• Tipo de Cambio: Lista desplegable que permite seleccionar la acciona realizada en el registro de periodos contables en consulta.
• Periodo: Columna que indica el periodo contable modificado.
• Tipo de Cambio: Columna que indica el tipo de acción efectuada para el periodo contable en consulta.
• Fecha de Cambio: Columna que indica la fecha en que se efectuó el ajuste efectuado al periodo en consulta.
• Usuario: Columna que indica el usuario que efectuó el ajuste efectuado al periodo en consulta.
• Estado: Columna que indica el estado de registro aplicado al periodo contable abierto/cerrado.