Proyectos ADPRO

Desde esta función se realiza el procedimiento de creación y edición de proyectos, este es el punto de partida para permitir el inicio de estructuración de presupuestos y posteriores acciones de planeación, control, gestión contractual y de abastecimiento e inventario en SINCO ADPRO.

Prerrequisitos creación de proyectos

• La descripción del proyecto no puede repetirse.

Funcionalidad creación de proyectos

En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que en ADPRO el maestro de proyectos es único para toda la empresa, siguiendo la ruta ADPRO /Mantenimiento/Proyecto/Proyectos. El sistema presenta en pantalla los registros creados y activa el proceso de edición y creación:

Campos de consulta

El maestro de proyectos presenta un panel central de consulta desde el cual se pueden realizar búsquedas del proyecto empleando diferentes recursos:

Proyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del proyecto, aparecerán para selección los registros relacionados para permitir una consulta puntual.

Sucursal: ingrese el código, la descripción o parte de la misma de la sucursal que se encuentra relacionada al proyecto que se desea consultar, aparecerán para selección los registros relacionados para permitir una consulta puntual.

Macroproyecto: ingrese el código, la descripción o parte de la misma del macroproyecto al que pertenece el proyecto. (La figura del macroproyecto permite agrupar varios proyectos y de esta forma permitir la consolidación de información en informes concretos a nivel de presupuesto y de control).

Estado: seleccione en este menú alguno de los estados aplicables a los proyectos: Inactivo, Presupuesto, Finalizado, En ejecución.

Clase de proyecto: ingrese la descripción o parte de la misma de la clase de proyecto empleada para la integración contable del proyecto que se desea consultar, aparecerán para selección los registros relacionados para permitir una consulta puntual.

Ver plantilla EDT: al activar este filtro de consulta el sistema presentará en pantalla solamente los proyectos que se encuentren configurados como plantillas EDT.

Creación de nuevos proyectos

Para activar la creación de un proyecto se debe oprimir el icono Nuevo proyecto y una vez aparezca el formulario para registro, el dato mínimo para que el sistema permita guardar el proyecto es el Nombre:

Tras definir el nombre del proyecto se debe guardar para dejar en firme el consecutivo del registro y de esta forma proseguir con el diligenciamiento de la información complementaria del proyecto y que se detalla a continuación.

Información general del proyecto

Nombre: en esta casilla se debe ingresar el nombre que identificará al proyecto en creación, este campo quedará bloqueado en el momento que se empiecen a generar movimientos de inversión en el proyecto.

Ciudad: esta casilla permite seleccionar la ciudad donde se encuentra ubicado el proyecto.

Dirección: esta casilla permite ingresar la dirección de donde se encuentra ubicado el proyecto.

Macroproyecto: seleccione en este menú el macroproyecto al que pertenece el proyecto. Esta opción se usa para agrupar diferentes proyectos.

Tipo: desde este campo es posible definir el proyecto bajo alguna de las siguientes tres alternativas: Ambos, ADPRO, Inmobiliaria:

Fijar Presupuesto: el campo de fijar presupuesto localizado en la ficha de edición del proyecto es un campo de solo lectura que no permite operación alguna (informativo), puesto que el proceso de fijar y desfijar presupuesto queda centralizado exclusivamente en la ruta ADPRO/Mantenimiento/Proyecto/Fijar presupuestos EDT.

Fecha de Elaboración: al momento de registrar un proyecto esta casilla mostrará la fecha en la que activa la creación, definiéndola como la fecha de elaboración del presupuesto del proyecto, pero si es necesario cambiar este dato ingrese la nueva fecha en formato dd/mm/aaaa.

Fecha de Inicio: al momento de registrar un proyecto esta casilla mostrará la fecha en la que se abre la página definiéndola como fecha de inicio, pero si es necesario establecer una fecha diferente ingrese está en formato dd/mm/aaaa.

Fecha de final: al momento de registrar un proyecto esta casilla mostrará la fecha en la que se abre la página definiéndola como fecha final del proyecto, pero si es necesario establecer una fecha diferente ingrese está en formato dd/mm/aaaa.

Estado: seleccione en este menú alguno de los estados aplicables a los proyectos: Inactivo, Presupuesto, Finalizado, En ejecución. Esencialmente el estado es un campo informativo sin embargo los proyectos definidos con estado Inactivo no podrán seleccionarse desde la opción ADPRO/Presupuestos/Selección de proyecto.

Administración: estos dos campos son esenciales el proceso de integración contable de ADPRO, ambos campos quedarán bloqueados en el momento que se empiecen a generar movimientos de inversión en el proyecto.

Plantilla EDT: al habilitar está marcación el proyecto quedará identificado cómo plantilla EDT, las plantillas son una herramienta que permite consolidar como empresa todo un repositorio o catálogo de diferentes estructuras presupuestales bien sea como respuesta a distintos sistemas de clasificación de la información o a diferentes tipos de presupuestos, cada una de estas plantillas se puede gestionar de forma independiente e incluso se puede definir el contenido unitario de cada una de las actividades contenidas en la misma, de esta forma la plantilla se convierte en un recurso para organizar la información que posteriormente podrá ser aplicada a los futuros proyectos (presupuestos ó estimaciones de costos) de SINCO ADPRO, los proyectos tipo plantilla aplican únicamente para procesos de presupuestos, son proyectos que no pueden ser enviados a ejecución desde la Elaboración de presupuestos EDT, por lo tanto sobre este tipo de proyectos no se adelantan labores operativas y de control.

+ Información del proyecto

Desde esta opción es posible consignar información complementaria del proyecto en aras de aportar un mayor conocimiento y trazabilidad sobre el mismo, los campos que aportan en posteriores procesos de generación de informes concretos de presupuestos son los referentes a las áreas y unidades a construir:

Unidad a Construir: desde este campo es posible seleccionar alguna de las unidades de medida disponibles para cuantificar y caracterizar las cantidades a construir y/o ejecutar en el proyecto (Metro cuadrado, Metro lineal, Kilometro, Unidad).

Cantidad a Construir: en esta casilla debe ingresar la cantidad de unidades a construir en el proyecto.

Área a Construir (m²): Ingrese en esta casilla el área en metros cuadrados que se destinará para la construcción del proyecto.

Área a Construida Final (m²): ingrese en esta casilla el área en metros cuadrados finalmente construidos en el proyecto.

Área a Vender (m²): esta casilla permite registrar el área en metros cuadrados, que será vendida.

Área Lote (m²): Esta casilla permite registrar el área en metros cuadrados del lote destinado para la construcción del proyecto.

Costo Prefactibilidad: esta casilla permite registrar como referencia el costo de prefactibilidad inicial del proyecto.

Iniciales: Esta casilla permite registrar como referencia de trazabilidad las iniciales y/o código aplicable para identificar el proyecto, es empleable por ejemplos en tipos de proyectos en que la empresa actúa como subcontratista o contratista principal.

N° Contrato: esta casilla permite registrar como referencia de trazabilidad las iniciales y/o número de contrato aplicable para identificar el proyecto, es empleable por ejemplos en tipos de proyectos en que la empresa actúa como subcontratista o contratista principal.

Cliente: esta casilla permite registrar como referencia de trazabilidad el nombre del cliente del proyecto, es empleable por ejemplos en tipos de proyectos en que la empresa actúa como subcontratista o contratista principal.

Centro de costos (Informativo): esta casilla permite registrar como referencia de trazabilidad las iniciales y/o número del centro de costo aplicable para identificar el proyecto, es empleable en fases iniciales de implementación de SINCO-ADPRO en la cual es habitual adelantar procesos de migración de información.

Inversionista: esta casilla permite registrar como referencia de trazabilidad el nombre del inversionista principal del proyecto.

Almacenista: ingrese en esta casilla el nombre de la persona que actuara como almacenista del proyecto, es decir la persona que se encargara de manejar los insumos usados en este.

Características: esta casilla permite consignar la descripción y características generales y particulares del proyecto.

% Configuración AIU del proyecto

Desde esta opción es posible adelantar la discriminación porcentual general y detallada de los porcentajes aplicables para establecer el AIU del proyecto, así mismo como el porcentaje de IVA aplicable al proyecto.

Configuración adicional del proyecto

Estas opciones solo se habilitan en proyectos existentes es decir que han cumplido con el proceso inicial de guardado y de asignación de consecutivos en el sistema, permiten parametrizaciones adicionales que inciden en procesos complementarios de ADPRO:

Configuración de propietario de la obra: este campo permite establecer o asignar un propietario al proyecto para efectos posteriores de facturación y provisión de actas de avance cliente.

Adjuntar archivos: este campo permite adjuntar archivos al proyecto (cada archivo puede tener como máximo un peso de 4 Megas, sin importar su formato) los archivos adjuntos de cada proyecto pueden ser consultados desde la opción ADPRO/Mantenimiento/Proyecto/Informe de adjuntos de proyecto. Extensiones permitidas para el manejo de adjuntos en ADPRO.

Configurar facturación de obra: desde este campo se deben configurar tres conceptos aplicables al proceso de facturación de avance en ADPRO, el primero de ellos la cuenta crédito de anticipos recibidos, el segúndo es el porcentaje de retención de garantía aplicable a las actas de avance cliente que se generen en el proyecto y el tercero es el tipo de negocio aplicable al proyecto para adelantar el proceso de facturación.

Campos adicionales proyecto

Auditoría edición de proyectos

La opción de auditoría solo se habilita en proyectos existentes es decir que han cumplido con el proceso inicial de guardado y de asignación de consecutivos en el sistema, permite auditar los cambios en las opciones de Proyecto y de + Información, en un lapso de tiempo determinado: