Compra de excedentes

Las compras excedentes hacen referencia a aquellos insumos que sobran de las obras y que al haber disponibilidad no requieren comprar una cantidad adicional.

Además, este proceso puede ser programado para ejecutarse automáticamente durante un periodo determinado sin intervención manual por parte del usuario. Esto puede ser especialmente útil para las empresas que desean optimizar sus procesos de compra y gestión de inventario.

Prerrequisito en la parametrización de compras excedentes

• Tener pedidos en estado aprobado
• Configuración de productos proveedor zona Productos proveedor

Funcionalidad en la parametrización de compras excedentes

Para llevar a cabo la parametrización de las compras de excedentes se debe ingresar a la ruta ADPRO/Almacén/Compras/Configuración/Parametrización compras vpn automáticas. Tras ingresar a la opción, el sistema presenta en pantalla:

Procedimiento en la parametrización de compras excedentes

Para realizar la parametrización de las compras excedentes se debe dar clic en:

Una vez ubicados en la pantalla se debe configurar el siguiente prerrequisito dependiendo la necesidad de la empresa:

• Valor mínimo de compra: digite un valor mínimo el cual se debe tener en cuenta para que el pedido aprobado sea parte de la generación de OC automática.

Ya una vez registrada la primera validación que el sistema debe hacer para filtrar los pedidos y llevar a cabo la compra, se debe también configurar parámetros de acuerdo con los pedidos ya seleccionados anteriormente:

• Zonas de aplicación: escriba la ciudad que se le relacionó al proyecto desde Asignación zonas proyecto para que el sistema la tenga en cuenta al momento de buscar el insumo y generar la compra.
• Inclusión de proveedores: relacione el proveedor que desea se tenga en cuenta para validar el pedido y llevar a cabo la OC (este debe estar previamente creado desde la opción de terceros en A&F).
• Exclusión de comentarios: ingrese un comentario el cual fue registrado en el pedido y que con base a este no quiere que se realice la compra automática.
• Exclusión de insumos: ingrese el Tipo de insumo o Descripción junto con el valor (descripción) del insumo que tenga un pedido y que no quiere que haga parte de la compra automática.

Una vez configurados los parámetros anteriores, el sistema permite llevar a cabo el proceso de compra con base a los pedidos ya seleccionados a partir de los siguientes pasos:

1. Generación de compras: a partir de esta selección, al usuario le es posible configurar el estado en que nace la OC, quiere decir; si se marcar Pre-Aprobar la OC queda lista para la Aprobación manual, pero si se marca la opción de Enviar; la OC queda Aprobada y se envía para realizar la compra automática sin necesidad de pasar por aprobaciones.

2. Edición de compras (Comparación cantidades PP): edita la OC de acuerdo con la cantidad registrada en el campo de Referencia en PPZ, es decir; si la cantidad en referencia es menor a la pedida, iguala la OC con la cantidad que hay en dicha casilla.
3. Cierre de compras (Total menor a valor mínimo): luego de la edición de la OC, el sistema verifica que el valor total de la misma no sea menor al mínimo configurado desde la parametrización.

4. Cambio de proveedor: cuando ya se tienen las OC generadas y validadas, el sistema cambia al proveedor que se tenga establecido por cada empresa. Lo que significa que se crea una OC a la misma empresa.

Finalmente, sobre esta opción es posible programar la ejecución de compras automáticas por un periodo determinado para que el sistema realice la compras sin la intervención manual por parte de un usuario. Este proceso se realiza dando clic sobre el ícono

Habilitándose la siguiente pantalla:

Si se marca la opción de Habilitado quiere decir que queda activo el proceso de ejecución de compras automáticas cada que llegue un pedido por compras de excedentes.

Esta ejecución se puede llevar a cabo semanalmente, de acuerdo al día y la hora seleccionada.