Compras regulares

Esta opción permite al usuario acelerar la generación masiva de compras en la empresa. Inicialmente, se excluyen los pedidos que no serán comprados al iniciar el proceso de compras automáticas. Este proceso incluye varios pasos y configuraciones:

Filtrado de pedidos: Los pedidos que cumplen ciertos criterios (como un valor mínimo de compra y un número mínimo de ofertas) son seleccionados para la generación automática de órdenes de compra.
Exclusiones: Se pueden configurar exclusiones para evitar que ciertos pedidos, insumos, proveedores o proyectos sean considerados en el proceso de compra automática.
Selección de proveedores: El sistema puede incluir proveedores con los que la empresa tiene un vínculo comercial directo y seleccionar al proveedor sugerido en función del precio más bajo.
Aprobación y envío de órdenes de compra: El usuario puede configurar el estado inicial de la orden de compra. Puede quedar lista para su aprobación manual o ser aprobada y enviada automáticamente al tercero.
Programación: El usuario puede programar la ejecución de compras automáticas por un periodo determinado, permitiendo que el sistema realice las compras sin intervención manual.

Prerrequisito en la parametrización de compras regulares

• Deben existir pedidos en estado aprobado..
• Se debe configurar los productos del proveedor en la zona de Productos del Proveedor. Productos proveedor.

Funcionalidad en la parametrización de compras regulares

Para realizar la parametrización de las compras regulares, se debe seguir la ruta ADPRO/Almacén/Compras/Configuración/Parametrización compras vpn automáticas. Al ingresar a esta opción, el sistema muestra la pantalla:

Procedimiento en la parametrización de compras regulares

Para realizar la parametrización de las compras regulares se debe dar clic en:

Una vez en la pantalla, se deben configurar los siguientes prerrequisitos según las necesidades de la empresa:

• Valor mínimo de compra: ingrese un valor mínimo que se debe tener en cuenta para que el pedido aprobado sea parte de la generación de OC automática.
• Ofertas mínimas: registre el número de ofertas (cotizaciones) que se deben tener en cuenta para ejecutar la compra automática.
• Usuario compra: ingrese el código del usuario de compra, el cual debe existir y estar activo.

Una vez registradas las primeras validaciones que el sistema debe hacer para filtrar los pedidos y llevar a cabo la compra, también se deben configurar las Exclusiones según los pedidos seleccionados anteriormente.

El sistema habilita los campos para ingresar las configuraciones haciendo clic sobre el tipo de exclusión :

• Exclusión de comentario: ingrese un comentario que fue registrado en el pedido y que, basándose en este, no desea que se realice la compra automática.
• Exclusión de insumos: ingrese el (Tipo de insumo o Descripción) junto con el valor del insumo que tenga un pedido y que no quiere que haga parte de la compra automática.
• Exclusión de proveedores: ingrese el proveedor que no desea tener en cuenta para ejecutar la compra aunque cumpla con las anteriores exclusiones.
• Exclusión de proyectos: ingrese el código o la descripción del proyecto que tenga pedidos y sobre los cuales no desea tener en cuenta para llevar a cabo la compra automática.

Una vez configuradas las exclusiones de pedidos, el sistema permite llevar a cabo el proceso de compra con base a los pedidos ya seleccionados y que a su vez cumplen con los parámetros requeridos, a partir de los siguientes pasos:

1. Proveedores negociados directos (mejor oferta): permite incluir proveedores con los que se tenga un vínculo comercial directo y, en caso de ser sugerido como el de menor valor, no valida si se cumple con el número mínimo de ofertas.

2. Proveedor sugerido: el sistema valida el proveedor sugerido desde productos proveedor zona y lleva a cabo la OC.

Además, como se muestra en pantalla y a partir de la selección, es posible para el usuario configurar el estado inicial de la OC; es decir, si se marca Pre-Aprobar la OC queda lista para la Aprobación manual, pero si se marca la opción de Enviar, la OC queda Aprobada y se envía al tercero al finalizar el proceso de compra automática.

Finalmente, sobre esta opción es posible programar la ejecución de compras automáticas por un periodo determinado para que el sistema realice las compras sin la intervención manual por parte de un usuario. Este proceso se realiza dando clic sobre el ícono

Habilitándose la siguiente pantalla:

Si se marca la opción de Habilitado quiere decir que queda activo el proceso de ejecución de compras automáticas cada que llegue un pedido por compras regulares.

Esta ejecución se puede llevar a cabo semanalmente, de acuerdo al día y la hora seleccionada.