Conciliación - gastos bancarios

Esta opcion permite generar el registro contable de las partidas del extracto identificadas como gastos bancarios, para posteriomente ser conciliados los movimientos de forma automática o manual, teniendo en cuenta que estas partidas no fueron cruzadas automáticamente al momento de cagar el archivo (.txt).

Casillas de Búsqueda

• Banco: Lista Desplegable que permite filtrar el banco por el cual se cargó el extracto bancario. Este campo es obligatorio.
• Cuenta Banco: Lista desplegable que permite para filtrar la información por la cuenta bancaria del extracto cargado. Este campo es obligatorio.
• Periodo: Lista desplegable para indicar el periodo cargado del extracto bancario. Este campo es obligatorio.
• Concepto: Lista desplegable para indica el concepto de gasto bancario específico.
• Conciliación: Lista desplegable para indicar que partidas del extracto bancario a conciliar son automáticas o manuales.
  • Automático: Muestra los gastos bancarios marcados como automáticos, para ser seleccionado de manera masiva o individual, con los cuales se generará el documento contable. El documento quedará contabilizado y se registrará el proceso de conciliación automática con la partida del extracto pendiente por cruzar.
  • Manual: Muestra los gastos bancarios marcados como manuales, para ser seleccionados de manera masiva o individual, con los cuales se generará el documento contable. El documento quedará contabilizado, para posteriormente ser cruzado manualmente con la partida del extracto pendiente por cruzar.

Consultar Información

Una vez se han definido los filtros de búsqueda presione el botón consultar para visualizar la información en la pantalla; haga clic sobre los íconos correspondientes para ver las opciones de impresión o para exportar el informe a un archivo de Excel.

Detalle del Informe

• Línea: Columna que indica la ubicación de la partida del extracto bancario.
• Banco: Columna que indica el nombre de la entidad financiera sobre la partida del extracto listado.
• Concepto: Columna que indica el concepto del gasto bancario configurado y asociado a la partida.
• Periodo: Columna que indica el periodo al que corresponde la partida del extracto bancario.
• Cuenta Banco: Columna que indica el número de la cuenta bancaria de la partida del extracto listado.
• Débito: Columna que indica el movimiento débito encontrado en la partida del extracto bancario.
• Crédito: Columna que indica el movimiento crédito encontrado en la partida del extracto bancario.
• Generar Conciliación: Columna que permite seleccionar de manera masiva o individual que movimientos del extracto bancario correspondientes a los gastos bancarios que requiere generar un registro contable y luego conciliación automática o manual.
• Tercero: Control de búsqueda para ingresar el tercero para el registro del documento contable. Este control de búsqueda permite seleccionar un tercero. Se encuentra compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el NIT, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Por defecto se asigna el NIT de la empresa de sesión en los movimientos contables, en caso de dejar vacío.
• Centro de Costos: Control de búsqueda que para ingresar el centro de costos para el registro del documento contable. Para encontrar un centro de costos debe digitar el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio para su registro del documento.

Almacenamiento

Una vez seleccionada las partidas del extracto el sistema genera un documento contable de gasto y otro de ingreso para cada una de las conciliaciones (Automática o Manual).

Detalle Documentos Generados

Posteriormente al hacer clic en Generar, el sistema muestra un breve resumen sobre el resultado que se ejecutó

• Documento: Columna que indica el tipo y número de documento generado, para ver el detalle del documento debe dar clic sobre el número en color azul.
• Descripción: Columna que indica el proceso realizado sobre las partidas seleccionadas.
• Contabilizado: Columna que indica si el documento quedo contabilizado (SI/NO).
• Resultado: Columna que solo se visualiza para la conciliación automática, indica las líneas que fueron conciliadas de manera automática.

Afectación Contable

• El movimiento contable siempre va a afectar a la cuenta configurada (Ruta: A&F/Tesorería/Conciliación Bancaria/Configuración/Gastos Bancario), la cual será débito si la partida del extracto bancario es débito y crédito si la partida del extracto es crédito.
• La contrapartida del movimiento es la cuenta contable configurada a la cuenta bancaria (Ruta: A&F/Tesorería/Configuración/Cuentas Banco).
• Si la cuenta contable configurada en la Ruta: A&F/Tesorería/Conciliación Bancaria/Configuración/Gastos Bancario, requiere base; esta se calculará de acuerdo con el porcentaje configurado para la cuenta de la siguiente manera: Vr. Base = Vr. Gasto / % Configurado Cuenta.
• El concepto o descripción del movimiento contable traerá el Concepto del Gasto Bancario.
• El documento contable quedará generado con la moneda conciliación definida para la cuenta bancaria. Esta configuración se realiza en la ruta A&F/Tesorería/Configuración/Cuentas Banco. Esta funcionalidad se activa con la actualización del boletín AYF - 061 Conciliación Bancaria En Moneda Extranjera.
• El documento queda generado con fecha del último día del periodo seleccionado.
• Si el documento se genera en moneda extranjera la tasa de cambio para el último día del periodo seleccionado debe estar previamente configurada, de no estar configurada tomará la última tasa asociada en el sistema. Si cuenta con la actualización del boletín AYF - 037 Modificación De La TRM Al Día Que Se Está Realizando La Transacción, el sistema no permite generar el documento si la tasa de cambio no se encuentra configurada para el último día del periodo seleccionado.