Configuración de Reembolsables

Formatos para reembolsables

Por medio de esta opción es posible administrar los formatos para de generación de reembolsables permitiendo su consulta, creación, modificación y eliminación, así como realizar la configuración contable de las columnas a visualizar y tipos de documentos a partir de los cuales se generará el registro de reembolsables.

Registro Nuevo Formato

• Crear Formato: Pulse este botón para efectuar la parametrización de un nuevo formato de reembolsables, inicialmente será necesario registrar una descripción o nombre del formato, junto con la configuración del libro o grupo de libros a partir del cual efectúa la consulta de información.

Casillas de Configuración

• Nombre de Formato: Campo de texto alfanumérico que permite ingresar el nombre o descripción del nuevo formato a registrar.
• Grupo de Libros: Lista desplegable que permite seleccionar un libro o grupo de libros específicos para la consulta de información correspondiente a los movimientos de cuentas contables asociada al libro apretinado. Este campo visualizará el libro por defecto asignado al perfil del usuario de consulta, permitiendo su modificación.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Guardar a fin de almacenar la configuración del concepto de cuentas por pagar, por defecto se visualizará una alerta informativa indicando que existen formatos pendientes por configurarles las secciones de Tipos de documentos y Columnas, efectuada esta configuración en la totalidad de formatos, esta alerta dejará de visualizarse.

Editar Formato

• Editar Formato: Para modificar la parametrización de nombre de formato y grupo de libros, haga clic en el icono Editar formato, ingrese los nuevos registros a modificar y confirme la operación, en el evento en que el formato de reembolsables posea columnas con cuentas contables asociadas, el grupo de libros no será modificable por lo cual en caso de requerir ajustarlo, deberá efectuar la eliminación de cada una de las cuentas parametrizadas para cada columna; los formatos que posean lotes de reembolsables generados no podrán ser modificados en su configuración.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro para la actualización del concepto debe presionar el botón Guardar a fin de almacenar la configuración del formato de reembolsable configurado.

Eliminar Formato

• Eliminar Formato: Para eliminar un formato de reembolsables, haga clic en el icono Eliminar Formato y confirme la operación. Esta acción no es reversible y solo podrá aplicarse en aquellos formatos sin configuración de columnas, cuentas y tipos de documentos; los formatos que posean lotes de reembolsables generados no podrán ser eliminados.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Eliminar a fin de confirmar esta acción.

Copiar Formato

• Copiar Formato: Para copiar la configuración de tipos de documentos, columnas y detalle de cuentas contables de un formato de reembolsables, haga clic en el icono Copiar Formato, posteriormente se habilitará una ventana emergente en la cual podrá ingresar el nombre con el cual quedara registrado el nuevo formato. Esta acción podrá efectuarse en cualquier formato.

Almacenamiento

Luego de diligenciar el nombre del formato a copiar debe presionar el botón Guardar a fin de almacenar la configuración del formato de reembolsable copiado.

Vista Previa

• Vista Previa: Para obtener una previsualización del formato impreso de reembolsables a partir de las configuraciones efectuadas, haga clic en el icono Vista Previa, posteriormente se habilitará una ventana emergente con el detalle de la vista previa del formato de carácter informativo y no contendrá detalle de movimientos. Esta acción podrá efectuarse en cualquier formato.

Registro Tipos de Documentos

• Tipos de Documentos: Haga clic en la descripción Tipos de Documentos para seleccionar los tipos de documentos a incluir en el registro de lotes reembolsables.
• Tipo de Documento Contable: Control de búsqueda que permite seleccionar el tipo de documento a configurar para incluir en el registro de lotes de reembolsables. Para encontrar documento digite el código/abreviación, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Una vez seleccionado el tipo de documento requerido, este se almacenara en forma automática en la configuración del formato. Este campo es obligatorio y es requerido efectuar esta parametrización por cada formato a registrar.

• Eliminar: Para eliminar un documento previamente registrado, haga clic en el icono de quitar y confirme la operación.

Configurar Columnas

• Agregar columna: Pulse este botón para efectuar la parametrización de una nueva columna a visualizar en el formato de reembolsables, inicialmente será necesario registrar una descripción o nombre de la columna.

Casillas Agregar Columnas

• Nombre de la Columna: Campo de texto alfanumérico que permite ingresar el nombre o descripción de la nueva columna a registrar.
• Calcula Total: Marque esta casilla para que al momento de generar un formato de reembolsable, la columna configurada efectué la sumatoria de registros en el caso de ser requerido.
• Estado Columna: Marque esta casilla para que al momento de generar un formato de reembolsable, la columna configurada sea visualizada, de lo contrario la misma aun si posee registros no aparecerá para efectos de consulta.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Guardar a fin de almacenar la configuración de la columna parametrizada.

Registro Configuración de Columnas

• Agregar configuración: Pulse este botón para efectuar la configuración de rangos de cuentas contables, formula y documentos a aplicar; a partir de las cuales se tomaran los movimientos contables a visualizar en la generación de registros de reemplazables.

Casillas Configuración Columnas

• Valor Total: Esta columna se visualizará siempre por defeco ya que corresponde la sumatoria del total de cada una de las columnas parametrizadas en el formato.
  cCuenta Contable Inicial/Final:** Control de búsqueda que permite definir el rango de cuentas contables a partir del cual se tomaran los registros de movimientos para su visualización en la columna parametrizada en el formato de reembolsable. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y es necesario seleccionar una de las cuentas contables mostradas en la lista, las cuentas contable disponibles dependerán enteramente del libro o grupo de libros asociado para el formato.
• Formula: Lista desplegable que permite seleccionar la formula a aplicar para el cálculo de la información visualizada en la columna parametrizada, las opciones disponibles son:
  • DB: Solo valores débito
  • CR: Solo valores crédito
  • DB-CR: Diferencia entre los valores (débito – crédito)
  • CR-DB: Diferencia entre los valores (crédito – débito)
• Documentos Aplicados: Lista desplegable que permite seleccionar los documentos a aplicar para el cálculo de la información visualizada en la columna parametrizada, las opciones disponibles corresponden a los documentos configurados en la opción Tipos de Documentos del formato.
• Modificar: Para modificar el rango de cuentas o parametrización de formula y tipos de documentos a aplicar, haga clic en el icono de editar configuración, ingrese los nuevos registros a modificar y confirme la operación.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el botón Guardar a fin de almacenar la configuración contable de la columna parametrizada.

• Eliminar Configuración: Para eliminar un documento previamente registrado, haga clic en el icono de eliminar configuración y confirme la operación.
• Eliminar Columna: Para eliminar una columna, haga clic en la descripción Eliminar Columna y confirme la operación. Sin embargo es necesario que previamente se haya efectuado la eliminación de la totalidad de rangos de cuentas configuradas para la misma.

Centro de costos para reembolsables

En esta opción se podrá definir y administrar los centros de costo para la generación de reembolsables, permitiendo configurar las características por cada centro de costo. Adicionalmente permite ingresar los saldos iniciales para cada uno de los reembolsables.

Casillas de configuración

Para agregar o crear un Centro de costo debe dar clic en el botón + Configurar nuevo.

Se agregará una fila para ingresar los datos del centro de costo a configurar:

• Centro de costos: Autocompletar que permite definir el centro de costos al cual se le generará los reembolsables, este campo solo permite configurar centro de costos auxiliares en estado activo. No es posible configurar más de una vez un centro de costos. Campo obligatorio.

• Tipo: Lista desplegable que permite definir el tipo de reembolsable que se asociará al centro de costos. Campo obligatorio.

• Periodicidad: Lista desplegable que permite definir la periodicidad con la que se generará los reembolsables para el centro de costo. Campo obligatorio.

• Formato: Lista desplegable que permite indicar cual será el formato con el que se generarán los reembolsables para el centro de costo. En la lista se muestran los formatos configurados en opción A&F/Contabilidad/Reembolsables/Configuración de Reembolsables-Formatos. Campo obligatorio.

• Lote Inicial: Campo de texto numérico que permite indicar el consecutivo desde el cual se generará el lote para el centro de costo. Campo obligatorio.

• Saldos iniciales: Una vez creado el centro de costo, se habilita la palabra Sin Configurar, al hacer clic sobre esta se abre la siguiente ventana de configuración:

  

  • Por reembolsable: Permite definir un saldo inicial general al reembolsable, este valor será tomado como referencia para el total acumulado del reembolsable.
  • Por Columna: Permite definir un saldo inicial para cada una de las columnas del formato del reembolsable. Se debe seleccionar una columna que será tomada como referencia para el total acumulado del reembolsable.

• Editar: Al hacer clic en el icono se habilitan los campos para editar la configuración realizada al centro de costo seleccionado. Es posible editar los campos Tipo, Periodicidad, Formato y Lote inicial.
  

• Eliminar: Haga clic sobre el icono para eliminar la configuración de un centro de costo. No es posible eliminar centro de costos que cuenten con lotes generados.

Casillas de búsqueda

• Buscar un centro de costos: Autocompletar que permite filtrar un centro de costos especifico auxiliar o maestro a consultar. Para encontrar un centro de costos digite el nombre, código o parte de estos en la casilla de texto y las coincidencias se irán mostrando en pantalla.
• Filtrar:
  
• Tipo: Casillas de selección que permiten filtrar la consulta por un tipo de reembolsable específico.
• Periodicidad: Casillas de selección que permiten filtrar la consulta por una periodicidad de reembolsable específica.
• Formato reembolsable: Lista desplegable que permite filtrar la consulta por un formato de reembolsable específico.
• Estado de saldo inicial: Casillas de selección que permiten filtrar la consulta por el estado de configuración de los saldos iniciales del reembolsable.

Cuentas para generar extracto

Esta opción permite realizar la parametrización de las cuentas contables asociadas a la generación del documento de registro (EX) de los lotes de reembolsables aprobados. La configuración se realiza por cada uno de los tipos de reembolsables configurados en la opción: A&F/Contabilidad/Reembolsables/Formatos para reembolsables.

Casillas de configuración

Si la cuenta contable no se encuentra configurada el sistema indicará Sin configurar y al dar clic se abrirá una ventana para configurar la cuenta contable.

• Cuenta contable: Control que permite buscar por el nombre o código de la cuenta contable a configurar. Campo obligatorio.

Si desea editar la cuenta contable haga clic sobre el icono editar.

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Reembolsables