Configuración de cuentas de envío para notificaciones de SINCO ERP

Requisitos mínimos para correcto funcionamiento de las cuentas de correo

El presente Manual tiene como finalidad brindar indicaciones y observaciones especiales para que los clientes de Sincosoft puedan configurar sus cuentas de correo sobre el ERP y validar su funcionamiento desde el mismo.

Es recomendado que cada Cliente, utilice cuentas de correo electrónico propias para el envío de notificaciones a través del ERP.

El proveedor de cuenta de correo puede ser Yahoo, Gmail, Sendgrid, Hotmail o el que el cliente desee para su envió. Pero es de vital importancia que el cliente en compañía de su proveedor de servicios de correo electrónico, valide que dicha cuenta de correo cuente con los siguientes requisitos mínimos:

1. La cuenta de correo debe ser de uso exclusivo del ERP, y su codificación por cuenta del Servicio Web y Servidor de Correos debe ser UTF-8.

2. La cuenta debe permitir en su configuración de Seguridad el uso de Aplicaciones Externas para acceder a la cuenta.

3. La cuenta de correo debe estar excluida de listas anti-spam por cuenta del cliente y del Servidor Perimetral.

4. Se debe contar con los datos mínimos de configuración de la cuenta de correo, como lo es el Servidor SMTP del servidor de correos, usuario, claves y puertos de acceso.

5. La cuentas de correos convencionales o genéricas tienen restricciones, como el envío 30 correos máximo por minuto o límites de envío diario, debe verificar si para su negocio es suficiente, de lo contrario debe consultar con su proveedor sobre cuentas que permitan envíos masivos.

Configuración de las cuentas de correos

Para realizar la configuración de las cuentas de correo ingrese a la ruta Configuración/sistema/notificaciones/configuración de cuentas de envío, el sistema listará todas las cuentas de correo registradas para el envío de correo en su empresa.

Para crear una nueva cuenta de correo de clic en el botón 'Agregar' donde se habilitará un modal solicitando una serie de información requerida con la cual permitirá registrar una nueva cuenta de correo.

• Descripción: Dato requerido tipo texto que permite al usuario asociar una descripción a la cuenta de correo para identificarla dentro de SINCO ERP.

• Nombre a mostrar: Dato requerido tipo texto que indica el nombre del correo, tenga en cuenta que este dato será visualizado como el nombre del remitente cuando llegue una notificación.

• Cuenta: Dato requerido tipo email donde se indica la dirección de correo de la cuenta que se utilizará para la entrada y salida de correos.

• Servidor SMTP: Dato requerido tipo texto el cual debe contener los datos del servidor SMTP que suministre su proveedor de servicio de correo electrónico,por ejemplo, outlook.office365.com, smtp.gmail.com, smtp.dominiocliente.com.

• Puerto: Dato requerido tipo numérico el cual debe contener el número del puerto que está disponible para el envío de correos electrónicos mediante clientes o aplicaciones ajenas. Esta información es suministrada por su proveedor de servicio de correo electrónico. Entre los más utilizados están el puerto 587 con conexión SSL y el puerto 25 sin conexión SSL.

• Check requiere conexión cifrada SSL: Se debe seleccionar cuando la cuenta de correo configurada cuenta con un protocolo de seguridad que protege la comunicación en internet. Este dato debe ser entregado por el proveedor de correo electrónico.

• Check tiene restricciones de envío: Aplica para las cuentas que presentan alguna restricción, como por ejemplo un límite de envío de correos diario, límite de destinatarios por mensaje enviado o por día. El link visualizado abajo del Check son ejemplos de restricciones presentadas por una cuenta de gmail.

• Nombre de usuario (Autenticación): Dato requerido tipo texto o email, dependiendo de la información suministrada por el proveedor de correo electrónico, indique el nombre de la cuenta de correo que se utilizará por ejemplo: notificacionerp123@gmail.com.

• Contraseña (Autenticación): Dato alfanumérico donde se indica la clave que se encuentra asociada a la cuenta de correo electrónico que se está configurando. Tenga presente que este campo en la mayoría de casos es necesario, eso depende de su proveedor de servicio de correos.

• Correo para verificación: Dato requerido tipo email en el cual se debe ingresar un correo electrónico activo y en uso, puesto que al momento de guardar la cuenta el sistema envía un correo de prueba para verificar si esta quedó correctamente configurada.

• Check habilitar configuración de correos enviados: Se debe seleccionar si se desea que la cuenta de correo confirme a través de un correo electrónico retornado a la bandeja de entrada la entrega o no entrega de los correos enviados con la cuenta como emisora.

• Check activar cuenta: Se debe seleccionar para indicarle al sistema que la cuenta se encuentra activa y disponible para ser utilizada dentro de SINCO ERP.

Para finalizar el proceso de creación de la cuenta de correo de clic en , al realizar dicha acción el sistema intentará enviar un correo de prueba al email ingresado en el correo de verificación. Si todos los datos ingresados en la cuenta son correctos el sistema notificará que la cuenta fue creada correctamente.

Correo de verificación

Una vez se guarde la cuenta de correo correctamente el sistema realiza el envío de un correo, el cual tendrá como asunto “Prueba envío correo”, el nombre que se visualizará en el remitente será el registrado en el campo “Nombre a mostrar”. Recuerde que si este correo llega a la bandeja de entrada quiere decir que la cuenta se creó o actualizó correctamente y es funcional para generar envío de correos.

Errores por los cuales no es posible crear una cuenta de correo

En caso tal de que al realizar el registro de la cuenta, la contraseña no esté escrita correctamente o el check de requiere conexión segura SSL no se encuentre activo, el sistema no guardará la cuenta de correo y visualizará el siguiente error:

Para el caso en que el servidor SMTP este mal escrito el sistema notificará con el siguiente error:

Tenga presente que el sistema valida el correcto funcionamiento cuando se está creando en estado activo, cuando se está realizando un cambio sobre una cuenta en estado activo, o cuando se desea activar una cuenta antes inactiva.

Historial de cambios

En el informe donde se visualizan todas las cuentas de correo creadas en la columna de acciones existe un icono el cual permite consultar el historial de cambios generados sobre una cuenta de correo en especifico.

Al seleccionar el icono de historial, el sistema abrirá un modal el cual visualiza la fecha, hora, acción y usuario que realizó la acción.

Al dar clic sobre cada uno de los items del listado el sistema consultará el campo que se afectó con el cambio, el valor antiguo y el valor nuevo.

Eliminar cuentas de correos

El sistema sólo permite eliminar cuentas de correo que no contengan asociados correos ya enviados dentro del ERP, es decir, una cuenta que ya se encuentre en uso.

Para eliminar una cuenta de correo de clic sobre el icono ubicado en la columna de acciones, el sistema solicitará la confirmación, de clic en aceptar.

Correo de notificación cuando el sistema inactiva una cuenta

Cada vez que el sistema encuentre fallas sobre el envío de notificaciones se realizará la inactivación de la cuentas de correos que presenten los inconvenientes. Cada vez que se inactive una cuenta de correo el sistema automaticamente realizará el envío de un correo a todos aquellos usuarios que tengan acceso a la opción de configuración de cuentas de envío.