Configuración de maestros

En esta opción es posible parametrizar la información correspondiente a ciertos términos clave utilizados en el registro del accidente y su investigación, así como nuevos tipos de evento para el registro de seguimientos al estado de salud y el registro de actividades y lugares utilizados en la programación de actividades.

Gestión del trabajador

Accidentalidad

Parametrización inicial

Ubíquese en la pestaña correspondiente al tipo de dato que desea registrar y haga clic en el botón Nuevo. Diligencie el campo y finalice haciendo clic en el botón Agregar registro.

Dentro de este maestro de configuraciones en cualquiera de sus pestañas, podrá inactivar un ítem, editar o eliminar:

• Tipos de accidente: En este maestro se deben registrar los datos que se mostrarán dentro de la lista del campo tipo de accidente de trabajo al momento de registrar el accidente.

• Sitios empresa: En este maestro se deben registrar los datos que se mostrarán dentro de la lista del campo sitio del accidente al momento de registrar el accidente.

• Tipos de lesión: En este maestro se deben registrar los datos que se mostrarán dentro de la lista del campo tipo de lesión al momento de registrar el accidente.

• Mecanismos de accidente: En este maestro se deben registrar los datos que se mostrarán dentro de la lista del campo mecanismo o forma del accidente al momento de registrar el accidente.

Configuración para la investigación

• Tipos de atención: En este maestro se deben registrar los datos que se mostrarán dentro de la lista del campo tipo de atención al momento de realizar la investigación del accidente.

• Tipo estándares de cumplimiento: En este maestro se deben registrar los datos que se mostrarán dentro de la lista del campo falla en el cumplimiento de estándares adecuados al momento de realizar la investigación del accidente.

• Tipos de causados: En este maestro se deben registrar los datos que se mostrarán dentro de la lista del campo causado a al momento de realizar la investigación del accidente.

• Metodología de la investigación: En este maestro se deben parametrizar las metodologías de investigación del accidente.

Para el caso de las metodologías de investigación haga clic en el ícono de acciones para visualizar las opciones de editar y eliminar respectivamente.

Para registrar el detalle de la metodología haga clic en la flecha del costado derecho correspondiente a la metodología que desea parametrizar.

Hecho esto, se visualizarán nuevos campos, haga clic en el botón Nuevo.

Diligencie los campos y finalice haciendo clic en el botón Agregar registro.

Estado de salud

Configuración de eventos

Haga clic en el botón** Nuevo**. Diligencie los campos y finalice haciendo clic en el botón Agregar registro.

Dentro de este maestro de configuraciones podrá inactivar un ítem, editar o eliminar:

• Configuración eventos: En este maestro se deben registrar los tipos de evento (diferentes a incapacidades, enfermedades laborales, accidentes de trabajo y exámenes y vacunas) sobre los cuales desee realizar seguimiento al estado de salud.

Actividades

Configuración de actividades

Ubíquese en la pestaña correspondiente al tipo de dato que desea registrar y haga clic en el botón Nuevo. Diligencie los campos y finalice haciendo clic en el botón Agregar registro.

Dentro de este maestro de configuraciones en cualquiera de sus pestañas, podrá inactivar un ítem, editar o eliminar:

• Actividades: En este maestro es posible registrar actividades diferentes a las asignadas a un programa o perfil de cargo. Aquellas actividades que irían asignadas a un trabajador en donde su ejecución se haría una única vez y no es necesario referenciarlas en los documentos antes mencionados

• Lugares: En este maestro es posible registrar aquellos lugares que irán asignados a la ejecución de una actividad.

Riesgos

Configuración de peligros

Fuentes de riesgos

Para registrar una nueva fuente, se debe dar clic en nuevo, luego registrar el nombre en el campo en blanco y hacer clic en el botón Agregar registro:

Una vez cuente con la fuente deseada, se debe realizar la configuración de los controles correspondientes a la fuente, el medio y la persona, haciendo clic en el botón nuevo el cual se encuentra dentro de la fuente, esto lo debe hacer por cada control si le aplican a la fuente seleccionada.

se procede entonces a registrar los controles correspondientes a la fuente y se hace clic en el botón Guardar:

Después de identificada la fuente debe enlazarla a un peligro:

Tenga presente que el peligro ya debe estar creado en el maestro de peligros para poder agregar la relación:

Clasificación de peligros

Para registrar una nueva clasificación del peligro, se debe dar clic en nuevo, luego registrar el nombre en el campo en blanco y hacer clic en el botón agregar registro:

Posterior a la creación podrá relacionar el peligro con la fuente o el efecto:

Relación con fuente
Seleccione la fuente que previamente ya debió crear y de clic en agregar registro:

Relación con fuente
Seleccione la fuente que previamente ya debió crear y de clic en agregar registro:

Efectos de riesgo

Para registrar un nuevo efecto, se debe dar clic en nuevo, luego registrar el nombre en el campo en blanco y hacer clic en el botón agregar registro:

Posterior a la creación podrá relacionar el efecto con el peligro:

Simulacros

Para dar un mayor alcance a los simulacros gestionados por cada empresa, es posible a través de los maestros de configuración parametrizar la información de acuerdo la necesidad de registro de la información. Aquí se podrá identificar la siguiente información:

Equipos

En el evento en que se requiera crear un nuevo equipo solo debe dar clic en el botón de crear equipo. Inicialmente debe dar el nombre del equipo:

Tipo de simulacro

De acuerdo con los diferentes tipos de simulacros que puedan existir y que apliquen a la empresa, aquí se podrán identificar esos tipos para hacer uso dentro del formulario de configuración y ejecución

Recursos

Inicialmente el maestro de recursos puede estar vacío por lo que debe dar clic en crear recurso para identificar sus recursos.Allí debe identificar el nombre del recurso y asignarlo a una categoría:

La categoría a la que asigne el recurso le permitirá asignarlo al momento de enlistar sus recursos.

Preguntas

Para crear una pregunta requiere saber qué tipo de resultado espera y a qué tipo de simulacro quiere asignar la pregunta, por ejemplo:

Las opciones para tener en cuenta de acuerdo con el tipo de resultado son:

• Repuesta corta: Opción de respuesta breve, un texto corto o un resultado limite.

• Única opción: Variable de respuesta única a seleccionar de acuerdo con un listado de opciones

• Múltiples opciones: Varias opciones de respuesta a seleccionar de acuerdo con un listado de opciones

• Fechas y hora: Opción de respuesta de acuerdo con un calendario y un registro de horario determinado

• Descripción y cantidad: Opción que permite relacionar la cantidad de un resultado

• Cantidad: Variable que permite identificar un dato número en especifico

• Adjuntar archivo: Opción de respuesta para cargar documentos, imágenes u otro tipo de archivos

Las opciones para tener en cuenta de acuerdo con el tipo de simulacro dependerán directamente al maestro de tipos de simulacros que usted como usuario puede llegar a configurar:

Tenga en cuenta que al momento de crear una pregunta podrá identificarla a más de un tipo de simulacro para poder hacer uso de ella:

Una vez identifique o cree una nueva pregunta recuerde dar clic en Guardar:

Tarea

Recuerde identificar en qué momento serán utilizadas las tareas, en el antes o el después del simulacro.

Para relacionar una tarea debe dar clic en el icono Agregar tarea. Redacte la descripción de la tarea y luego en el icono Guardar:

Puede visualizar, activar o eliminar tareas ya creadas de otros simulacros

Importaciones

Importación empleados

Esta opción permite realizar el registro masivo de los trabajadores a través de un archivo Excel estándar, siendo éste una plantilla de migración de información. A continuación, se relacionan los pasos a seguir para realizar el respectivo registro:

En el menú de importaciones, ubicado en el costado izquierdo de la opción configuración de maestros, se debe seleccionar el botón exportar plantilla.

Una vez seleccionado el archivo, el sistema habilitará un archivo descargable en formato Excel. También habilitará una opción para subir la plantilla correspondiente, y en el momento en que ésta se encuentre totalmente diligenciada ahí debe hacer el cargue.

Diligenciamiento de la plantilla

Una vez descargado y guardado el archivo en su computador, efectúe el diligenciamiento del mismo, teniendo en cuenta las recomendaciones que se describirán a continuación:

1. En la pestaña de trabajadores diligencie los datos de identificación, así:

• Tipo Identificación: CC, TI, CE
• Numero Identificación: Sin puntos y comas.
• Nombres: Procure no dejar espacios al inicio del primer nombre o al final del último nombre
• Apellidos: Procure no dejar espacios al inicio del primer Apellido o al final del último Apellido
• Fecha Nacimiento: conserve el formato día/mes/año
• Id Ciudad: Este dato lo debe extraer del menú de ciudades de la configuración del ERP
• Dirección: Registre toda la dirección de contacto, con edificio, interior, torre apartamento, casa. Según sea el caso.
• Barrio: Nombre del sector donde está ubicada la dirección de residencia
• Genero: M para masculino, F para femenino
• Teléfono Celular: Numero celular sin prefijo del área
• Teléfono Fijo: Numero de contacto fijo sin prefijo del área
• Id Nomina: Numero identificador de otra base de datos, por ejemplo, bitakora
• RH: Letra + espacio + signo, ejemplo: O +

2. En la pestaña de contratos registre la información de la siguiente manera:

• Numero Identificación: Sin puntos y comas
• Fecha Ingreso: conserve el formato día/mes/año
• Fecha Retiro: conserve el formato día/mes/año
• IdContratista: este dato lo debe sacar del mismo Excel en la pestaña contratistas la columna ID
• IdSubContratista: este dato lo debe sacar del mismo Excel en la pestaña subcontratistas la columna ID
• IdTipoContrato: este dato lo debe sacar del mismo Excel en la pestaña tiposContrato la columna ID
• Codigo EPS: este dato lo debe sacar del mismo Excel en la pestaña adm.Salud la columna codigo
• Codigo Pensión: este dato lo debe sacar del mismo Excel en la pestaña adm.pension la columna codigo
• Codigo Centro Trabajo: este dato lo debe sacar del mismo Excel en la pestaña centrostrabajo la columna ID
• Codigo ARL: este dato lo debe sacar del mismo Excel en la pestaña adm.ARL la columna codigo
• Codigo Cargo: este dato lo debe sacar del mismo Excel en la pestaña Cargos la columna ID

Registre la información correspondiente en cada uno de los campos de la plantilla, teniendo en cuenta los criterios de diligenciamiento mencionados anteriormente en el punto 1 y 2.

Importación de la plantilla

Una vez realizado el diligenciamiento de la plantilla, ingrese nuevamente a la opción menú de importaciones, ubicado en el costado izquierdo de la opción configuración de maestros, allí debe seleccionar el botón subir plantilla.

Busque en su ordenador el Excel registrado:

Al dar clic en Abrir la herramienta valida la información diligenciada y carga la información a la ficha del trabajador:

Configuración general

Creación de centros de trabajo

Esta opción le permite realizar la creación de un nuevo centro de trabajo, a la vez que consultar aquellos que ya se encuentran creados.

Para realizar la creación de un centro de trabajo, se deben diligenciar los datos que a parecen al dar clic en el botón crear nuevo

Para completar el proceso de creación del centro de trabajo se debe hacer clic en el botón Guardar.

Elementos de trabajo

Tipos de elementos

Esta opción le permite realizar la creación de tipos de elementos de trabajo, a la vez que consultar aquellos que ya se encuentran creados.

Para realizar la creación de un tipo de elemento, se deben diligenciar los datos que a parecen al dar clic en el botón Crear nuevo:

Para completar el proceso de creación se debe hacer clic en el botón Agregar registro.