Configuración del flujo programado de correspondencia

Una vez creado el tipo de correspondencia (entrante, interna o comunicados internos), se podrá crear o editar el flujo programado diseñado para este tipo. Para consultar el flujo, basta con hacer clic en el ícono , que corresponde a la opción de 'Edición de flujo programado' y se encuentra en la columna de Acciones dentro del informe de tipos de correspondencia.

Para iniciar con el proceso de diseño, dentro de la ventana se encontrará el paso cero (0) del flujo, que hace referencia al inicio o radicación del documento. Este paso no es editable en cuanto a detalle; de ser necesario, solo se podrá modificar la asignación de descriptores por el tipo de documento radicado.

Para la creación de nuevos pasos para el flujo, se debe hacer clic en el ícono , ubicado en la parte superior derecha del modal, el cual agregará una nueva actividad o paso.

De no requerir ese paso, se podrá eliminar al hacer clic en el icono de eliminar , ubicado en la parte superior derecha del detalle de la nueva actividad.

Actividades

Las actividades son las acciones o tareas que los usuarios deben realizar en el sistema. Estas pueden ser creadas, editadas o eliminadas mediante el ícono ubicado en la parte superior derecha de la ventana del flujo. Al hacer clic en dicho ícono, se abrirá un nuevo modal denominado 'Actividades'.
Las actividades, debido a su carácter genérico, pueden ser utilizadas en cualquier tipo de correspondencia. Sin embargo, si el tiempo de duración de la actividad cambia en función del tipo de correspondencia, será necesario crear una nueva actividad para evitar modificar los flujos ya configurados.

Datos para crear actividad:

Descripción: Nombre que se dará a la actividad que realizarán los usuarios en el sistema.
Días de duración: Cantidad de días hábiles (mínimo 1) que tendrán los usuarios para ejecutar, rechazar o cancelar la actividad de un flujo programado; sobre el cual, a partir del vencimiento, generará notificación de actividades vencidas.

Cargos

Se recomienda crear cargos genéricos para facilitar la asignación de diferentes usuarios del sistema en la ejecución de actividades. Al igual que con las actividades, es posible crear, editar o eliminar cargos que se asignarán al flujo. Esta gestión puede realizarse mediante la opción ubicada en la parte superior derecha de la ventana de diseño, a través del ícono .

Usuarios Por Cargos

Al acceder a la ruta SGD/CONFIGURACIÓN/CORRESPONDENCIA/FLUJOS/USUARIOS POR CARGOS, se abrirá un informe en el cual se podrán consultar los usuarios asignados a los diferentes cargos. Para asignar un usuario a un cargo, se debe hacer clic en el botón Nuevo. Esto abrirá un modal titulado "Creación de cargos por usuario", en el que se deberá seleccionar:

Nombre del cargo: Corresponde al cargo identificado desde el flujo programado, sobre el cual se configurarán los usuarios que podrán ejecutar la actividad pendiente en el sistema.
Usuario: En este campo, se podrán buscar los usuarios que serán asignados al cargo. Es importante tener en cuenta que solo se podrán configurar usuarios activos de SINCO ERP; si la persona que ejecutará la actividad no es usuario, no podrá ser asociado al cargo.
Cargo por empresa: Al activar esta configuración el sistema tomará la asignación del usuario para toda la empresa, es decir, que podrá ser seleccionado el usuario desde cualquier sucursal.
Sucursal: Al seleccionar una sucursal se le indica al sistema que el usuario solo podrá ser asignado a actividades cuando el usuario de sesión se encuentre logueado en dicha sucursal.
Prioridad: A través de este campo, se le indicará al sistema la prioridad del usuario para ser asignado a las actividades. Cabe destacar que, en el selector de usuarios de las actividades, el listado se organiza primero de manera alfabética y, posteriormente, por la prioridad asignada.
Disponible: A través de este check se le indica al sistema si el usuario esta disponible para poder asignarle actividades pendientes.

Para finalizar la configuración, se debe hacer clic en guardar. bEl sistema listará en el informe a los usuarios asignados a cada cargo, agrupados por esta categoría, los cuales se podrán editar (activar o desactivar) para la ejecución de actividades.

Para realizar alguna modificación sobre la asignación del cargo, esto se podrá realizar a través de la columna editar .

El sistema desplegará de nuevo la ventana de creación de cargos por usuario. Al marcar o desmarcar la casilla disponible , se habilitará o deshabilitará el usuario para ser seleccionado en la asignación de actividades de un flujo programado.

Detalle del Paso

Para configurar un el detalle de los pasos, se debe realizar clic sobre la actividad agregada, donde se desplegarán diferentes etapas para la configuración del paso, permitiendo definir las acciones que se realizarán o estarán habilitadas durante la ejecución de los pasos del flujo.

Descripción del paso

Al hacer clic sobre la sección de descripción del paso, el sistema desplegará la posibilidad de configurar los siguientes campos:

Actividad: Corresponden a las actividades previamente configuradas, y será la que el usuario ejecute en este paso.
Cargo: Corresponde al cargo que realizará la actividad en mención.
Observaciones: Esta casilla de texto permite registrar información adicional referente a la ejecución del paso.
Autorizado por: A través de este campo se podrá asignar un cargo, para que al momento de la ejecución de la actividad se despliegue el campo autorizado por y permita seleccionarle un dato.

Vínculos

La opción de vínculos tiene como objetivo facilitar el acceso a otras funciones del SINCO ERP o a diferentes sitios web, directamente desde la ejecución de la actividad pendiente.

Estándar: Corresponde a la integración con SINCO ADPRO para realizar la asociación de documentos ADPRO desde SINCO SGD. El estándar se denomina Asociación de actas y entradas.

Menú ERP: Esta opción permite configurar vínculos a cualquier menú del SINCO ERP. Es importante destacar que esta integración con SINCO SGD no implica la ejecución automática de actividades. El vínculo solo podrá ser utilizado si el usuario en sesión cuenta con los permisos necesarios para acceder al menú configurado.

Externo: Se puede registrar una URL externa que se requiera en el paso del flujo programado, por ejemplo, www.sinco.com.co.

Opciones

A través de esta sección es posible definir el comportamiento requerido para el paso durante la ejecución de la actividad.

1. Paso activo: Permite la ejecución del paso y generación de la actividad.
2. Ejecutar paso por cargo: Habilitar esta opción le indica al sistema que la actividad aparecerá como pendiente para todos los usuarios asignados al cargo; sin embargo, cuando un usuario complete la actividad, ésta desaparecerá del buzón de todos.
3. Permite cancelar: Da la posibilidad al usuario de terminar el flujo de correspondencia, sin completar los pasos posteriores.
4. Requiere digitalizar: En el paso en el cual se marque esta casilla, no permitirá la finalización de la actividad hasta tanto no se digitalice algún documento anexo de la correspondencia; siempre y cuando éste no haya sido digitalizado en el registro inicial de la correspondencia.
5. Bloquea descriptores: permite bloquear los descriptores en los pasos siguientes al paso en que se indique. En caso de marcar Bloquear descriptores, siendo éstos obligatorios y que no hayan sido diligenciados, se tendrá que realizar la modificación en el flujo para cambiar la marca, pues no se podrán ejecutar en un paso anterior.
6. Habilitar aceptación o rechazo: A través de esta opción será posible indicarle al sistema que en la ejecución del paso se enviará el estado de aceptación o rechazo ante la DIAN de un documento electrónico.
7. Ejecución automática: A través de este selector se le puede indicar al sistema que el paso se ejecutará de forma automática teniendo en cuenta lo siguiente:
   1. GENERAR_CP_AUTORIZADA: Al seleccionar esta opción se le indica al sistema que la actividad se debe ejecutar cuando la CP relacionada se encuentre en el estado "Autorizado".
   2. GENERAR_C_EGRESO: Al seleccionar esta opción se le indica al sistema que la actividad se debe ejecutar cuando tenga un CE relacionado.
   3. GENERAR_CTA_CRUCE: Al seleccionar esta opción se le indica al sistema que la actividad se debe ejecutar cuando tenga una cuenta de cruce relacionada a la correspondencia.
   4. GENERAR_DOC_CONTABLE: Al seleccionar esta opción se le indica al sistema que la actividad se debe ejecutar cuando tenga relacionada la correspondencia un documento contable se encuentre en el estado "contabilizado".

Notificaciones

El sistema permite indicar si se desea enviar notificaciones registradas al tipo de correspondencia, según el evento por paso del flujo de correspondencia requerido.

Descriptores

Cada una de las actividades configuradas en el flujo programado cuenta con un campo de descriptores, el cual permite mover o adicionar información tanto en el paso (0) o radicado, como en algún otro paso del flujo.

Relaciones:

A medida que se agregan los diferentes pasos al flujo, el sistema los relacionará mediante flechas que indican el orden de ejecución. Cuando la flecha apunta de izquierda a derecha, indica que es el siguiente paso en el flujo; en cambio, cuando la flecha apunta de derecha a izquierda, señala que es posible retroceder a la actividad anterior.