Configuración Formatos

Esta opción permite crear los formatos que serán enviados desde varias opciones o procesos de SINCO CBR, como:

Envíos Masivos

Envío masivo de campañas, son los formatos que se crean para ser enviados a compradores o visitantes desde la opción de [CBR/CRM/Segmentación Clientes Envío Campañas]

Envíos Automáticos

Envío notificaciones tramites, formato que se envía al cliente comprador cuando se ha cumplido un tramite. La vinculación entre el formato y el tramite se realiza desde el maestro de tramites

• Confirmación de ventas, formato que se envía de manera automática cuando se ha realizado una confirmación de venta. El formato debe ser configurado para cada macroproyecto, en caso de confirmar una venta en un proyecto cuyo macro no tenga formato configurado la venta se realiza de todas formas.
• Registro de visitas, formato que se envía de manera automática cuando se ha realizado el registro de una visita desde la aplicación. El formato debe ser configurado para cada macroproyecto, en caso de registrar una visita en un proyecto cuyo macro no tenga formato configurado la visita se realiza de todas formas.
• Cambio Asesor en Visita. Desde la opción de Reasignación de Seguimientos se envía un correo al visitante informandole que tiene un nuevo asesor para su proceso

Posventas

• Visita programada, formato que se envía al tercero registrado como encargado al momento de programar una solicitud de posventa para su revisión
• Visita reprogramada, formato que se envía al encargado registrado en la posventa cuando se debe reprogramar la visita de revisión
• Actividades Programadas, formato que se envía al tercero registrado como encargado cuando se programan las actividades relacionadas con la solución de la posventa
• Actividades reprogramadas, formato que se envía al encargado cuando se han reprogramado actividades de solución de la posventa
• Solicitud Finalizada, cuando se finaliza la reparación locativa se envía este correo al tercero registrado como encargado

Envíos periódicos

Son formatos que se envían cada que se cumple una fecha determinada como por ejemplo:
* Día del padre o de la madre
* Día de la mujer
* Cumpleaños
* Año nuevo
* Aniversario de entrega

Prerrequisitos Configuración Formatos

• El usuario debe tener habilitada la opcion

Funcionalidad Configuración Formatos

Usando el selector "Tipo de Formato" se ubica el tipo que se quiere configurar

Una vez seleccionado el tipo de formato aparecen cuadros adicionales que varían de acuerdo a cada tipo; para el ejemplo vamos a crear un formato de “Envío Masivo de Campañas”. En el cuadro de “Formatos Actuales” se observa el listado de formatos creados, y un botón llamado "Crear", cuando se hace clic en ese botón aparece el campo "Nombre Formato" allí se escribe el nombre con el cual se va a reconocer el formato y aparece el cuadro del editor

Guardar el formato

En cualquier momento después de haber colocado la descripción del formato se puede dar clic en el botón “guardar formato”, se recomienda guardar frecuentemente para evitar perdidas de información debido a problemas de la internet

Insertar variables

El editor tiene una barra de herramientas en la cual se encuentra el icono desplegable de “Seleccione Variable” al hacer clic aparece el listado de variables que se encuentran disponibles para usar

Se debe hacer clic sobre la variable que se quiere usar, al hacerlo se muestra el código de la variable

Se sigue escribiendo el texto y se van insertando las variables correspondientes

Insertar una imagen

Cuando se da clic en el icono “imagen” aparece un cuadro con el cual se ubica y se selecciona el archivo gráfico a usar, cuando se ha insertado se observa dentro del texto

Al hacer clic sobre la imagen insertada aparece un menú propio de la imagen que permite administrar características.

Es importante tener en cuenta que para eliminar una imagen insertada debe hacerse con el icono de dicho menú

Insertar un hipervínculo

Es posible enviar en el formato hipervínculos, para ello se hace clic en el icono “enlace”

Al hacer clic aparece un cuadro en el cual se escribe la dirección (URL) del enlace, en el primer campo se puede escribir un texto que será mostrado al remitente, Para finalizar se da clic en Insertar un enlace

Aparece en el formato el texto que se colocó en caso de no colocar texto aparecerá directamente la dirección

Ayuda del editor

Al hacer clic en el icono de “?” aparece la ayuda propia del editor.

Dar formato al texto

El editor trae una barra de herramientas propia cuyo funcionamiento es similar a la de un editor de texto como Word.

Una vez se ha terminado la configuración del formato queda listo para usar según el tipo seleccionado

Administración de los formatos

El editor de formatos tiene algunas características que permiten manejar la actualización y mantenimiento de los formatos

Copiar Formatos

Dado que en ocasiones el formato que se maneja para las comunicaciones es muy similar entre los diferentes macros se tiene la opción de realizar la copia de un formato a varios macros; de esta manera se logra uniformidad y agilidad en la creación de los formatos. Se debe tener en cuenta que solo se pueden formatos que ya estén guardados y que el tipo de formato se maneje a nivel de macroproyecto (Por ejemplo, Registro de visitas o confirmación de venta), En el siguiente video se explica como se realiza la copia

Inactivar Formatos
Esta funcionalidad hace que los formatos viejos o desactualizados dejen de ser usados siempre y cuando tengan marcado el check de inactivar. Solo se puede hacer para los formatos que no se trabajan a nivel de macroproyecto

En caso de querer inactivar un formato que se usa para notificar el cumplimiento de un tramite primero se debe desvincular del maestro de tramites