Configuraciones generales

Ingresando a la ruta del menú F&C > Emisión > Configuración, podrá realizar toda la parametrización del submódulo de Emisión como, homologación de cuentas contables, administración de resoluciones de facturación, configuración de datos propios del proveedor tecnológico, auditoría de cambios, configuración de código postal y correo electrónico, ejecución del proceso de habilitación ante la DIAN y configuración de los usuarios del sistema que serán notificados de los eventos en los procesos automáticos.

Cuentas Contables

El proceso de Emisión Electrónica se basa en copiar y homologar la información contable y fiscal de los terceros a los cuales se generan Facturas de venta, Documentos soporte y Notas crédito. Para que se traslade la información correctamente a la plataforma de la DIAN, se debe realizar una configuración contable con el fin de que el sistema identifique como debe homologar los valores registrados dentro del documento contable, como lo son Ingresos o Gastos, Impuestos y Retenciones, así mismo, podrá definir que valores enviar a la DIAN y al adquiriente del documento.

Cada vez que se ejecute la sincronización de los documentos, el sistema realizará una validación de las cuentas contables usadas en estos y las agregará al maestro que podrá encontrar en la ruta del menú F&C > Emisión > Configuración ficha Cuentas contables.

El sistema realizará una primera asignación de uno de los tipos que se listan a continuación, con los cuales se efectuará la homologación de los valores del documento, basándose en la distribución de cuentas contables según el PUC.

Si en el proceso de sincronización no es posible identificar la contabilización de las cuentas, el sistema indicará al usuario en el resultado de la sincronización, que existen cuentas contables pendientes por configurar y al ingresar al maestro, podrá visualizar las cuentas que no cuenten con tipo asignado de la siguiente manera. Deberá tener en cuenta que esta configuración se realiza en base a los documentos tipo Factura de venta y Documentos soporte.

Para realizar la asignación de tipo deberá hacer clic sobre la tarjeta, se mostrarán dos campos con listas de selección, en el primero campo indicará el tipo para homologar y en el segundo campo deberá seleccionar si la cuenta estará activa o inactiva en el proceso de Emisión Electrónica. En caso de quedar inactiva el sistema no homologará ni enviará los valores registrados en esta cuenta contable, por lo tanto, no se visualizará en la representación gráfica ni en el XML.

Este maestro contará con una sección de filtros con los cuales podrá consultar las cuentas contables por Tipo, Estado y Naturaleza, también un botón que le permitirá exportar un informe con las cuentas configuradas en este.

Debido a que los tipos y cuentas contables manejados para Documento soporte son diferentes a los de Factura de venta, esta opción contará con una pestaña adicional que le permitirá realizar la configuración contable para los Documentos soporte.

Así mismo, contará con una sección la cual le permitirá inactivar de forma masiva las cuentas contables según el tipo asignado.

Autorización de resoluciones

Desde esta opción podrá consultar las resoluciones de facturación registradas en el ERP, configurar las claves técnicas de las resoluciones y las llaves externas del proveedor tecnológico Saphety, tanto para Facturas de venta como para Notas crédito.

Deberá ingresar en la ruta del menú F&C > Emisión > Configuración ficha Autorización de resoluciones, donde el sistema por defecto listará las resoluciones de facturación activas.

El informe contará con once columnas con información de los registros:

• ID: Número interno asignado por el sistema al momento de registrar la resolución de facturación.
• Nombre Empresa: Empresa en la cual se encuentra registrada la resolución de facturación.
• Tipo documento: Tipo de documento contable al que se ha asociado la resolución de facturación.
• Descripción: Texto con información más relevante de la resolución de facturación, como lo es el número de formulario, el rango de consecutivos y la fecha final de vigencia.
• Número de autorización: Número de formulario de la resolución de facturación.
• Estado: Pueden presentarse tres estados, Activa, Cerrada y Futura.
• Vigencia: Rango de fechas de vigencia de la resolución de facturación.
• Numeración: Rango de consecutivos autorizados en la resolución de facturación.
• Prefijo: Prefijo autorizado para la generación de facturas.
• Clave técnica: Dato generado por la DIAN el cual puede ser consultado al proveedor tecnológico.
• Llave externa proveedor: Dato alfanumérico generado por el proveedor Saphety en la creación de series de facturación.

Para filtrar la búsqueda del informe deberá hacer clic sobre el botón Filtros de búsqueda que se encontrará en la parte superior izquierda de la opción, se abrirá un modal con ocho filtros.

• Clase de documentos: Factura o Nota crédito.
• Tipo documento: Tipo de documento contable al cual se encuentra asociada la resolución de facturación.
• Estado: Si la resolución se encuentra Activa, Cerrada o Futura.
• Prefijo: Prefijo con el cual se encuentra configurada la resolución de facturación.
• Fecha inicial: Inicio de vigencia de la resolución de facturación.
• Fecha final: Término de vigencia de la resolución de facturación.
• Consecutivo inicial: Consecutivo inicial de la resolución de facturación.
• Consecutivo final: Consecutivo final de la resolución de facturación.

En la parte inferior del modal encontrará dos botones Limpiar filtros y Buscar, al hacer clic sobre el primer botón el sistema eliminará la información registrada en los filtros, dejando los datos por defecto y al hacer clic sobre el botón Buscar, el sistema refrescará el informe teniendo en cuenta lo seleccionado en los filtros.

Desde este informe podrá realizar la modificación de los campos Número de autorización, Prefijo, Clave técnica y Llave externa proveedor, al digitar los datos en los campos correspondientes y hacer clic en el botón Guardar.

Tipos de conceptos módulo ABR

Este maestro aplicará para la configuración contable del módulo Sinco ABR, esta se deberá realizar ingresando a la ruta del menú F&C > Emisión > Configuración ficha Tipos de conceptos módulo ABR, asignando un tipo al concepto de facturación usado en los modelos de negocio de dicho módulo, con el cual se realizará la homologación de los valores.

Auditoría de cambios

Esta auditoría le permitirá consultar los cambios realizados en las opciones Autorización de resoluciones, Maestro de cuentas contables, Información adicional de terceros, Sucursales, Tipos de conceptos módulo ABR, Usuarios notificados en eventos del sistema y Configuraciones DIAN.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Emisión > Configuración ficha Auditoría de cambios, podrá visualizar la sección de filtros donde podrá personalizar la consulta de los registros. Al seleccionar los filtros obligatorios deberá hacer clic sobre el botón Consultar, el informe contará con nueve columnas de información.

• ID: Número asignado por el sistema con al momento de realizar el cambio.
• Categoría: Opción desde la cual se realizó el cambio.
• Identificador: Cuenta contable, tercero, sucursal, etc. a la cual se realizó la modificación.
• Campo: Campo modificado.
• Valor anterior: Valor antes del cambio
• Valor nuevo: Valor después del cambio.
• Usuario: Usuario del ERP que realizó la modificación.
• Fecha modificación: Fecha y hora en la cual se realizó la modificación.
• Observaciones: Nombre de la tabla que fue modificada por base de datos o si la acción se realizó por página.

Sucursales

Ingresando a la ruta del menú F&C > Emisión > Configuración ficha Sucursales, podrá configurar los datos de correo electrónico y código postal, para cada una de las sucursales creadas como administrativas. Según especificaciones de la DIAN el correo electrónico a configurar deberá ser el que la empresa destine para recepción de documentos electrónicos.

Los datos que se mostrarán en esta opción serán consultados directamente desde la ruta del menú Configuración > Mantenimiento > Sucursales, por lo tanto, si requiere realizar modificaciones a la información de la sucursal deberá ingresar a la misma.

Usuarios notificados en eventos del sistema

Desde esta opción podrá realizar el registro de los usuarios a los cuales el sistema enviará notificaciones por correo electrónico, en caso de que se presenten inconsistencias en los procesos automáticos del módulo.

Al ingresar a la opción F&C > Emisión > Configuración ficha Usuarios notificados en eventos del sistema, deberá hacer clic sobre el botón Registrar nuevo usuario, allí se mostrará un modal donde deberá seleccionar el usuario y el proceso el cual requiere que sea notificado.

Configuración de modos de operación

Para realizar el envío de documentos electrónicos a la plataforma Facturando Electrónicamente de la DIAN es necesario realizar el registro del modo de operación Software Propio, con esto se indica a esta entidad que se realizará este proceso mediante una funcionalidad en la cual no interviene un proveedor tecnológico.

Ingresando en la plataforma de la DIAN Habilitación, deberá ingresar a la ficha Participante y en la lista de opciones que se desplegará seleccionar Facturador.

Se mostrarán datos de la empresa como nombre, razón social, correo para recepción de facturas, entre otros, para registra un nuevo modo de operación deberá hacer clic sobre el botón Configurar modo de operación.

Posterior a esto se mostrarán los modos de operación configurados hasta el momento, en la parte superior al hacer clic sobre el campo Seleccione el modo de operación, se desplegará una lista en la que podrá visualizar los tres modos de operación que pueden ser utilizados actualmente, Software gratuito, Software propio y Software de un proveedor tecnológico.

En ese caso se deberá seleccionar el modo Software propio, a continuación, se habilitarán los campos Nombre del software y Pin del SW, allí deberá digitar los datos requeridos, recomendamos para el nombre del software manejar la estructura ERP_NOMBREEMPRESA ejemplo: ERP_SINCOSOFT y para el pin asignar 12345, por último, deberá hacer clic sobre el botón Adicionar.

Este se mostrará en la sección de Listado de modos de operación asociados donde contará con el estado “En proceso”, el cual pasará a “Aceptado” después de haber cumplido exitosamente el proceso de Habilitación ante la DIAN.

Configuraciones DIAN

El proceso de comunicación web con la DIAN exige una serie de datos como parte de la verificación y enlace necesarios para certificar y acreditar una solicitud, documento o evento a una empresa o entidad legal. Estos datos son necesarios y obligatorios en la emisión de solicitudes hacia la DIAN y son utilizados en cada una de ellas.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Emisión > Configuración ficha Configuraciones DIAN podrá realizar la gestión relacionada a Certificados digitales, así como el Software PIN y Software Id.

Cada ficha contará con campos en los cuales deberá ingresar la información requerida para proceder con el proceso de habilitación ante la DIAN y el registro de eventos de los documentos electrónicos. Los datos de Software Id y Software Pin deberán copiarse y pegarse exactamente como se encuentran registrados en la plataforma de habilitación de la DIAN, con esto podrá evitar inconsistencias por diferencias en los datos que ocasionarían rechazos por parte de la DIAN.

Para cargar el certificado digital deberá hacer clic sobre el botón Cargar certificado, que se encontrará en la parte inferior de la tarjeta, el certificado deberá estar almacenado en el equipo del usuario que estará realizando el proceso o en una carpeta compartida a la cual deberá tener acceso. La opción no contará con restricción en la extensión del certificado digital, sin embargo, por lo general esta puede ser .p12 o .pfx, después de cargar el certificado se habilitará un campo de texto donde deberá digitar la contraseña o clave del certificado digital y por último hacer clic sobre el botón Guardar. Luego de que el sistema haya procesado el certificado se mostrará un recuadro donde podrá visualizar los datos de vigencia, emisión y la entidad que emitió el certificado digital.

Habilitación ante la DIAN

La DIAN exige que la solución de Facturación Electrónica escogida por la empresa o entidad legal haya pasado por el proceso de habilitación, el cual certifica que dicha solución conoce y genera correctamente la estructura de documentos especificada a través del anexo técnico vigente, para que pueda emitir documentos, solicitudes o eventos electrónicos.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración ficha Habilitación ante la DIAN, podrá visualizar tres pasos para ejecutar el envío del paquete de documentos, estos se habilitarán en cuanto se configuren los datos de Software ID, Software Pin y certificado digital, en caso de no tener estos datos registrados no podrá continuar con el proceso.

En el primer paso deberá verificar que los datos del emisor sean correctos, esta información será consultada directamente desde la ruta del menú A&F > Cuentas por pagar > Registro terceros, por lo tanto, cualquier modificación deberá realizarse desde la misma. Después de validar los datos deberá hacer clic sobe el botón Siguiente.

En el segundo paso se encontrarán los datos de la resolución de pruebas autorizada por la DIAN, por defecto, la opción completará los datos correspondientes a la resolución de habilitación bajo la cual serán emitidos los documentos, dando la posibilidad de editar los mismos en caso de que alguno de ellos sea distinto a los sugeridos por la aplicación, deberá realizar el registro del dato TestSetId en el campo Set de pruebas (TestSetId) en el ERP, para continuar con el proceso de envío de documentos a la plataforma de la DIAN deberá hacer clic sobre el botón Enviar documentos a la DIAN. Por último, el sistema procederá a enviar los documentos y esperará la respuesta por parte de la DIAN, sobre el resultado del procesamiento de los datos, esto puede tardar un tiempo, en cuanto culmine este proceso se mostrará en pantalla el resultado de la validación.