Configuraciones generales

Matrícula de sucursales

Desde esta opción podrá registrar las diferentes sucursales del negocio inmobiliario con las que cuenta la compañía.

Deberá configurar como mínimo una sucursal, para realizar la configuración deberá ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Matrícula de sucursales, allí se visualizará una barra de búsqueda en la cual podrá seleccionar los filtros disponibles para personalizar la consulta de las sucursales ya registradas.

Para registrar una nueva sucursal deberá hacer clic sobre el botón Agregar sucursal, se abrirá un modal que le va a permitir registrar la información requerida.

• Sucursal: Deberá seleccionar la sucursal registrada previamente en el ERP.
• Abreviatura: Registre una abreviatura para la sucursal de máximo cinco caracteres.
• Regional: Seleccione la regional a la cual se encuentra asociada la sucursal escogida anteriormente.
• Sucursal administrativa: Seleccione la sucursal administrativa para la sucursal escogida anteriormente.
• Maneja caja: Marque la casilla solo cuando la sucursal escogida anteriormente reciba pagos directos en sus oficinas.
• Tarifas: Seleccione la regional que tomara para aplicar las tarifas a la sucursal que está registrando.
• Días de validez de estudio de crédito: No es necesario su diligenciamiento.
• Permite inmuebles de servicio venta: Casilla que se deberá activar cuando la sucursal que se está registrando maneje inmuebles en venta.

En caso de necesitar realizar una asignación de municipios a la sucursal, lo podrá realizar sin salir de la opción, a través del enlace Agregar en la columna Municipios. Al hacer clic en este enlace, se abrirá un modal que le permitirá seleccionar el municipio.

Sucursales para consulta por usuario

Desde esta opción podrá consultar los usuarios del módulo Sinco ABR.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Sucursales para consulta por usuario, se visualizará una sección de filtros donde podrá seleccionar un usuario o una sucursal en específico para consultar.

En la columna Usuarios encontrará una casilla donde podrá digitar el nombre o código del usuario y presionar tab en el teclado, para seleccionar el colaborador que requiera. En el campo de la columna Sucursales podrá seleccionar la sucursal a la cual tendrá acceso el usuario, si va a tener acceso a más de una sucursal realice el mismo procedimiento para cada una de ellas.

En caso de requerir descartar un registro, encontrará habilitada la columna Eliminar, donde deberá seleccionar el registro y hacer clic sobre el botón Guardar para completar la acción.

Matricula de colaboradores

Desde esta opción podrá registrar y asignar roles a los usuarios del módulo Sinco ABR.

Al ingresa a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Matricula de colaboradores, encontrará la sección de filtros con la que se podrá personalizar la consulta de los registros.

En la parte inferior, en la columna Colaborador, encontrará una casilla donde podrá digitar el nombre o código del usuario y presionar tab en el teclado, para seleccionar el colaborador que requiera. En la siguiente columna, deberá seleccionar la sucursal a la cual va a estar asignado el usuario. A continuación, deberá seleccionar los roles que tendrá asignados.

Los roles que podrá asignar a los usuarios son los siguientes:

• Invent.: Rol para los usuarios (inventaristas) a los cuales se les va a crear una cita, para verificar las condiciones físicas del inmueble en la terminación del contrato de arrendamiento.
• Serv. P.: Este rol le permitirá tener acceso a la opción de modificación de arrendamientos y todas sus respectivas fichas.
• Opera.: Este rol le permitirá únicamente consultar la información de la opción de modificación de arrendamientos.
• Renov.: Este rol le permitirá tener acceso a la opción de modificación de arrendamientos y todas sus respectivas fichas.
• AdminPH: Este rol le permitirá tener acceso a la opción de modificación de arrendamientos y todas sus respectivas fichas.
• Cuenta cliente: Este rol le permitirá tener acceso a la opción de modificación de arrendamientos y todas sus respectivas fichas.
• Super admin.: Este rol le permitirá tener acceso a la opción de modificación de arrendamientos y todas sus respectivas fichas.
• Genera volante: Podrá generar volante de recaudo para la liquidación inicial y en el proceso de la terminación de contrato.
• Genera factura: Podrá generar factura para la liquidación inicial y en el proceso de la terminación de contrato.
• Eliminar seguimientos: Acción que le permitirá suprimir un seguimiento registrado previamente.
• Eliminar: Mediante esta casilla podrá suprimir un colaborador de este reporte.

Por último, se deberá hacer clic sobre el botón Guardar para completar el proceso de registro.

Configuración de tarifas

Desde esta opción podrá realizar la configuración de las tarifas que aplican para la facturación de los ingresos de la compañía, así mismo, la tarifa facturada al propietario por concepto de póliza de aseguradora o afianzadora.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Configuración de tarifas, en el campo Descripción deberá registrar la regional y hacer clic sobre el botón Guardar.

El campo Exige pago Estudio crédito, se deberá activar solo cuando la compañía maneja seguro interno y realiza el cobro al arrendatario por el estudio de crédito, es decir, que no maneja los contratos a través de aseguradora o afianzadora.

A continuación, deberá ingresar al enlace Detalles, con el cual se abrirá un modal que contendrá nueve campos, al terminar el diligenciamiento deberá hacer clic sobre el botón Guardar.

• Tarifa mínima: Registre en este campo el valor de la tarifa mínima cobrada de manera recurrente a los propietarios por la administración del contrato.
• Corretaje/colocación: Digite el porcentaje que se cobrará por única vez a los propietarios en caso de que manejen este modelo de negocio.
• Transacción bancaria: Registre el valor que se facturará de manera recurrente al propietario por este concepto. Cuando existe más de un propietario afectado tributario este valor se divide de acuerdo al porcentaje de afectación tributaria.
• Tarifa sobre canon: Digite el porcentaje que se cobrará de manera recurrente a los propietarios por la administración del contrato. Se toma como base el valor del canon + valor de cuota de administración.
• Correspondencia domiciliaria: Registre el valor que se facturará de manera recurrente al arrendatario por este concepto.
• Póliza a las aseguradoras: Digite el porcentaje que se facturará de manera recurrente al propietario por concepto de seguro o póliza de la aseguradora o afianzadora. Se toma como base el valor del canon + valor de cuota de administración.
• Cobro de seguros: Registre el valor del seguro adicional a facturar al propietario, el cual se facturará por única vez y se cobrará en la liquidación inicial.
• Derechos de contrato: Digite el porcentaje que se facturará al arrendatario, el cual se efectuará por única vez y se cobrará en la liquidación inicial.
• Comisión de compraventa: Registre el porcentaje que se cobrará por única vez a los propietarios en caso de que manejen este modelo de negocio.

Registro de aseguradoras

Esta configuración le permitirá registrar las diferentes compañías aseguradoras o afianzadoras que respaldarán el contrato de arrendamiento, así mismo, si maneja garantía directa también deberá crear la empresa como una aseguradora.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Registro de aseguradoras, deberá hacer clic en el botón Agregar aseguradora, allí se abrirá un modal para registrar la información requerida.

• Tercero: Digitar y seleccionar el nombre de la compañía aseguradora o afianzadora, la cual deberá estar registrada como tercero en el ERP.
• Interno: Este campo se utiliza cuando la compañía maneja seguro interno, es decir, asume el riesgo sobre el seguro del contrato de arrendamiento.
• Cruza saldos: Marque esta columna si la aseguradora o afianzadora cruza saldos de las primas con los siniestros.

Para modificar una aseguradora o afianzadora, deberá hacer clic sobre el icono en la columna Editar, se abrirá un modal donde podrá crear una forma de pago, editar información y eliminar la aseguradora, si esta aún no ha sido asociada a un contrato.

Desde este modal también podrá registra una nueva forma de pago, haciendo clic sobre el botón Crear forma de pago, allí se abrirá un nuevo modal que le permitirá realizar el registro correspondiente y guardar los cambios, enseguida, deberá hacer clic sobre el icono de actualizar al final del campo Forma de pago y desplegar la lista para seleccionar un registro.

Registro de tarifas por aseguradoras

Si la compañía maneja garantía interna y realiza el cobro por el estudio de crédito de la solicitud de arrendamiento, podrá configurar el porcentaje a cobrar para el estudio de crédito a los diferentes rangos de valor de canon, lo cual podrá realizar ingresando a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Registro de tarifas por aseguradoras, al hacer clic en el botón Nueva seleccione la aseguradora, registre la tarifa que aplicará, puede ser de la regional o una por defecto (estándar), al hacer clic sobre el botón Guardar se abrirá una sección inferior donde podrá registrar los rangos de valor de canon con su respectivo valor o porcentaje de cobro del estudio de crédito, y finalmente deberá hacer clic sobre el botón Guardar.

Servicio públicos empresas prestadoras

En esta opción podrá registrar las empresas prestadoras de servicios públicos, además de asociar la forma de pago y el tercero registrado en el módulo Sinco A&F.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Servicio públicos empresas prestadoras se deberá digitar el nombre de la empresa, seleccionar el tercero, la forma de pago y si esta exige o no tramitador.

Servicios públicos tipos

Deberá registrar en la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Servicios públicos tipos, los diferentes tipos de servicios públicos que se manejen de acuerdo con su ciudad. Esto lo podrá realizar ingresando una descripción al registro y haciendo clic sobre el botón Guardar.

Igualmente, podrá eliminar un registro seleccionando la casilla de la columna Eliminar y por último deberá hacer clic en el botón Guardar.

Servicios públicos por empresas prestadoras

En la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Servicios publicos por empresas prestadoras, deberá seleccionar las empresas de servicios públicos y el respectivo servicio que presta cada una de estas, para que después puedan ser registradas en la gestión de los arrendamientos.

Causas terminación arrendamiento

Mediante esta opción podrá registrar las diferentes causas de terminación utilizadas en la terminación del contrato de arrendamiento o mandato.

Esta opción se entregará con algunas causas de terminación estándar ya definidas, sin embargo, se podrán modificar o crear más causas de terminación ingresando a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Causas terminación arrendamiento.

Para agregar una causa de terminación, encontrará un campo para ingresar la información respectiva en la columna Descripción, además podrá seleccionar si la causa aplica para la terminación del contrato de arrendamiento solicitada por el propietario, arrendatario o ambos roles, así mismo, si aplica para contratos de vivienda, comercio o ambos, entre otros.

• Tipo terminación: Para hacer uso de esta propiedad primero deberá registrar la causa de terminación, y enseguida se activará un enlace que le permitirá seleccionar, el tipo de terminación que aplica para la causa de terminación que está registrando.
• Propietario: Este rol indica que la causa puede ser aplicable para la terminación del contrato de arrendamiento por parte del propietario.
• Arrendatario: Este rol indica que la causa puede ser aplicable para la terminación del contrato de arrendamiento por parte del arrendatario.
• Vivienda: Este rol indica que la causa puede ser aplicable para la terminación del contrato de arrendamiento cuando el inmueble es de destinación vivienda.
• Comercio: Este rol indica que la causa puede ser aplicable para la terminación del contrato de arrendamiento cuando el inmueble es de destinación comercio.
• Justa causa: Esta característica indica que la causa puede ser una justa causa para la terminación del contrato de arrendamiento.
• Reconsignación automática: Esta característica es para que independiente de la causa de la terminación del contrato de arrendamiento, se permita volver a realizar un nuevo contrato sobre el inmueble.
• Activo: Esta característica es para que la causa de terminación se pueda utilizar al momento de registrar la terminación del contrato.
• Eliminar: Esta característica permite eliminar la causa siempre y cuando no haya sido asociada a una terminación de contrato.

Valores parámetros periódicos

Desde esta opción podrá registrar los porcentajes de IPC para cada año, variación porcentual del salario mínimo legal vigente, al igual que los porcentajes de intereses sobre préstamos a propietarios.

Para registrar un valor deberá ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Valores parámetros periódicos, y seleccionar el parámetro respectivo.

• Meta de inflación proyectada banco de la república: Esta propiedad se utiliza para los reajustes de cánon de arrendamiento, para contratos con destinación vivienda regidos por la anterior ley de arrendamientos.
• Variación del IPC: Esta propiedad se utiliza para los reajustes de canon de arrendamiento, para contratos con cualquier tipo de destinación, igualmente, para los reajustes masivos de cuotas ordinarias de administración de propiedad horizontal.
• Tasa de financiación de préstamos: Esta propiedad se utiliza para realizar el cobro del porcentaje de interés facturado al propietario, sobre los préstamos registrados.
• Tasa de interés de préstamos durante el periodo: Esta propiedad se utiliza para realizar el cobro del porcentaje de interés facturado al propietario, sobre saldos débito en la cuenta de bolsa del propietario cuando existen saldos dentro del mes.
• Variación porcentual del SMLV: Esta propiedad se utiliza para los reajustes masivos de cuotas ordinarias de administración de propiedad horizontal.

Para registrar cualquiera de estos parámetros deberá ingresar una fecha inicial y final, y registrar el porcentaje respectivo. También podrá tener el histórico en cada uno de los parámetros.

Causas de descuento de canon

Desde esta opción podrá estandarizar las diferentes causas por las cuales se le otorga un descuento de canon al arrendatario.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Causas de descuento de canon, se visualizará una barra de búsqueda en la cual podrá seleccionar los filtros disponibles para personalizar la consulta de las causas ya registradas.

Para registrar una nueva causa deberá hacer clic en el botón Agregar causal, allí se abrirá un modal que le permitirá registrar la información respectiva en cada campo.

Descripción: Registre la causa por la cual se otorgará el descuento de canon.
Orden: Digite el código de orden para la causa.
Activo: Esta característica es para que la causa de descuento se pueda utilizar al momento de registrar un descuento de canon.

Por último, desde el informe podrá inactivar la causa de descuento o eliminarla si no ha sido asociada a un registro contable.

Configuración sanciones mora pago arrendatarios

A través de esta opción podrá configurar por modelo de negocio, los porcentajes de intereses que se generarán en la facturación recurrente para los arrendatarios.

El registro podrá realizarlo ingresando a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Configuración sanciones mora pago arrendatarios, allí deberá seleccionar el modelo de negocio, a continuación, ingresará en los campos Cantidad de Días y Porcentaje los valores respectivos, en el campo Tipo de Concepto deberá seleccionar si es intereses o sanciones y, por último, deberá hacer clic sobre el botón Guardar.

Formas de pago a terceros

Desde esta opción podrá crear una forma de pago a un tercero del módulo Sinco ABR.

Al ingresar a la ruta del menú ABR > Gestión del contrato > Configuración > Formas de pago a terceros, deberá buscar el tercero a través del filtro, digitando el número del documento de identificación, nombre o código de cliente.

Después de consultar el tercero, podrá crear una forma de pago haciendo clic en el menú desplegable del campo Forma de pago, donde se mostrarán las opciones disponibles de acuerdo con la forma de pago seleccionada.

Allí se habilitará el campo Cuenta bancaria donde podrá seleccionar o crear una cuenta bancaria. Para crear una cuenta, seleccione Crear nueva, se abrirá un modal el cual traer el nombre e identificación del tercero consultado inicialmente, deberá seleccionar la entidad y tipo de cuenta de los filtros respectivos con la información disponible, digitar el número de cuenta y de forma opcional, registrar la información de correo, contacto y teléfono, la información del campo correo se utilizará para notificar pagos cuando estos se realicen. Después de registrada la información, será direccionado a la página anterior donde deberá hacer clic sobre el icono de color verde, señalado en la imagen, para actualizar la información que se acaba de registrar y para que se muestre dentro de este filtro desplegable. Seleccione la cuenta que registro, la cual quedará disponible y activa para que se pueda seleccionar dentro del proceso que se requiera.

Si requiere crear una nueva forma de pago o realizar cambio de la cuenta bancaria, deberá crear la nueva forma de pago o nueva cuenta, según corresponda, y desactivar la forma de pago que no se requiera.