Configuraciones Generales Recepción Electrónica

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración, será posible realizar toda la parametrización del submódulo de Recepción como, configuración de cuentas de correo electrónico, roles y permisos para aceptación o rechazo de documentos electrónicos, adquirientes de documentos electrónicos, estados para manejo interno, entre otros.

Cuentas de correo electrónico

Desde esta opción podrá agregar y gestionar la configuración de una o más cuentas de correo electrónico, definidas específicamente para la recepción de documentos electrónicos.

Para configurar una cuenta de correo electrónico deberá ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración ficha Cuentas de correo electrónico para recepción, en la parte superior izquierda deberá hacer clic sobre el botón Crear nueva cuenta. Se mostrará un modal donde podrá ingresar los datos propios de la cuenta de correo electrónico, este modal también le permitirá comprobar la conexión con el servidor de correo electrónico antes de guardar los datos.

Al seleccionar el servidor de correo electrónico se asignarán automáticamente la dirección del servidor y el puerto, por lo tanto, deberá ingresar los datos de correo electrónico y contraseña, también deberá establecer la fecha de inicio de procesamiento automático, es decir, desde que fecha el sistema procesará de forma automática los correos electrónicos recibidos en esta cuenta y si requiere que el sistema active automáticamente la cuenta de correo cuando se desactive por problemas de conexión con el servidor de la misma, por último deberá hacer clic sobre el botón Guardar.

Contará con un informe en el cual podrá visualizar las cuentas de correo electrónico ya configuradas, también podrá editar la configuración de estas haciendo clic sobre el botón que se encontrará en la columna Acciones.

Allí se mostrará un modal similar al mencionado anteriormente, a diferencia de este, el modal de edición de datos de la cuenta de correo electrónico, contará con dos funcionalidades las cuales le permitirán verificar la conexión con el servidor de correo electrónico en caso de que se presenten inconsistencias con este proceso haciendo clic sobre el botón Probar conexión, por otra parte, para el caso de las cuentas de servidor Office 365 o Outlook, le permitirá realizar una autenticación de tipo moderna con el fin de cumplir con las validaciones de seguridad de este servidor.

Adquirientes de documentos electrónicos

Desde esta opción podrá configurar los diferentes adquirientes que pueda presentar en la recepción de documentos electrónicos para su gestión, el sistema tendrá en cuenta la información registrada en esta opción para ejecutar las validaciones en los procesos de carga e importación de documentos electrónicos.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración ficha Adquirientes de documentos electrónicos, el sistema por defecto mostrará el adquiriente principal el cual será registrado automáticamente con el número de identificación de la compañía.

• Nombre: Nombre de la empresa.
• Identificación: Número de identificación.
• Activo: Si el adquiriente se encuentra activo para procesar o cargar los documentos electrónicos al módulo.
• Omitir documentos: Activando esta funcionalidad el sistema asignará el estado Omitido a todos los documentos recibidos en la cuenta de correo electrónico configurada, con el fin de que los documentos que coincidan con el NIT del adquiriente no se carguen en la empresa en la cual se está ejecutando el proceso.
• Url logo adquiriente: Dirección pública del logo de la empresa, deberá ser creada en un formato de imagen, es decir, con extensiones .jpg, .png o jpng. En caso de no contar con esta dirección el sistema cargará el logo configurado en el ERP. También contará con un botón el cual al hacer clic sobre él, podrá visualizar el logo configurado al adquiriente.

Para agregar un adquiriente deberá hacer clic sobre el botón Crear nuevo adquiriente en la parte superior izquierda, se mostrará un modal donde deberá ingresar los datos de la empresa, como Nombre, Identificación y el logo de esta, el cual será usado para las notificaciones de Recibido, Recibo del Bien, Aceptado y Rechazado de los documentos electrónicos, para finalizar con la configuración deberá hacer clic sobre el botón Guardar.

Esta opción contará con una funcionalidad que le permitirá realizar el registro de forma masiva de los adquirientes que serían omitidos, con esto el sistema identificará que los documentos electrónicos recibidos para este adquiriente hacen parte de la compañía, pero no deben ser procesados en esta empresa y, por lo tanto, se deben omitir asignándoles este estado en el Informe de correos procesados.

Al hacer clic sobre el botón Configuración masiva de adquirientes se mostrará un modal donde podrá seleccionar en la columna Configurar, los adquirientes que serán omitidos en el procesamiento de correos electrónicos.

Roles y permisos

Desde esta opción podrá asignar roles y permisos a los usuarios, con el fin de realizar cambios en los estados de los documentos electrónicos.

Para configurar un rol dentro del proceso deberá ingresar a la ruta de menú F&C > Recepción > Configuración ficha Roles y permisos, y hacer clic sobre el botón Crear nuevo rol, se mostrará un modal de configuración en el cual deberá asignar un nombre y los permisos que contará el usuario asignado a este rol, también si el usuario podrá consultar los documentos electrónicos de todas las sucursales o únicamente de las sucursales obra que tendrá configuradas este.

Al guardar la información se registrará el nuevo rol y podrá seleccionar los usuarios que pertenecerán a este, al hacer clic sobre el botón que se encontrará en la columna Usuarios asignados. Se mostrará un modal donde podrá seleccionar los usuarios relacionados a este rol al hacer clic sobre el botón agregar en color azul.

Desde el informe podrá visualizar los roles configurados, lo permisos otorgados a estos y la cantidad de usuarios asignados. Deberá tener en cuenta que un usuario no podrá ser asignado en más de un rol, debido a que no será posible identificar en qué momento aplicarían los permisos de los roles asignados.

Auditoría de cambios

Esta opción le permitirá consultar los cambios realizados en las opciones que hacen parte del módulo de Recepción Electrónica.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración ficha Auditoría de cambios, podrá visualizar la sección de filtros donde podrá personalizar la consulta de los registros. Al seleccionar los filtros obligatorios deberá hacer clic sobre el botón Consultar, el informe contará con nueve columnas de información.

• ID: Número asignado por el sistema con el cual se identifica el cambio.
• Categoría: Opción desde la cual se realizó el cambio.
• Identificador: Variable, cuenta contable, tercero, sucursal, etc. a la cual se realizó la modificación.
• Campo: Campo modificado.
• Valor anterior: Valor antes del cambio
• Valor nuevo: Valor después del cambio.
• Usuario: Usuario del ERP que realizó la modificación.
• Fecha modificación: Fecha y hora en la cual se realizó la modificación.
• Observaciones: Nombre de la tabla que fue modificada por base de datos o si la acción se realizó por página.

Usuarios notificados en eventos del sistema

Desde esta opción podrá realizar el registro de los usuarios a los cuales el sistema enviará notificaciones por correo electrónico, en caso de que se presenten inconsistencias en los procesos automáticos del módulo.

Al ingresar a la opción F&C > Recepción > Configuración ficha Usuarios notificados en eventos del sistema, deberá hacer clic sobre el botón Registrar nuevo usuario, allí se mostrará un modal donde deberá seleccionar el usuario y el proceso el cual requiere que sea notificado.

Estados de gestión de documentos recibidos

Esta funcionalidad le permitirá crear estados que podrán ser seleccionados en la opción Documentos recibidos, con esto los usuarios de la compañía podrán realizar una gestión interna de los documentos electrónicos.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración ficha Estados de gestión de documentos recibidos, podrá realizar el registro de los estados al hacer clic sobre el botón Crear nuevo estado. Se mostrará un modal en el cual podrá digitar el nombre que se requiera en este estado y el orden en el cual se mostrará en la lista desplegable del informe de Documentos recibidos, este siempre debe ser en formato numérico.

Esta opción también cuenta con un informe donde podrá visualizar los datos de los estados y los documentos que se encuentran asignados a este.

Deberá tener en cuenta que en caso de requerir eliminar un estado que ya se encuentra asignado en un documento, el sistema solicitará que seleccione otro estado de gestión al cual serán trasladados los documentos asignados a este.

Configuración de modos de operación

Para realizar el envío de eventos a la plataforma Facturando Electrónicamente de la DIAN es necesario realizar el registro del modo de operación Software Propio, con esto se indica a esta entidad que se realizará este proceso mediante una funcionalidad en la cual no interviene un proveedor tecnológico.

Ingresando en la plataforma de la DIAN Habilitación, deberá ingresar a la ficha Participante y en la lista de opciones que se desplegará seleccionar Facturador.

Se mostrarán datos de la empresa como nombre, razón social, correo para recepción de facturas, entre otros, para registra un nuevo modo de operación deberá hacer clic sobre el botón Configurar modo de operación.

Posterior a esto se mostrarán los modos de operación configurados hasta el momento, en la parte superior al hacer clic sobre el campo Seleccione el modo de operación, se desplegará una lista en la que podrá visualizar los tres modos de operación que pueden ser utilizados actualmente, Software gratuito, Software propio y Software de un proveedor tecnológico.

En ese caso se deberá seleccionar el modo Software propio, a continuación, se habilitarán los campos Nombre del software y Pin del SW, allí deberá digitar los datos requeridos, recomendamos para el nombre del software manejar la estructura ERP_NOMBREEMPRESA ejemplo: ERP_SINCOSOFT y para el pin asignar 12345, por último, deberá hacer clic sobre el botón Adicionar.

Este se mostrará en la sección de Listado de modos de operación asociados donde contará con el estado “En proceso”, el cual pasará a “Aceptado” después de haber cumplido exitosamente el proceso de Habilitación ante la DIAN.

Configuraciones DIAN

El proceso de comunicación web con la DIAN exige una serie de datos como parte de la verificación y enlace necesarios para certificar y acreditar una solicitud, documento o evento a una empresa o entidad legal. Estos datos son necesarios y obligatorios en la emisión de solicitudes hacia la DIAN y son utilizados en cada una de ellas.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración ficha Configuraciones DIAN podrá realizar la gestión relacionada a Certificados digitales, así como el Software PIN y Software Id, se mostrarán únicamente las empresas activas y que no estén configuradas como omitidas dentro del módulo de Recepción Electrónica.

Cada ficha contará con campos en los cuales deberá ingresar la información requerida para proceder con el proceso de habilitación ante la DIAN y el registro de eventos de los documentos electrónicos. Los datos de Software Id y Software Pin deberán copiarse y pegarse exactamente como se encuentran registrados en la plataforma de habilitación de la DIAN, con esto podrá evitar inconsistencias por diferencias en los datos que ocasionarían rechazos por parte de la DIAN.

Para cargar el certificado digital deberá hacer clic sobre el botón Cargar certificado, que se encontrará en la parte inferior de la tarjeta, el certificado deberá estar almacenado en el equipo del usuario que estará realizando el proceso o en una carpeta compartida a la cual deberá tener acceso. La opción no contará con restricción en la extensión del certificado digital, sin embargo, por lo general esta puede ser .p12 o .pfx, después de cargar el certificado se habilitará un campo de texto donde deberá digitar la contraseña o clave del certificado digital y por último hacer clic sobre el botón Guardar. Luego de que el sistema haya procesado el certificado se mostrará un recuadro donde podrá visualizar los datos de vigencia, emisión y la entidad que emitió el certificado digital.

Habilitación ante la DIAN

La DIAN exige que la solución de facturación electrónica escogida por la empresa o entidad legal haya pasado por el proceso de habilitación, el cual certifica que dicha solución conoce y genera correctamente la estructura de documentos establecida a través del anexo técnico vigente, para que pueda emitir documentos, solicitudes o eventos electrónicos.

Al ingresar a la ruta del menú F&C > Recepción > Configuración ficha Habilitación ante la DIAN, podrá visualizar tres pasos para ejecutar el envío del paquete de documentos, estos se habilitarán en cuanto se configuren los datos de Software ID, Software Pin y certificado digital, en caso de no tener estos datos registrados no podrá continuar con el proceso.

En el primer paso deberá verificar que los datos del emisor sean correctos, esta información será consultada directamente desde la ruta del menú A&F > Cuentas por pagar > Registro terceros, por lo tanto, cualquier modificación deberá realizarse desde la misma. Después de validar los datos deberá hacer clic sobe el botón Siguiente.

En el segundo paso se encontrarán los datos de la resolución de pruebas autorizada por la DIAN, por defecto, la opción completará los datos correspondientes a la resolución de habilitación bajo la cual serán emitidos los documentos, dando la posibilidad de editar los mismos en caso de que alguno de ellos sea distinto a los sugeridos por la aplicación, deberá realizar el registro del dato TestSetId en el campo Set de pruebas (TestSetId) en el ERP, para continuar con el proceso de envío de documentos a la plataforma de la DIAN deberá hacer clic sobre el botón Enviar documentos a la DIAN. Por último, el sistema procederá a enviar los documentos y esperará la respuesta por parte de la DIAN, sobre el resultado del procesamiento de los datos, esto puede tardar un tiempo, en cuanto culmine este proceso se mostrará en pantalla el resultado de la validación.