Configuraciones previas archivo

Las siguientes opciones deben ser parametrizadas previamente a realizar la creación de expedientes, bajo las Tablas de Retención Documental.

Estructura de código de barras

Cada uno de los expedientes de archivo debe contar con un número que los identifique para su posterior ubicación en las bodegas. Para generar este número, que irá acompañado de un código de barras, debe ser creado por medio de la opción SGD/Configuración/Código de barras/Estructura de código de barras:

Para su creación se abrirá el modal 'Tipo Estructura', donde se digita el nombre que se desea designar a la estructura, el cual lo identificará al momento de crear las tablas de retención documental. Tenga en cuenta que es posible eliminar un tipo de estructura creado, siempre y cuando éste no haya sido utilizado.

A su vez es posible que dentro de la estructura de código de barras sea referenciado también el código de la dependencia para que así en el registro e identificación de los expedientes a los cuales dentro de la tabla de retención (dependencia) se le haya asignado este tipo de estructura se vea reflejado la identificación dentro del código de barras.

Asignación a la TRD – DEPENDENCIA

Registro del expediente

Descriptores

Los descriptores son atributos adicionales que pueden ser asignados a tipologías y subseries. Estos funcionan como palabras claves al momento de la búsqueda dentro de los informes, dado que son campos que se le solicitarán en el registro de un expediente o documento para enriquecer las consultas. También generan un control y uniformidad de datos al momento de realizar los registros.

En la ruta SGD/Configuración/DESCRIPTORES/Maestro de descriptores, podrá crear, editar y consultar descriptores; también podrá crear fuentes externas y categorías.

Al dar clic en el botón consultar, se mostrarán los descriptores que han sido creados hasta el momento.

Existen descriptores denotados como interno, los cuales han sido creados por las integraciones con otros módulos de SINCO ERP.

La página Maestro de descriptores se comparte con el módulo SINCO SGC (sistema de gestión de calidad), por ello se observarán algunos descriptores en forma de pregunta; aunque no se cuente con este módulo o su correspondiente integración con SINCO SGD, éstos se conservarán siendo posible su utilización.

Se podrán eliminar los descriptores que no sean de tipo interno, y su identificación. Proceda dando clic en la columna Eliminar, donde los descriptores marcados con el ícono indican que han sido creados por el usuario y es posible eliminarlos, solamente si no existen registros asociados.

Maestro de descriptores también es un informe que permite identificar todos los descriptores, así como las fuentes externas y categorías.

Creación de un descriptor

El campo descripción presentará los descriptores existentes, a la par que valida que no se realice la creación de uno con un nombre ya registrado. Debe ingresar una observación, puesto que validará lo que este descriptor hace.

En origen trae precargado los módulos que están utilizando descriptores. Para este caso se selecciona el módulo SGD.

En tipo de dato:

• Fecha: abrirá un calendario para seleccionar una fecha.
• Número: el sistema colocará los separadores de miles.
• Booleano: se visualizará una casilla para dar check.
• Texto: permite crear datos alfanuméricos.
• Hora: carga los campos para asignar una hora.

Una vez creados los descriptores, podrán ser usados en la Tablas de Retención Documental. Para ello, debe seguir la ruta SGD/Retención documental/Política de retención documental. Allí deberá crear la dependencia, serie, subserie y tipología, de acuerdo a la tabla de retención documental.

Fuente Externa

Una fuente externa busca crear una lista desplegable de datos que se visualizarán al momento de crear el descriptor y ser asignado a la política, de este modo, al momento del registro se desplegarán las opciones que se hayan creado dentro de ésta.

Se puede eliminar una fuente externa desde que no se haya utilizado en ningún descriptor o exista un registro relacionado.

Creación de una fuente externa

Para crear el contenido de una fuente se deberá seleccionar el símbolo , y para que sean visibles los datos que contiene debe estar el de activo. Si hay cambios sobre un dato no será posible eliminar una fuente, pero podrá desactivarla quitando el check de la casilla de verificación. Si desea editar el nombre de la fuente, lo podrá realizar haciendo clic en el icono del lápiz. Para agregar otro dato de la fuente externa, bastará con escribir en el campo en blanco y dar clic en el símbolo .

Rótulo

Este paso es requerido previo a la configuración del rótulo en la política de retención documental, a través de la ruta SGD/Configuración/CONFIGURACION DE RÓTULOS/Formatos. La parametrización del tamaño se debe realizar en milímetros, toda vez que esta información será visible en el sticker que se coloca en las unidades de conservación.

Formatos por línea hace referencia a la cantidad de rótulos de acuerdo al tipo de rollo a configurar (1 o 2 rótulos por línea).

Al guardar la configuración el nombre se convierte en un hipervínculo, que al dar clic sobre él habilitará una pantalla emergente, donde se configura la cantidad de campos y la ubicación que tendrán los datos dentro del sticker.

Las coordenadas X y Y, hacen referencia a la cantidad de líneas en el eje pertinente en la que iniciará la impresión de la línea de información.

Ver. C.B: al seleccionar el check, indicará que en dicha ubicación se colocará el código de barras. Cuando se tome esta opción es necesario indicar la altura y el ancho en milímetros del código de barras; el sistema bloqueará las filas siguientes.

Ver texto: indica que se recuperará el título del campo o del descriptor.

Max. Líneas: número estimado de líneas que ocupará el texto en el rótulo.

En el área de texto para alto y ancho se denota el tamaño de la fuente de la letra.

Bodegas

El concepto de bodegas hace referencia al espacio físico donde se archivarán los expedientes. Dentro del módulo SINCO SGD las bodegas hacen referencia a la ubicación de los expedientes que han sido registrados en el sistema, por ende, se deben configurar basados en la realidad existente de las estanterías, entrepaños, cajas o archivos móviles dispuestos a custodiar los expedientes de la compañía.

Al dirigirse a la ruta SGD/Configuración/Bodegas, encontrará las bodegas creadas hasta el momento. De no reflejar ningún dato, indicará que éstas no han sido creadas aún.

Al seleccionar el botón crear bodega, se despliega una ficha para proceder a generar la acción.

Dentro del encabezado encontrará una indicación a considerar al momento de crear la bodega, toda vez que, al generarla se asocia directamente a una sucursal. Solo podrá seleccionar la sucursal dentro de las opciones que le han sido asignadas al perfil del usuario que realiza el registro.

Tiempo de recuperación hace referencia al lapso que tiene el usuario que administra el archivo para entregar el expediente físico a la persona que realizó la solicitud.

En las funcionalidades que contiene esta opción se cuenta con una restricción a los usuarios que administrarán las transacciones de los expedientes, de modo que se establecen individualmente los usuarios de SINCO ERP que tendrán acceso a cada bodega configurada. Lo anterior se realiza en el campo operario y se ira reflejando en la parte inferior del campo.

Nota: este campo hace una validación en el nombre del usuario a agregar como operario, por lo cual hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Es decir, si la primera letra del nombre del usuario es mayúscula y el resto está escrito con minúsculas, así se debe buscar dentro del campo.

La casilla de verificación Activo viene marcada por defecto, si requiere inactivar la bodega, bastará con dejar en blanco la casilla, sin el check.

Completados los campos de sucursal, tiempo de recuperación y operarios, se procede a guardar. El sistema informará a través de un cuadro de diálogo si la acción se ha ejecutado correctamente. Para proceder a crear las ubicaciones, deberá hacer clic en el botón regresar. Esto lo remitirá a la pantalla principal, donde visualizará la bodega recientemente creada con sus correspondientes datos básicos.

Haciendo clic sobre el icono de la bodega, verá habilitada la funcionalidad de las ubicaciones. Adicionalmente este ícono le permitirá consultar las condiciones que conforman la bodega.

En las ubicaciones, como se mencionó con anterioridad, podrá parametrizar el sistema de acuerdo a la distribución real de los estantes donde se conservará el archivo de la empresa.

En la pantalla se encontrará el botón Agregar ubicación. Al hacer clic sobre él, se desplegará una ventana donde deberá ingresar la información. Si se marca la casilla de incrementa consecutivo, al crear nuevas ubicaciones de este mismo tipo, el sistema aumentará el número de acuerdo a la cantidad de veces que se duplique la ubicación.

Al agregar, cada ítem se visualizará en forma de cascada, uno debajo del otro.

Adicionalmente, se cuenta con la funcionalidad de duplicar la ubicación, lo que permite que el sistema cree un ítem con todo su contenido idéntico al anterior.