Configuración de Tesorería

Bancos

Esta opción permite la consulta, creación, modificación y eliminación de los bancos y códigos de los bancos emitidos por el Banco de la República.

Casillas de búsqueda
Para filtrar la información por un banco especifico se debe dar clic en el filtro Buscar banco. Se filtrará la consulta por las coincidencias encontrados en la descripción y el código del banco.

Casillas de configuración
Para agregar o crear un nuevo banco debe dar clic en el botón + Configurar nuevo.

Se agregará una fila para ingresar los datos del banco a configurar:

• Código: Campo de texto numérico que permite indicar el código asignado por el Banco de la República a la entidad financiera. El sistema no permite duplicar el código de un banco, si este ya se encuentra creado. Campo obligatorio.
• Banco: Campo de texto alfanumérico que permite ingresar el nombre del banco o entidad financiera. El sistema no permite duplicar la descripción de un banco, si este ya se encuentra creado. Campo obligatorio.
• Tercero: Control de búsqueda que permite configurar el número de identificación de la entidad financiera (este debe estar creado previamente en la opción de Administración de terceros). Digite el código, NIT, Nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente seleccione una opción de la lista. Al generar un comprobante de egreso, el tercero que aquí se seleccione se asignará al movimiento débito del 4 por mil. La cuenta contable débito del 4 por mil se configura en la opción: A&F/Tesorería/Configuración/Configuración 4 x mil. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración de 4 por mil al área de soporte técnico.
• Desc. Corta: Campo de texto alfanumérico que permite abreviar el nombre del Banco. Esta abreviación se visualiza en todos los filtros y controles de búsqueda de bancos en el módulo financiero.
• Centavos 4 x mil: Switch que al deslizar a la derecha permite indicar si a el banco se registra los centavos al aplicar el impuesto (4 por mil) en la generación del comprobante de egreso. Es importante tener en cuenta que solo se aplicará esta configuración si la cuenta bancaria y el tipo de giro, se encuentran marcados para que registre el movimiento de 4 por mil. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración de 4 por mil al área de soporte técnico.
• Códigos de bancos: Una vez creado el banco, se habilita la palabra Configurar, al hacer clic sobre esta se abre la opción Códigos de bancos.

Almacenamiento
Una vez se han diligenciado las casillas de configuración debe presionar el icono Guardar para crear el banco o hacer clic en el icono Cancelar si no desea continuar con su creación. La información se almacenará y el nuevo banco se podrá ver organizado de acuerdo con el código.

Detalle del informe
Al ingresar a la opción se muestran todos los bancos configurados en el sistema.

• Código: Indica el código asignado al Banco o entidad financiera.
• Descripción: Indica el nombre asignado al Banco o entidad financiera.
• Tercero: Indica el número de identificación y nombre del tercero configurado a la entidad financiera para el registro de 4x1000.
• Desc. Corta: Indica el nombre o descripción corta asignado al Banco o entidad financiera.
• Centavos 4 x mil: Indica el estado de la configuración de registro de centavos o decimales en el registro del 4x1000.
• Códigos de bancos: Una vez creado el banco, se habilita la palabra Configurar, al hacer clic sobre esta se abre la opción Códigos de bancos.
• Editar: Haga clic sobre el icono para editar la configuración del banco seleccionado. Se habilitarán los campos de Descripción, tercero, Descripción corta y Centavos 4xmil para su edición.
• Eliminar: Haga clic sobre el icono para eliminar del banco seleccionado. El sistema permitirá eliminarlo si no se encuentra asociado a una cuenta de banco, se han generado comprobantes de egreso y medios de pago.

Códigos de bancos

Esta opción permite relacionar los códigos ACH del banco seleccionado.

Casillas de Registro
Al hacer clic en el botón + Crear nuevo se agregará una fila con las siguientes casillas de registro:

• Banco Relacionado: Lista desplegable con los bancos previamente configurados en la ruta: A&F/Tesorería/Configuración/Bancos, el cual será relacionado a la entidad financiera consultada en el encabezado.
• Código Alterno Banco: Casilla para indicar el número correspondiente al código del banco o código ACH, según información técnica de la entidad financiera.

Almacenamiento
Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el icono Guardar para almacenar la configuración o el icono Cancelar para omitir la información ingresada.

Detalle de la consulta

• No.: Columna que indica el código del banco configurado en la ruta: A&F/Tesorería/Configuración/Bancos.
• Banco Relacionado: Columna que indica el nombre del banco configurado.
• Código Alterno Banco: Columna que indica el número correspondiente al código del banco o código ACH configurado.
• Editar: Haga clic sobre el icono para editar la configuración seleccionada. Se habilitarán los campos de Banco Relacionado y Código Alterno Banco para su edición.
• Eliminar: Haga clic sobre el icono para eliminar la configuración seleccionada

Formas de pago

Por medio de esta opción es posible registrar, modificar y eliminar las diferentes formas de pago, habilitadas como medios de pago disponibles para la generación de documentos de pagos de saldos de cuentas por pagar mediante documentos tipo comprobante de egreso.

Consultar Información

Una vez se han diligenciado los campos y casillas de registro, se visualizarán en pantalla cada una de las formas de pago configuradas.

Registro Nueva Forma de Pago

• Configurar Nuevo: Pulse este botón para efectuar la parametrización de un nuevo concepto de cuentas por pagar, inicialmente será necesario registrar una descripción o nombre del concepto, junto con la configuración de cuotas contables de concepto y cruce.

  

Casillas de Configuración

• Cod.: Columna que permite ingresar el código interno de la forma de pago al momento de su registro. El sistema no permite duplicar el código si este ya se encuentra asociado a una forma de pago previamente registrada.
• Nombre: Campo de texto alfanumérico que permite ingresar el nombre y/o descripción de la forma de pago a configurar.
• Nombre Corto: Campo de texto alfanumérico que permite ingresar una abreviación correspondiente a la forma de pago a configurar.
• Tipo de Giro: Lista desplegable que permite asociar a la forma de pago a configurar las características de validación de una de las tres formas de pago predeterminadas (Efectivo, Cheque o Transferencia).
• Para Uso Exclusivo De: Control de búsqueda (compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código/abreviación, Nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los tipos de documentos que coinciden con lo digitado en la casilla de texto), que permite configurar el tipo de documento soporte de saldo de cuenta por pagar especifico, para el cual estará disponible la forma de pago configurada en la generación del comprobante de egreso respectivo.
• Cuenta Contable Predeterminada: Control de búsqueda (compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código y/o Nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar las cuentas contables que coinciden con lo digitado en la casilla de texto), que permite configurar el número de cuenta contable predeterminado el cual quedara registrado como movimiento contable de la forma de pago.
• Mostrar Ficha: Switch que al marcar permite asignar la ficha del contrato para el módulo de Gestión de Talento Humano (GTH) al momento de realizar el comprobante de egreso por el concepto de nómina, desde la ruta correspondiente.
• Genera 4 x 1000: Switch que al marcar permite generar automáticamente el cálculo en forma automática del impuesto del cuatro por mil, de acuerdo a la configuración efectuada a escala de base de datos, al momento de realizar el documento comprobante de egreso.
• Movimientos: Columna que indica la cantidad de movimientos registrados mediante la generación de documento tipo comprobante de egreso, para la forma de pago correspondiente.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro debe presionar el icono de guardar para confirmar la operación y registrar la forma de pago diligencia, también contará con la opción de presionar el icono cancelar

• Modificar: Para modificar la parametrización de una forma de pago previamente configurada, haga clic en el icono de edición, ingrese los nuevos registros a modificar y confirme la operación. Esta acción solo es posible efectuarla en formas de pago que no posean movimientos de comprobantes de egreso asociados.

  

• Eliminar: Para eliminar una forma de pago previamente configurada, haga clic en el icono de eliminación y confirme la operación. Esta acción solo es posible efectuarla en formas de pago que no posean movimientos de comprobantes de egreso asociados.

  

Asignación de centros de costos a cuentas bancarias

Esta opción permite asignar centros de costo a la cuenta bancaria origen de la empresa. Esta opción implica la restricción del uso de la cuenta bancaria al momento de realizar el comprobante de egreso si se encuentre relacionado en esta opción.

Casilla de búsqueda

• Banco: Autocompletar que permite indicar la entidad financiera de la cuenta bancaria a configurar. Para encontrar un banco digite el nombre o parte de este en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y trae las entidades financieras configuradas en la ruta: A&F/Tesorería/Configuración/Bancos; estas deben tener creada por lo menos una cuenta bancaria de lo contrario el banco no se visualizará en la lista.
• Cuenta: Autocompletar que permite definir la cuenta bancaria a la cual se le asignará los centros de costos. Para encontrar una cuenta bancaria digite el número, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y para desbloquearlo es necesario primero seleccionar un banco, y se visualizarán en la lista las cuentas bancarias asociada al banco. Las cuentas se crean en la ruta: A&F/Tesorería/Configuración/Cuentas de Banco.

Detalle de la consulta
Una vez se han diligenciado las casillas de búsqueda en pantalla se mostrará la consulta con los centros de costos configurados a la cuenta bancaria.

• Total de registros: Campo de lectura que indica la cantidad de centros de costos asociados a la cuenta bancaria seleccionada.
• Código: Columna que indica el código del centro de costos asociado a la cuenta bancaria.
• Centro de costos: Columna que muestra el nombre o la descripción para el centro de costos asociado a la cuenta bancaria.
• Eliminar: Haga clic sobre el icono para eliminar la asociación del centro de costo a la cuenta bancaria.

Asignar centro de costos
Después de seleccionar el banco y la cuenta bancaria en la parte superior derecha se habilita el botón + Asignar en el cual se debe hacer clic para asociar un centro de costos a la cuenta bancaria seleccionada.

En el momento que se abra el popup en pantalla utilice el autocompletar para configurar un centro de costos (auxiliar o maestro) específico. Para encontrar un centro de costos debe digitar el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presionar sobre la lista desplegable el Centro de Costo que requiere configurar, en la lista se visualizará los centros que coinciden con lo digitado en la casilla. Posterior a esto haga clic sobre el botón Guardar para almacenar la configuración, en pantalla se mostrará un mensaje de confirmación; si desea cerrar el popup puede utilizar el botón Cancelar o hacer clic en la x que se encuentra en la parte superior derecha.