Consulta pedidos proyecto

Por medio de esta opción se puede consultar en detalle los pedidos realizados en un proyecto; esto con el fin de ayudar en el análisis y ejecución del proceso de compras del proyecto, desde aquí se brinda la información del estado actual del pedido, asignación presupuestal, orden de compra vinculada, auditorías, importancia, adjuntos, entre otros.

Prerrequisitos para consulta de pedidos proyecto

• Tener pedidos creados en el proyecto.
• En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que la consulta es independiente para cada proyecto. Se permite la consulta de pedidos de otros proyectos diferentes al que se ingresa en el inicio de sesión con la aplicación del filtro de proyecto.

Funcionalidad para consulta de pedidos proyecto

Para generar la consulta deseada, es necesario ingresar por la ruta ADPRO/Almacén/Pedidos/Informes/Consulta pedidos proyecto. En este punto el sistema presenta la siguiente pantalla para iniciar el proceso de consulta:

• Proyecto: por defecto el sistema cargará el proyecto de sesión, se debe establecer necesariamente un proyecto para efectuar la consulta. Se podrán consultar pedidos de otros proyectos ingresando el código o parte del nombre y seleccionándolo de la lista desplegable.
• Estado: es un campo seleccionable no obligatorio para la consulta. Se refiere al estado actual del pedido en función del nivel de aprobaciones y opción de rechazos de pedidos que maneje la empresa. En el estándar se manejan los estados: generado, técnico, Interventor, comprado, rechazado técnico, rechazado interventor, rechazado comprar pedidos.
• Insumo: es un campo de búsqueda no obligatorio para la consulta. Se debe ingresar el código o parte del nombre del insumo; se desplegará una lista con el insumo y/o insumos relacionados si es el caso. Se debe seleccionar un registro de la lista para la consulta.
• Ítem: es un campo de búsqueda no obligatorio para la consulta. Se debe ingresar el número o parte de la descripción del ítem presupuestal del proyecto que se consulta; se desplegará una lista con el ítem(s) relacionado(s). Se debe seleccionar un registro de la lista para la consulta.
• Usuario de creación: es un campo de búsqueda no obligatorio para la consulta. Se debe ingresar el código o parte del nombre del usuario que creó el pedido; se desplegará una lista con el usuario o usuarios relacionados si es el caso. Se debe seleccionar un registro de la lista para la consulta.
• Orden de compra: es un campo de registro no obligatorio para la consulta. Se debe ingresar el número completo de la orden de compra.
• Observaciones: es un campo de registro para búsqueda no obligatorio para la consulta. Solo tendrá en cuenta las observaciones realizadas en la creación y autogeneración del pedido; para usarlo debe escribir una palabra o grupo de palabras que hagan parte de la observación.
• Rango de fechas creación: es un campo seleccionable o de registro no obligatorio para la consulta. La función permite la consulta de pedidos según su fecha de creación en el lapso de tiempo especificado por el usuario. Por defecto la funcionalidad carga como rango de fechas el día actual como fecha final y treinta (30) días calendario atrás como fecha inicial.
• Rango de fechas requerimiento: es un campo seleccionable o de registro no obligatorio para la consulta. La función permite la consulta de pedidos según su fecha de requerimiento en el lapso de tiempo especificado por el usuario.
• Mostrar auditoría: es un atributo seleccionable que permite visualizar información de auditoría en la consulta de cada pedido, no es obligatoria la activación para realizar la consulta. Al activar esta función se visualizará por cada registro de pedido el detalle de: Adjunto; usuario, fecha y hora de creación; usuario, observación, fecha y hora de aprobación según niveles configurados por la empresa; usuario que realiza la compra del pedido, observación de la compra, numero de orden de compra, fecha y hora de compra; usuario, observación, fecha y hora de rechazo según funcionalidad y niveles configurados por la empresa.
• Mostrar urgentes: es un atributo seleccionable que permite el filtro de consulta solo para pedidos marcados como urgentes desde su creación; no es obligatoria la activación para realizar consulta.
• Mostrar detallado: es un atributo seleccionable no obligatorio para la consulta, que permite visualizar datos de asignación presupuestal en la creación del pedido. Indicando la cantidad del insumo pedida y asignada por ítem, la cantidad proyectada actual del insumo por ítem, la cantidad consumida actual del insumo por cada ítem y la diferencia entre las cantidades proyectadas y consumidas por los ítems.

Procedimiento para consulta de pedidos proyecto

Después de ejecutar la consulta, en el cuadro de resultados aparecerán los pedidos con el detalle:

• Insumo: corresponde al código y descripción del insumo asignado en el maestro de insumos, solo se presentarán los registros de insumos pedidos para el proyecto y dependiendo de los filtros de consulta utilizados. Esta columna permite el orden alfabético de la descripción del insumo desplegando el icono de orden agregado al título.
• UM: información de la unidad de medida definida para cada insumo en el maestro de insumos.
• Cantidad: cantidad total pedida del insumo. A esta cantidad numérica la acompaña (P) o (A); lo que significará que en el momento de la creación del pedido la cantidad solicitada total del insumo no superó la cantidad proyectada (P), o que la cantidad solicitada superó la cantidad proyectada (A).
• Inventario: mostrará la cantidad total actual del insumo en el inventario del proyecto.
• Fecha Ped.: fecha de la creación del pedido.
• Fecha Req.: fecha de requerimiento del pedido asignada por el usuario en la creación. Esta columna permite el orden cronológico de fechas desplegando el icono de orden agregado al título.
• Observaciones: se visualizarán las observaciones realizadas en la creación y/o autogeneración del pedido al desplegar el icono que indica la presencia de observaciones para el pedido.
• Estado: informará el estado actual del pedido en función del nivel de aprobaciones y opción de rechazos de pedidos que maneje la empresa. En el estándar se manejan los estados: generado, técnico, interventor, comprado, rechazado técnico, rechazado interventor, rechazado comprar pedidos.
• Urgente: indicará los pedidos marcados como urgentes en la creación.

Al activar función de “Mostrar auditoría” se visualizará por cada registro de pedido el detalle de: adjunto; usuario, fecha y hora de creación; usuario, observación, fecha y hora de aprobación, según niveles configurados por la empresa; usuario que realiza la compra del pedido, observación de la compra, número de orden de compra, fecha y hora de compra; usuario, observación, fecha y hora de rechazo, según funcionalidad y niveles configurados por la empresa.

Al activar función “Mostrar detallado” se permite observar datos de asignación presupuestal en la creación del pedido. Indicando la cantidad del insumo pedida y asignada por ítem, la cantidad proyectada actual del insumo por ítem, la cantidad consumida actual del insumo por cada ítem y la diferencia entre las cantidades proyectadas y consumidas por los ítems.