Control y seguimiento correspondencia saliente

La consulta de correspondencia saliente garantiza el control detallado de todas aquellas comunicaciones producidas por la organización, y que requieren ser tramitadas ante un tercero; así mismo, es posible conocer el estado del despacho de la correspondencia.

Aquellas comunicaciones que en la columna Archivo tengan el ícono de documento

se debe a dos opciones de acuerdo al estado de la correspondencia, la primera si está en estado registrado será porque el radicado ha sido generado desde le complemento de Word y la imagen corresponde al documento PDF generado al guardar el registro, la segunda opción corresponde cuando el estado de la correspondencia es Entregado y el vínculo de la imagen será el documento que ha sido digitalizado como acuse de recibido, de lo contrato aparecerá un ícono de alerta

indicando que no tiene imagen.

Cuando se han definido procesos descentralizados de radicación de correspondencia, el sistema permite realizar la impresión masiva de los rótulos de radicado, esta opción se habilita seleccionado las comunicaciones marcando el check en la columna “Imprimir” o al hacer clic en el botón Seleccionar, si se requiere la impresión de la totalidad de los rótulos de la consulta.

Luego se seleccionar hacer clic en el botón Imprimir, donde se abre la ventana emergente, para finalizar haciendo clic en el botón Imprimir sticker.

Una de las funcionalidades de este informe, es realizar la edición de un registro de correspondencia, para ello será necesario aplicar un filtro de búsqueda y hacer clic en el hipervínculo del ID que se activa en la columna Código, acción que desplegará la ventana del detalle con el botón de editar.

Al hacer clic en el botón Editar, el sistema abrirá una nueva ventana donde habilitará nuevamente el formulario de registro.

Solo se podrá editar un registro bajo las condiciones de configuración del sistema y el estado de esta.

Una vez culmine los cambios sobre el registro de la correspondencia, deberá dar clic en Guardar para que los cambios sean registrados.

Filtros de consulta:

• Asunto: Descripción ingresada en la correspondencia al momento de radicación para identificarla dentro del sistema.
• Ciudades ERP:  Este filtro permite consultar la información del maestro de ciudades de SINCO ERP.
• Contacto: Consulta la información del maestro de contactos del SGD, permitiendo visualizar la cantidad de correspondencias radicadas bajo el contacto seleccionado.
• Correspondencia: Este filtro permite consultar las correspondencias a través del ID, el radicado y el asunto.
• Descriptores:  Este filtro hace la consulta al maestro de descriptores, sin embargo, hay que tener en cuenta que la correspondencia saliente no tiene descriptores, pero al ser un filtro estándar está habilitado en el informe.
• Dirigido a: En este filtro permite realizar búsquedas por el nombre de la persona a la cual se dirige la correspondencia radicada.
• Enviado por: Con este filtro es posible consultar los comunicados internos que han sido registrados por un usuario en especifico.
• Estado: Como su nombre lo indica es posible filtrar por el estado de la correspondencia.
• Fecha de entrega inicial y fecha de entrega final: Estos filtros permiten realizar una consulta con rango de fechas, tomando como base la fecha de confirmación de entrega de una planilla de correspondencia.
• Fecha de registro inicial y fecha de registro final: Estos filtros permiten realizar una consulta con rango de fechas sobre la fecha de registro de las correspondencias salientes.
• Formas de entrega:  Realiza la consulta al maestro de formas de entrega y sobre el registro en la confirmación de entrega.
• Mensajero de planillas: Este filtro consulta la información de los mensajeros configurados y que han sido responsables de una planilla.
• Observaciones: Filtro que permite consultar información a través de las observaciones ingresadas al momento de la radicación de correspondencia.
• Planilla: Consulta todas la descripción de las planillas creadas para las correspondencias.
• Radicado entrante: Radicado entrante: Este filtro consulta información de las correspondencias entrantes que han sido relacionadas a un radicado saliente.

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