Control y seguimiento correspondencia saliente (usuarios)

A través de esta opción será consultar aquellas correspondencias de clase saliente sobre las cuales el usuario de sesión ha tenido intervención, lo que permitirá asegurar un control detallado y un registro completo de las comunicaciones enviadas desde la organización.

Consulta información

Este informe permite realizar consultas bajo diferentes criterios de búsqueda, usando los diferentes filtros que brinda el informe, por ejemplo: Tipo de correspondencia, los datos principales de registro, por diferentes rangos de fechas, entre otros filtros.

Impresión de sticker de correspondencia

Una de las funcionalidades del informe es la posibilidad de imprimir el sticker de la correspondencia. Este proceso puede realizarse de manera masiva o individual, simplemente haciendo clic en la casilla ubicada en la última columna, titulada 'Imprimir', y luego seleccionando el botón de impresión.

Es importante tener en cuenta que para poder imprimir el sticker, es necesario que esté configurada una impresora de stickers con el nombre 'zebra'. Además, debe estar instalado el aplicativo 'SincoScan', ya que, en caso contrario, no será posible realizar la impresión.

Detalle de correspondencia

Para consultar el detalle de una correspondencia saliente, es necesario hacer clic sobre el ID de la correspondencia, allí el sistema abrirá una nueva pestaña, visualizando los datos de la correspondencia, su documento principal y anexos.
Así mismo será posible conocer si la correspondencia se encuentra vinculada a una planilla o contiene una correspondencia relacionada, permitiendo imprimir el detalle o imprimir el sticker de la correspondencia.

Gestión de adjuntos

Para visualizar el documento principal de la correspondencia y sus anexos, se debe hacer clic en el hipervínculo de cada archivo. Dependiendo del tamaño y la extensión del archivo adjunto, el sistema abrirá el documento en una nueva ventana o lo descargará automáticamente.

Asimismo, será posible consultar el documento principal de la correspondencia directamente desde el informe, a través de la última columna denominada 'Adjuntos'. Si el ícono muestra un signo de admiración, indicará que la correspondencia no incluye archivos adjuntos.

Eliminación de anexos
La eliminación de los anexos solo podrá ser realizada si el usuario que está en sesión fue quien cargó el archivo. Para los demás usuarios, el anexo estará disponible únicamente para su consulta.

Edición de correspondencia

Para editar un registro de correspondencia, incluidos los archivos adjuntos, se debe hacer clic en el botón 'Editar', el cual se habilitará según la configuración del parámetro 'Edición de correspondencia', ubicado en la opción de configuraciones.

Historial de cambios

Dado que desde la edición de correspondencia es posible modificar la información ingresada inicialmente durante la radicación, a través del icono en forma de reloj, ubicado en el detalle de la correspondencia, será posible consultar los cambios realizados sobre dicha información. Esto facilita conocer el usuario, la acción y la fecha en que se ejecutó cada cambio.

Exportar y diseño del informe

Dado que varios informes de SINCO SGD comparten el mismo funcionamiento en cuanto a la visualización de la información y la exportación de los informes, te invitamos a hacer clic aquí para obtener más detalles sobre este proceso.