Control y seguimiento de correspondencia entrante e interna (General)

Esta opción permite consultar todas las correspondencias radicadas bajo los tipos de correspondencia entrante e interna, asegurando un control detallado de todas las comunicaciones recibidas y registradas en la organización, así como de aquellas gestionadas a través de formatos internos de calidad (Complemento Excel). Además, ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento global de los flujos programados de correspondencia.

Consultar información

Este informe permite realizar consultas bajo diferentes criterios de búsqueda, usando los diferentes filtros que brinda el informe, por ejemplo: Tipo de correspondencia, los datos principales de registro; y descriptores como: tipo de correspondencia, estado de la correspondencia, contacto (proveedor), usuario, fechas de registro entre otros.

Impresión de sticker de correspondencia

Una de las funcionalidades del informe es la posibilidad de imprimir el sticker de la correspondencia. Este proceso puede realizarse de manera masiva o individual, simplemente haciendo clic en la casilla ubicada en la última columna, titulada 'Imprimir', y luego seleccionando el botón de impresión.

Es importante tener en cuenta que para poder imprimir el sticker, es necesario que esté configurada una impresora de stickers con el nombre 'zebra'. Además, debe estar instalado el aplicativo 'SincoScan', ya que, en caso contrario, no será posible realizar la impresión.

Detalle de la correspondencia

Para consultar el detalle de una correspondencia, es necesario hacer clic sobre la comunicación. Esto abrirá un modal que presenta el documento principal de la correspondencia junto con sus documentos anexos. En caso de que la correspondencia cuente con descriptores, será posible consultar la información diligenciada. Asimismo, se podrá realizar un seguimiento de las actividades pendientes asociadas a la correspondencia, visualizando sus estados, responsables, así como las fechas de generación y ejecución.

Gestión de adjuntos

Para visualizar el documento principal de la correspondencia y sus anexos, se debe hacer clic en el hipervínculo de cada archivo. Dependiendo del tamaño y la extensión del archivo adjunto, el sistema abrirá el documento en una nueva ventana o lo descargará automáticamente.

Eliminación de anexos

La eliminación de los anexos solo podrá ser realizada si el usuario que está en sesión fue quien cargó el archivo. Para los demás usuarios, el anexo estará disponible únicamente para su consulta.

Edición de correspondencia

Para editar un registro de correspondencia, incluidos los archivos adjuntos, se debe hacer clic en el botón 'Editar', el cual se habilitará según la configuración del parámetro 'Edición de correspondencia', ubicado en la opción de configuraciones.

Historial de cambios

Dado que desde la edición de correspondencia es posible modificar la información ingresada inicialmente durante la radicación, a través del icono en forma de reloj, ubicado en el detalle de la correspondencia, será posible consultar los cambios realizados sobre dicha información. Esto facilita conocer el usuario, la acción y la fecha en que se ejecutó cada cambio.

Exportar y diseño del informe

Dado que varios informes de SINCO SGD comparten el mismo funcionamiento en cuanto a la visualización de la información y la exportación de los informes, te invitamos a hacer clic aquí para obtener más detalles sobre este proceso.