Preguntas correspondencia

¿Es posible configurar flujos de aprobaciones con puntos de decisión?

El alcance de esta funcionalidad no permite configurar los flujos con puntos de decisión, si se requiere que un documento radicado tome una ruta diferente, es necesario crear un nuevo tipo de correspondencia como un flujo independiente.

¿Es posible radicar correspondencia por sucursal y tener el control en la consulta?

Es posible configurar consecutivos, adicional condicionar la consulta bajo este mismo criterio, de esta forma, de acuerdo con las sucursales asignadas, el usuario podrá consultar sólo las correspondencias radicadas en las sucursales a las que tiene acceso, filtro que aplicará de igual manera en la generación y consulta de planillas de entrega de correspondencia.

¿Es posible notificar a otros usuarios que no hacen parte del flujo de una correspondencia que está en trámite?

Sólo se tiene la opción de notificar a múltiples usuarios en el momento de la radicación para la correspondencia entrante, no en alguna actividad del flujo, adicional esta opción se encuentra disponible desde la confirmación de entrega de correspondencia saliente.

¿Qué son los descriptores?

Son identificadores que ayudan a definir el contenido de un documento al momento de la radicación, asimismo, a través de estos datos es posible realizar proceso de integración con los módulos, SINCO ADPRO y SINCO A&F, ya que, son recuperados desde SINCO ERP, o configurados directamente desde la aplicación normalizando el registro a través del uso de fuentes externas.

¿Qué son las fuentes externas?

En SINCO SGD, las fuentes externas corresponden a la opción de crear listas desplegables para los descriptores establecidos directamente desde el módulo, que pueden no encontrarse en otros módulos de SINCO ERP.

¿La correspondencia entrante y saliente puede vincularse con el correo electrónico?

Para el caso de la correspondencia de clase entrante no es posible vincularla de ninguna manera al correo electrónico. Para la correspondencia de clase saliente es posible una vez radicada la correspondencia generar una notificación y enviarla a ciertos correos destinatarios, si desea conocer más acerca de esta funcionalidad haga clic aquí.

¿Todas las personas en la empresa podrán consultar las correspondencias que han sido digitalizados en el SGD?

No, la consulta estará determinada por la participación de los usuarios en los procesos de radicación o flujo del documento.

¿Cuántos pasos se pueden configurar en el flujo programado de correspondencia?

No hay un límite de pasos para el flujo, lo que se pretende es que estos optimicen tiempo y se evidencie el proceso documental de la correspondencia, sin que esto implique el montaje de todos los procesos que intervienen al interior de la compañía.

¿Por qué no se encuentran documentos de ADPRO para asociar en las actividades pendientes?

La razón por la cual el sistema no arroja resultados en la consulta para la asociación de documentos, se debe a los siguientes eventos:

• La información incluida en el descriptor de obras por usuario está incorrecto, el sistema valida en SINCO ADPRO los datos de la obra y proveedor para desplegar los documentos disponibles para asociar, si alguno de estos se registró de manera incorrecta no mostrará información.

• Al momento de generar las actas o entradas, en el campo de la factura se ingresa un número, un guion o carácter, el sistema lo interpreta como un valor válido y asumirá que los documentos no están disponibles para la asociación, por ello, no arroja resultados en la consulta.

• El acta o entrada ya han sido contabilizadas, es decir, ya tiene una cuenta por pagar generada.

• El acta fue generada con condiciones de no pago.

¿Es posible realizar el cambio de consecutivo de la factura cuando esta ya se encuentra en las opciones de causación?

Es posible, pero es importante tener en cuenta que en el campo 'factura' en las opciones: cuentas por pagar actas y entradas, al realizar la actualización del dato que viene de la asociación en SINCO SGD con actas o entradas, el sistema lo permite, pero realiza de forma inmediata la actualización del dato descriptor en SINCO SGD, adicionalmente, si existiera una factura en SGD radicada con el número que se modificó en financiero, el sistema vinculará en SGD los documentos contables a todos los radicados que tienen el mismo consecutivo del mismo proveedor.

¿Es posible realizar la reactivación de un radicado si este ha finalizado el flujo o ha sido cancelado?

Es posible, sin embargo, es importante tener en cuenta que cada caso tiene las siguientes validaciones:

• Cuando se ha cancelado el flujo se podrá reiniciar en el sistema al paso 1 o reactivar al último paso ejecutado, dejando la auditoría de cuando se realizó el cambio y el usuario que lo realizó.

• Cuando se finaliza un flujo, es decir, pasa a estado 'Completado', pero es necesario reactivarlo, es posible reiniciar el proceso al paso 1 o reactivar el radicado al último paso ejecutado.

• No se podrá reactivar o reiniciar un radicado entrante, para el caso de las facturas, si esta ya tiene una cuenta por pagar generada en el sistema, pues, esto podría afectar las integraciones y el vínculo con las imágenes del radicado.