Creación de acta a todo costo
  • 26 Apr 2023
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Creación de acta a todo costo

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Article summary

En esta función se ejecuta el registro y edición de las actas de consumo para los diferentes contratos todo costo existentes en ADPRO. En otras palabras desde esta opción el usuario realiza los cortes de obra al contratista teniendo en cuenta que la misma está amarrada a la información proveniente desde el contrato (cantidades y valores). Desde el acta el usuario puede realizar la retención en garantía y la amortización del anticipo, ambos pactados desde la creación del contrato.

Prerrequisitos de actas a todo costo

  • Tener creados los contratistas.
  • Seleccionar el proyecto sobre el cual será creada el acta a todo costo.
  • Haber creado un contrato a todo costo y estar en estado Abierto.

Funcionalidad de actas a todo costo

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el acta de consumo por contratos a todo costo, el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Contratos/Cortes de Proyecto/Actas a todo costo.

La activación del proceso de creación del acta a todo costo parte inicialmente de la selección del contratista y del contrato sobre el cual quedará imputada la nueva acta de consumo:

image.png

  • Contratista: este campo permite la búsqueda de registros por medio de varios métodos: el primero permite seleccionar el contrato entre los que se cargan en el selector, el segundo método consiste en ingresar en la casilla el código asignado al contratista en caso de que lo conozca, por último para usar el tercer método debe ingresar parte del nombre del contratista y luego seleccionar el dato requerido entre los que aparezcan disponibles en el menú.
  • Contrato No.: al igual que la anterior para definir este dato es posible usar dos formas distintas: la primera forma consiste en ingresar el código del contrato o puede ingresar en la casilla parte de la descripción del contrato a buscar y a continuación escoger el registro deseado entre los que se cargaran en la lista de los registros relacionados con el contratista previamente seleccionado.

Procedimiento de generación de actas a todo costo

Gif_Acta_Todo costo

  • Tras confirmar la selección de contrato y contratista el sistema permite iniciar el proceso de creación del acta general, para continuar se debe dar clic en el icono nuevo creacion de polizas

  • Como Ejecutar el Registro y Modificación de Actas todo costo: el sistema siempre presentará en pantalla la totalidad de los ítems contractuales, discrecionalmente se deberán imputar los consumos según corresponda

  • Ingrese la cantidad que desee pagar de cada grupo. Al hacerlo se calcularán automáticamente las columnas de IVA (si aplica), se calculará el total del acta y se listarán las cantidades faltantes del contrato.

  • Si necesita agregar una observación puntual al Ítem o insumo en la penúltima columna de Obs. aparece un cuadro image.png, ingrese su observación.

  • En caso de que se desee realizar un descuento al contratista, debe dar clic en image.png ubicado a la derecha de la casilla de Otros Descuentos, puede consultar el procedimiento de Tipos descuentos actas para conocer los pasos a seguir con el fin de recrear esta situación.

Tener en cuenta:

La Retención Anticipo y Retención Garantías por defecto los trae del contrato, estos valores son editables.

  • Para editar un acta por grupos debe seleccionar el contratista y el contrato que desea editar, una vez haya hecho esto en pantalla aparecerá el primer acta por grupos del contrato seleccionado; por medio de los botones de desplazamiento puede visualizar todos las actas del contrato, cuando sea necesario obtener un reporte escrito del acta consultado, presione el icono Imprimir, (en el proceso de edición se debe se debe tener en cuenta que el acta debe estar en estado generado y el contrato debe contar con todas sus aprobaciones).

image.pngCambiar de Contratista / Contrato: para generar una nueva acta general relacionada con otro tercero y/o contrato, es posible mediante este icono activar una nueva selección de contrato y contratista según se requiera.
image.png Imprimir: al dar clic sobre este icono el sistema genera la impresión del acta con los detalles ingresados en la misma.
image.png Crear nueva acta: al dar clic sobre este icono el usuario puede realizar una nueva acta en el proyecto y contrato que se encuentre trabajando.
image.png Copiar detalles del acta: permite copiar los detalles de otra acta generada sobre el mismo contrato (Tener en cuenta que el sistema valida proyección).
image.png Eliminar: permite suprimir o eliminar un acta.
image.png Observaciones: al dar clic sobre este icono se abrirá una ventana en la cual el usuario puede ingresar algún tipo de comentario u observación hasta máximo 500 caracteres.
image.png Adjuntos: desde este icono se habilita la función de adjuntar archivos complementarios e informativos en la elaboración del acta (Los archivos adjuntos se visualizan directamente en la edición de cada acta). Extensiones permitidas para el manejo de adjuntos en ADPRO.
image.png Auditoría: al dar clic en este icono se activa el gestor de consulta de detalles de creación y modificación para cada detalle del acta.
image.png Información del contrato: al dar clic en este icono se abrirá una ventana en la cual el sistema presenta la información general del contrato, entre la que se destaca porcentajes de AIU, tipo de contrato, fechas de inicio y finalización.
image.png Información del contratista: al dar clic en este icono se abrirá una ventana en la cual el sistema presenta la información general de contacto del tercero.
image.png Desplazamiento: permiten desplazarse entre los diferentes registros para permitir su visualización y/o edición.
image.png Índice: al dar clic sobre este icono el sistema presenta el tipo y la secuencia de las actas generadas en el contrato.
image.png Gestor de descuentos: al dar clic en este icono se abrirá una ventana en la cual el sistema presenta la posibilidad de ingresar un descuento sobre el acta en proceso.


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