Creación de acta por grupos

En esta función se ejecuta el registro y edición de las actas de consumo para los diferentes contratos por grupos existentes en ADPRO. En otras palabras desde esta opción el usuario realiza los cortes de obra al contratista teniendo en cuenta que la misma está amarrada a la información proveniente desde el contrato (cantidades y valores). Desde el acta el usuario puede realizar la retención en garantía y la amortización del anticipo, ambos pactados desde la creación del contrato.

Prerrequisitos de actas por grupos

• Tener creados los contratistas.
• Seleccionar el proyecto sobre el cual será creada el acta por grupo.
• Haber creado un contrato por grupo y estar en estado Abierto.

Funcionalidad de actas por grupos

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el acta de consumo por contratos por grupos, el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Contratos/Cortes de Proyecto/Actas por grupos.

La activación del proceso de creación del acta por grupo parte inicialmente de la selección del contratista y del contrato sobre el cual quedará imputada la nueva acta de consumo:

• Contratista: este campo permite la búsqueda de registros por medio de varios métodos: el primero permite seleccionar el contrato entre los que se cargan en el selector, el segundo método consiste en ingresar en la casilla el código asignado al contratista en caso de que lo conozca, por último para usar el tercer método debe ingresar parte del nombre del contratista y luego seleccionar el dato requerido entre los que aparezcan disponibles en el menú.
• Contrato No.: al igual que la anterior para definir este dato es posible usar dos formas distintas: la primera forma consiste en ingresar el código del contrato o puede ingresar en la casilla parte de la descripción del contrato a buscar y a continuación escoger el registro deseado entre los que se cargaran en la lista de los registros relacionados con el contratista previamente seleccionado.

Procedimiento de generación de actas por grupos

• Tras confirmar la selección de contrato y contratista el sistema permite iniciar el proceso de creación del acta general, para continuar se debe dar clic en el icono nuevo

• Como Ejecutar el Registro y Modificación de Actas por grupos: el sistema siempre presentará en pantalla la totalidad de los grupos contractuales, discrecionalmente se deberán imputar los consumos según corresponda.

• Ingrese la cantidad que desee pagar de cada grupo. Al hacerlo se calcularán automáticamente las columnas de IVA (si aplica), se calculará el total del acta y se listarán las cantidades faltantes del contrato.

• Si necesita agregar una observación puntual al Ítem o insumo en la penúltima columna de Obs. aparece un cuadro , ingrese su observación.

• En caso de que se desee realizar un descuento al contratista, debe dar clic en ubicado a la derecha de la casilla de Otros Descuentos, puede consultar el procedimiento de Tipos descuentos actas para conocer los pasos a seguir con el fin de recrear esta situación.

• Para editar un acta por grupos debe seleccionar el contratista y el contrato que desea editar, una vez haya hecho esto en pantalla aparecerá el primer acta por grupos del contrato seleccionado; por medio de los botones de desplazamiento puede visualizar todos las actas del contrato, cuando sea necesario obtener un reporte escrito del acta consultado, presione el icono Imprimir, (en el proceso de edición se debe se debe tener en cuenta que el acta debe estar en estado generado y el contrato debe contar con todas sus aprobaciones).