Creación de actas generales

En esta opción se registran las Actas Generales del proyecto. Este tipo de actas se caracterizan por generar pagos a un ítem y un insumo del presupuesto, en los casos de que el contrato general se encuentre marcado como caja menor se debe diligenciar sin digito de verificación el NIT (Número de Identificación Tributaria del tercero), al cual se le realizó la compra por concepto de cajas menores.

Prerrequisitos de actas generales

• Tener creados los contratistas.
• Seleccionar el proyecto sobre el cual será creada el acta general.
• Tener creado un contrato general que se encuentre en estado Abierto.

Funcionalidad de actas generales

Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el acta de consumo por contratos generales el usuario debe seguir la ruta ADPRO/Contratos/Cortes de Proyecto/Actas generales.

La activación del proceso de creación del acta general parte inicialmente de la selección del contratista y del contrato sobre el cual quedará imputada la nueva acta de consumo:

• Contratista: este campo permite la búsqueda de registros por medio de varios métodos: el primero permite seleccionar el contrato entre los que se cargan en el selector, el segundo método consiste en ingresar en la casilla el código asignado al contratista en caso de que lo conozca, por último para usar el tercer método debe ingresar parte del nombre del contratista y luego seleccionar el dato requerido entre los que aparezcan disponibles en el menú.
• Contrato No.: al igual que la anterior para definir este dato es posible usar dos formas distintas: la primera forma consiste en ingresar el código del contrato o puede ingresar en la casilla parte de la descripción del contrato a buscar y a continuación escoger el registro deseado entre los que se cargaran en la lista de los registros relacionados con el contratista previamente seleccionado.

Procedimiento de generación de actas generales

• Tras confirmar la selección de contrato y contratista el sistema permite iniciar el proceso de creación del acta general, para continuar se debe dar clic en el icono nuevo
• Solo tras confirmar la creación de una nueva acta, el sistema activa el formulario para consignar las condiciones del acta.
• Para definir los ítems a pagar ingrese el número del ítem en el campo Buscar ítem, también se puede emplear la descripción y/o parte de la descripción del mismo, seleccione uno de los registros presentados en pantalla. Uno de los principales causales por los cuales un ítem no se visualiza para ser seleccionado en el acta general es que no se encuentra habilitado para consumos desde la opción de Estado de ítems.
• Una vez definido el ítem se debe efectuar la selección del insumo sobre el que será imputado en consumo, por defecto el sistema presenta la lista desplegable en la cual se puede elegir uno de los insumos que componen el ítem previamente seleccionado (insumos proyectados).
• También se puede adicionar un Insumo nuevo que no esté contenido en el ítem, en este caso se debe inactivar la casilla de insumos proyectados en el ítem en este punto ingrese el código la descripción o parte de la misma del nuevo insumo requerido para afectar el ítem.
• Después de seleccionar el insumo automáticamente se llenarán las casillas de UM (unidad de medida), precio y base IVA, que son los campos editables para definir el consumo del insumo en el ítem.

Si necesita agregar una observación puntual al Ítem o insumo en la penúltima columna de Obs. aparece un cuadro , ingrese su observación.

• En caso de que se desee realizar un descuento al contratista, debe dar clic en ubicado a la derecha de la casilla de Otros Descuentos, puede consultar el procedimiento de Tipos descuentos actas para conocer los pasos a seguir con el fin de recrear esta situación.

Para editar un acta general debe seleccionar el contratista y el contrato que desea editar, una vez haya hecho esto en pantalla aparecerá el primer acta del contrato seleccionado; por medio de los botones de desplazamiento puede visualizar todos las actas del contrato, cuando sea necesario obtener un reporte escrito del acta consultado, presione el icono Imprimir, (en el proceso de edición se debe tener en cuenta que el acta debe estar en estado generado y el contrato debe contar con todas sus aprobaciones).