Creación de documentos

Opción que permite al usuario realizar la creación de los documentos contables.

Casillas de Registro

• Validar en línea: Switch (botón deslizable) que al deslizar a la derecha indicará que está activo, y su función es ir alertando de los errores a medida que se avanza por los campos. Por defecto se encuentra activo.
• Libro: Lista desplegable para indicar el libro donde se registra el documento contable.
• Tipo Documento: Control de búsqueda que permite indicar el tipo de documento que se va a crear. Para encontrar un tipo de documento, digite el tipo de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Los documentos que se visualizan son los creados en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Tipos de Documentos Contables. Campo obligatorio.
• Fecha: Casilla numérica con formato dd/mm/aaaa que permite indicar la fecha de registro del documento. Por defecto se mostrará la fecha actual, pero si requiere cambiarla, solo debe ingresar la nueva fecha. Si al momento de guardar el documento el sistema agrega una (?) al lado de este campo, quiere indicar que el periodo contable correspondiente a la fecha se encuentra cerrado, por lo tanto, se debe dirigir a la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Definición de Periodos Contables, para abrir el periodo correspondiente y poder generar el documento sin inconvenientes. Campo obligatorio.
• No.: Casilla que indica el número de consecutivo del documento, este es asignado automáticamente por el sistema. Si en este campo se visualiza (?), quiere indicar que no existen consecutivos configurados para la fecha o periodo, por lo tanto, se debe dirigir a la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Consecutivo de Documentos, y realizar la respectiva configuración de consecutivos para el tipo de documento seleccionado. Campo obligatorio
• Moneda: Lista desplegable que permite seleccionar la moneda con la cual se registrará el documento contable. Por defecto trae la moneda funcional y para visualizar otros tipos de monedas estas deben estar previamente configuradas en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Monedas. Campo obligatorio.
• T/C vigente: Campo de lectura que se visualiza en la opción siempre y cuando en el campo moneda se haya seleccionado una moneda diferente a la funcional. En este campo se mostrará la tasa de cambio vigente o la última configurada. El sistema permite limitar el registro del documento si no se tiene configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar, mostrando un mensaje donde indica que no se ha definido tasa para la moneda seleccionada, por lo tanto, debe realizar la configuración de la respectiva y posteriormente hacer clic en aquí, para que el sistema actualice la configuración; esta funcionalidad se activa con el boletín AYF 037 - Modificación de la TRM al día que se está realizando la transacción. También se puede definir la cantidad de decimales que requiere registrar en la tasa de cambio (máx. 8 decimales), esta funcionalidad es configurable, para definir la cantidad de decimales, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico.

• T/C a aplicar: Campo de texto numérico que permite modificar la tasa de cambio de acuerdo con la moneda seleccionada (diferente a la moneda funcional) y la fecha del documento a registrar, este campo se habilita únicamente si se encuentra configurada la tasa de cambio del día del documento a registrar, lo anterior, únicamente si se tiene activo el boletín AYF 037 - Modificación de la TRM al día que se está realizando la transacción. También se puede definir la cantidad de decimales que requiere registrar en la tasa de cambio (máx. 8 decimales), esta funcionalidad es configurable, para definir la cantidad de decimales, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico.
• Tercero: Control de búsqueda que permite definir el tercero al que se le generará el documento. Este control está compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el NIT, el código o parte del nombre del tercero en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Este campo solo trae terceros que se encuentren en estado Activo y es obligatorio su diligenciamiento
• Descripción: Campo de texto alfanumérico para agregarle al documento una descripción. Esta descripción, aunque no es requerida, permite mayor facilidad al momento de una consulta general de documentos y se visualizará en el encabezado del documento.
• Observaciones: Campo de texto alfanumérico para ingresar las observaciones que surjan al crear el documento. Las observaciones ingresadas las podrá visualizar en el formato de impresión del documento.
• Fecha Transacción: Casilla de texto con formato dd/mm/aaaa para indicar la fecha en la que se efectuó la transacción que dio origen al documento. Por defecto se mostrará la fecha actual, pero si es necesario cambiarla, solo debe escribir la nueva fecha. Campo obligatorio para la generación del documento
• Fecha Pago: Casilla con formato dd/mm/aaaa para ingresar fecha de pago del documento de tipo por Pagar; el sistema sugiere esta información calculando a partir de la fecha del documento + los días de la forma de pago del tercero o la fecha actual + los días de la forma de pago del tercero. La forma de pago debe estar previamente configurada en la ruta: A&F/Cuentas por Pagar/Registro de Terceros. Para definir si la fecha de vencimiento se toma a partir de la fecha del documento o la fecha actual, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico. La fecha ingresada en este campo será la que se visualice en el campo Fecha Pagar en la ruta: A&F/Cuentas por Pagar/Autorización de Cuentas por Pagar
• Radicado SGD: Campo correspondiente al módulo Sistema Gestión Documental. Este campo es configurable, si requiere esta funcionalidad, es necesario que solicite la actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Documento de cierre: Switch (botón deslizable) que al deslizar a la derecha indicará que el documento a crear será un documento de cierre. Este campo es configurable, si requiere esta funcionalidad, es necesario que solicite la actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Copiar documento: Al hacer clic en el hipervínculo, se despliega una nueva casilla la cual permite definir el tipo y consecutivo del documento del cual desea copiar los movimientos contables. Esta funcionalidad es configurable, para activar o desactivar, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico

* Incluir cruces: Marque esta casilla si desea incluir los cruces del documento seleccionado a copiar. Esta funcionalidad es configurable, para activar o desactivar, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
* Invertir DB y CR: Marque esta casilla si desea invertir los movimientos débito a crédito y crédito a débito del documento seleccionado a copiar. Este campo es configurable, si requiere esta funcionalidad, es necesario que solicite la actualización de la opción al área de soporte técnico.

• Cuenta Contable: Control de búsqueda que permite indicar la cuenta contable auxiliar a la cual se le asignará el movimiento contable. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este filtro es obligatorio para la generación del documento.
• NIT (*): Casilla de texto numérica; al seleccionar la cuenta contable, aparecerá el número de identificación del tercero especificado en el encabezado; la casilla también permite cambiar el número de identificación en caso de que sea necesario; esta información solo es requerida si la cuenta contable seleccionada está configurada para que requiera tercero.
• Cruce: Si la cuenta contable seleccionada corresponde a una cuenta de cruce por pagar o cobrar el sistema le muestra una ventana, en la cual podrá seleccionar el documento a cruzar, esta ventana cuenta con los filtros de centro de costos, fecha (inicial y final), tipo documento y consecutivo (inicial y final). Es importante tener en cuenta que esta ventana muestra los documentos que tengan cuenta de cruce e inicialmente visualiza los documentos no mayores a 5 años de registro, si requiere consultar un documento con una fecha superior a esta debe utilizar los filtros Fecha o consecutivo. Después de seleccionar el documento a cruzar debe hacer clic en el botón actualizar, para refrescar la información.

• CC * : Casilla de texto numérica, la cual solo es requerida en caso de que la cuenta contable especificada para el movimiento, este configurada para que requiera centro de costo, siendo este el caso, ingrese el código correspondiente al centro de costo auxiliar y este debe estar en estado activo. En caso de no conocerlo puede usar la tecla (*) para que se muestre una ventana la cual está compuesta por un control de búsqueda que permite indicar el centro de costos auxiliar al cual pertenecerá el movimiento contable. Este control está compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código o parte del nombre del centro de costo en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los centros de costos que coinciden con lo digitado en la casilla de texto.

Si desea visualizar el nombre o la descripción del centro de costos debajo de la casilla puede solicitar activar o desactivar esta funcionalidad, al área de soporte técnico.

• Segmento: Lista desplegable que permite seleccionar el segmento al cual se registrará el movimiento contable. Por defecto se mostrará el segmento al que pertenece el centro de costos seleccionado. Este campo solo se visualiza si se tiene configurado más de un segmento en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Segmentos.
• Base: Casilla de texto numérica, la cual solo es requerida en caso de que la cuenta contable especificada para el movimiento, este configurada para que requiera base, es decir que, si no se ingresa un valor base para el movimiento correspondiente a una cuenta contable que así lo requiere, no se podrá llevar a cabo el registro del documento.
• Débito: Casilla de texto numérico que permite ingresar el valor correspondiente al movimiento débito del documento que se encuentra ingresando en el sistema.
• Crédito: Casilla de texto numérico que permite ingresar el valor correspondiente al movimiento crédito del documento que se encuentra ingresando en el sistema.
• Concepto: Casilla de texto alfanumérico que permite ingresar la descripción correspondiente al concepto por el cual se crea el documento en el cual se encuentra trabajando. La información diligenciada en este campo será la que se visualice como el concepto o descripción del movimiento contable. La opción permite que este campo se diligencie automáticamente siempre y cuando se haya seleccionado un documento para cruzar; trayendo como concepto el número del consecutivo, fecha, saldo y número de factura del proveedor correspondiente al documento que se está cruzando; Para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.

Documentos de tipo por pagar

• Base para descuento financiero: Casilla de texto numérica que permite definir la base, el monto aquí ingresado es el que se tendrá en cuenta al momento de calcular el descuento financiero al momento de realizar un pago. Este campo es obligatorio y se visualiza únicamente si tiene la funcionalidad de descuentos financieros activo. Para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• No. Radicación: Campo de texto numérico que permite ingresar el número de radicación, este es un dato informativo. Este campo es obligatorio; para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
• Cta. Contable: Control de búsqueda que permite definir la cuenta contable por pagar. Para encontrar una cuenta digite el código, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Este campo es obligatorio y es necesario seleccionar una de las cuentas contables mostradas en la lista (tenga en cuenta que sólo se mostrarán cuentas de cruce).
• Vence: Casilla con formato dd/mm/aaaa para ingresar fecha de vencimiento del documento por Pagar; el sistema sugiere esta información calculando a partir de la fecha del documento + los días de la forma de pago del tercero o la fecha actual + los días de la forma de pago del tercero. La forma de pago debe estar previamente configurada en la ruta: A&F/Cuentas por Pagar/Registro de Terceros. Para definir si la fecha de vencimiento se toma a partir de la fecha del documento o la fecha actual, es necesario que solicite la configuración de la opción al área de soporte técnico. Este campo es obligatorio para la generación el documento. Si requiere visualizar este campo en otro tipo de documento diferente a CP – Cuenta por Pagar, solicite su configuración al área de soporte técnico.
• Doc. Tercero/NCF:
  • Doc. Tercero (Empresas nacionales): Campo de texto alfanumérico para indicar el número del documento del tercero (factura o soporte). El sistema no permite repetir el número de documento por tercero, y se visualizará una (?) en este campo. Campo obligatorio.
    El sistema cuenta con una funcionalidad adicional la cual arroja una alerta informativa si la parte numérica del documento del tercero se repite (ejemplo: FV 141518 = FC141518), Esta funcionalidad es configurable, para activar o desactivar, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.

Si requiere visualizar este campo en otro tipo de documento diferente a CP – Cuenta por Pagar, solicite su configuración al área de soporte técnico.

• NCF (Empresas extranjeras): Campo de texto alfanumérico que permite ingresar el número de Comprobante Fiscal del tercero, por defecto el sistema permite el ingreso de 11 caracteres. Si desea modificar la cantidad de caracteres e indicar si este campo debe ser obligatorio o no, puede solicitar su configuración al área de soporte técnico.
• C. Costos: Control de búsqueda que permite indicar el centro de costos auxiliar al cual pertenecerá el documento por pagar a generar. Este control está compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el código o parte del nombre del centro de costo en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los centros de costos que coinciden con lo digitado en la casilla de texto. Este campo es obligatorio.
• Segmento: Lista desplegable que permite seleccionar el segmento al cual se registrará el documento por pagar. Por defecto se mostrará el segmento al que pertenece el centro de costos seleccionado para la generación de la cuenta por pagar. Este campo solo se visualiza si se tiene configurado más de un segmento en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Segmentos
• Doc. Referencia/Doc. Suplidor: Casilla de texto alfanumérico que permite ingresar le número de documento de referencia/suplidor.
• ANTICIPOS PENDIENTES: Al hacer clic en el hipervínculo muestra una ventana con el detalle de los documentos con saldos de cuentas por cobrar/pagar pendientes de cruce asociados al tercero registrado, esta funcionalidad se activa con el boletín AYF - 044 Alerta De Anticipos A Proveedores A Partir De Múltiples Cuentas Contables.

Generar documento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de registro se debe presionar el botón Guardar. Dicho botón se encuentra en la parte inferior izquierda.

Consolidación de estados financieros

Si cuenta con el Sub-módulo de Consolidación de Estados Financieros, la opción de creación de documentos se visualiza de la siguiente manera:

• Fecha: Campo con forma dd/mm/aaaa, en este campo debe ingresar la fecha del ajuste, este debe estar dentro del periodo sincronizado.
• Tipo Documento: Permite seleccionar el tipo de documento contable a generar. Actualmente el tipo de documento disponible para realizar ajustes manuales es el AN – Ajustes Consolidación. Para encontrar un tipo de documento, digite el tipo de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Los documentos que se visualizan son los creados en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Tipos de Documentos Contables. Campo obligatorio. Si desea puede definir para la base de datos de consolidación que tipos de documentos requieren que muestren o se restrinjan.
• Tercero: En este campo se debe ingresar el número de identificación de la empresa matriz o de la Subsidiaria a registrar el ajuste contable.
• Empresa Consolidación: Permite seleccionar la empresa a la que afectará la información contable con el ajuste realizado. Este campo solo trae empresas en estado activo (Matriz y Subsidiarias).
• CC (*): Campo para ingresar el centro de costos en el que se registrará el ajuste contable. Para le empresa Matriz el sistema permite seleccionar TODOS los centros de costos; para las empresas subsidiarias se debe ingresar el centro de costos correspondiente a la empresa subsidiaria, ya que al ingresar otro centro de costos el documento NO se contabilizará.