Creación de un contrato de caja menor

El manejo de cajas menores es una de las alternativas que ofrece en SINCO ADPRO el Contrato General.

Prerrequisitos de contrato de caja menor

• Tener creados los contratistas.
• Asignación de Consecutivos iniciales (desde la ruta ADPRO / Mantenimiento / Proyecto / Consecutivos iniciales).
• Seleccionar el proyecto sobre el cual será creado el contrato general.

Funcionalidad de contrato de caja menor

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO / Contratos / Contratos / Contratos generales. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta, edición o creación de un contrato de caja menor:

• Contrato No.: escriba en esta casilla el número o código de identificación asignado al contrato que necesite consultar, para que la consulta se ejecute satisfastoriamente, este código debe existir y ser de tipo numérico.
• Contratista: esta casilla permite efectuar la consulta de registros ingresando el nombre del contratista a quien corresponde el contrato; la casilla también ofrece la posibilidad de una consulta selectiva, para usar este tipo de función debe ingresar parte del nombre del contratista y presionar el botón Consultar, al hacerlo en pantalla aparecerán todos los registros que correspondan al parámetro ingresado.
• Tipo de Contrato: seleccione en esta lista el tipo de contrato dentro del cual se encuentra clasificado el registro que necesite consultar en pantalla.
• Estado: esta lista cuenta con los posibles estados de contratos usados en el sistema (Abierto, Cerrado, Por Preaprobación, Por Aprobación), seleccione el que necesite traer en consulta.
• Descripción: al igual que el filtro de contratista, este cuenta con la misma característica y para hacer uso de este, debe ingresar la descripción o parte de la misma del contrato a consultar.

Procedimiento de consulta y generación de contratos de caja menor

El procedimiento es el mismo del contrato general, pero con la única diferencia que en este formulario se debe marcar la casilla de Caja Menor

Ya una vez realizado el contrato de caja menor, el diligenciamiento de las actas generales tiene una particularidad.

Generación de actas generales por documento tributario del tercero

Las actas generales se caracterizan por generar pagos a un ítem y un insumo del presupuesto, en los casos en que el contrato general sea caja menor se debe diligenciar el NIT (Número de Identificación Tributaria del tercero), al cual se le realizó la compra por concepto de cajas menores, en consecuencia previamente el tercero debe estar creado y debidamente configurado en la base de datos.