Creación de un contrato general

Funcionalidad de contrato general

Tras seleccionar el proyecto requerido siguiendo la ruta ADPRO / Contratos / Contratos / Contratos generales. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de consulta, edición o creación de un contrato general:

Contrato No.: escriba en esta casilla el número o código de identificación asignado al contrato que necesite consultar, para que la consulta se ejecute satisfastoriamente, este código debe existir y ser de tipo numérico.

Contratista: esta casilla permite efectuar la consulta de registros ingresando el nombre del contratista a quien corresponde el contrato; la casilla también ofrece la posibilidad de una consulta selectiva, para usar este tipo de función debe ingresar parte del nombre del contratista y presionar el botón Consultar, al hacerlo en pantalla aparecerán todos los registros que correspondan al parámetro ingresado.

Tipo de Contrato: seleccione en esta lista el tipo de contrato dentro del cual se encuentra clasificado el registro que necesite consultar en pantalla.

Estado: esta lista cuenta con los posibles estados de contratos usados en el sistema (Abierto, Cerrado, Por Preaprobación, Por Aprobación), seleccione el que necesite traer en consulta.

Descripción: al igual que el filtro de contratista, este cuenta con la misma característica y para hacer uso de este, debe ingresar la descripción o parte de la misma del contrato a consultar.

Procedimiento de consulta y generación de contratos generales

La activación del proceso de creación del contrato general se realiza tras dar clic en el icono nuevo en el panel central de consulta Nuevo_contrato

en este punto el primer requisito que se debe cumplir es definir el tercero sobre el cual quedará imputado el nuevo contrato.

Tras haber seleccionado el contratista y dar clic en Aceptar, el sistema presenta el formulario de registro de los contratos generales. Dentro de este tipo de contratos están aquellos que no tienen valor fijo, pago deservicios públicos, nóminas y otros contratos con proveedores de servicios, etc.

Contrato No.: este dato es asignado de forma automática por el sistema y corresponde al consecutivo de creación para contratos, este solo es de tipo informativo ya que no permite su modificación, el sistema solo asigna consecutivos cuando el nuevo contrato tenga definido su tipo y su valor, una vez cumplidas dichas condiciones se debe dar clic en el icono de guardar icono_guadar_contrato

.
El manejo del icono de guardar solo es requerido para efectos de asignación del consecutivo del contrato, en adelante el proceso de guardado es completamente automático y se da tras cada edición sobre el registro.

Contratista: tras la asignación de consecutivos al contrato, esta opción no permite operación diferente a la consulta de los detalles informativos del tercero, el contratista es el punto de partida en la generación del contrato.

Valor: el valor del contrato que va a crear debe ser registrado en esta casilla en formato numérico. Opción Maestro ADP configuración cada empresa puede establecer desde la variable de configuración ConVrMaxGeneral el valor máximo de creación de cada contrato general.

Tipo Contrato: seleccione en este menú el tipo de contrato que procederá a asignar al registro que se encuentra creando. Tenga en cuenta que según el tipo de contrato se generará la retefuente al contratista.

Descripción: en este campo de texto debe escribir la descripción que corresponda al contrato que se encuentra creando.

Forma de Pago: escriba en esta casilla la forma de pago que necesite definir para el contrato a crear.

Contrato. Ref.: en esta casilla debe ingresar el número del contrato al que hace referencia y es empleado para mantener la trazabilidad en procesos de migración de información durante el proceso de implementación de SINCO ADPRO, esta casilla solo recibirá datos numéricos.

Fecha Inicio: en esta casilla por defecto aparecerá la fecha en la que se abre la página, para que esta sea definida como fecha inicial, si es necesario establecer una nueva fecha, selecciónela en el calendario generado desde este campo.

Fecha Final: esta casilla también mostrará la fecha en la que se abre la página como predeterminada, para definir la duración del contrato por medio del intervalo de tiempo que cierra la fecha final, seleccione la fecha final según se requiera.

Ret. Anticipo: ingrese en esta casilla el porcentaje entre 1 y 100 a retener de anticipo en cada una de las actas de obra (pagos); la configuración definida en este campo también aplica tanto para limitar el porcentaje y valor máximo de generación de anticipo.

Ret. Garantías: en esta casilla debe ingresar el porcentaje de retención de garantías que se aplicará después de IVA.

Caja Menor: al activar esta casilla se estará indicando que los pagos que impliquen el contrato se obliga que justificar cada detalle pagado con el NIT donde se realizó la compra de la caja menor.

No generar pago: al activar esta casilla se estará indicando que los pagos que impliquen el contrato no generarán pago por medio de contabilidad en el caso de tener un sistema integrado (ERP).

Observaciones: este campo de texto se encuentra destinado al ingreso de cualquier tipo de observaciones que se presenten al momento de crear el contrato, este es un campo de carácter alfanumérico con capacidad de 4000 caracteres.

Estado: muestra el estado actual del contrato, puede ser Abierto, Cerrado, Por preaprobación y/o Por aprobación.

Tener en cuenta:

Las casillas Ret Garantía y Ret Anticipo aplican en las Actas Generales, el concepto de AIU no aplica en la generación de los contratos y actas generales.
Este tipo de contratos se constituyen como bolsas de recursos (dinero) por lo tanto; se recomienda su uso para realizar únicos pagos y manejo de caja menor. La activación de la restricción funcional que impide que al momento de elaborar las actas generales se sobrepase el valor del contrato depende de la configuración de la aplicación definida durante el proceso de implementación; en caso de no tener activa dicha restricción, por la naturaleza de este tipo de contratos en el momento de realizar las actas de pago, el sistema informa que se está sobrepasando el valor contratado pero en ningún caso restringe la realización y en consecuencia el pago de las actas de obra, lo cual sin el manejo adecuado puede repercutir negativamente en el manejo de control de costos del proyecto.
Hasta tanto el contrato no cuente con aprobaciones y actas, su edición es completamente libre, salvo en el campo de contratista; en contratos aprobados y con actas la edición permitida es el cambio en la fecha de finalización con la cual el contrato quedará automáticamente desaprobado pero en ningún momento contempla la operación y manejo de Otrosí por fecha, siendo este último un manejo restringido a los contratos por grupos y todo costo.

Finalmente, al oprimir el icono Imprimir aparecerá en pantalla el gestor de impresión en una ventana auxiliar como la que se muestra a continuación en donde es posible seleccionar el tipo de impresión a usar.

Icono_regresar_contratos Regresar: mediante este icono el usuario regresa a la consulta anterior.
Nuevo_contrato Nuevo: mediante este icono se activa la creación de un nuevo contrato.
icono_imprimir_contratos Imprimir: si se desea imprimir el contrato se debe dar clic en este icono imprimir y en este punto el sistema habilita el gestor de impresión donde es posible seleccionar el tipo de impresión a usar.
icono_adjuntar_contratos Adjuntos: al dar clic sobre este icono se pueden agregar y/o suprimir los archivos adjuntos del registro. Extensiones permitidas para el manejo de adjuntos en ADPRO.
icono_eliminar_matto Eliminar: cuando sea necesario suprimir alguno de los contratos existentes en la base de datos debe tener en cuenta que este no se encuentre relacionado con ninguna póliza o acta de pago, adicionalmente el contrato no debe contar con aprobaciones en firme, tras las anteriores salvedades se debe oprimir el icono Eliminar que se encuentra ubicado en la parte superior del panel principal de consulta.
icono_mas Campos adicionales: mediante este icono el sistema permite consignar información adicional en cada uno de los campos complementarios definidos por cada empresa desde la opción Campos adicionales contratos.
icono_refrescar_mtto Refrescar contrato: mediante este icono el sistema refresca o actualiza de ser necesario la información consignada en el registro durante el proceso de elaboración y/o edición del contrato.
icono_auditoria_plantillas Auditoría: al dar clic sobre este icono se habilita el gestor de auditoría para evidenciar el historial de cambios que ha tenido el contrato en su ciclo de ejecución.
icono_informacion_contratista Información del contratista: al dar clic sobre este icono el sistema presenta la información general de contacto del tercero.
icono_expandir Contraer / Expandir: con esta función se puede contraer o expandir el contenido (detalles del contrato) para optimizar el énfasis en el espacio de trabajo.
icono_contrato abierto Contrato en estado abierto: al dar clic en este icono se activa el proceso de cierre del contrato el cual el sistema iguala el valor del contrato a lo efectivamente consumido en actas.
icono_cerrado contrato Contrato en estado cerrado: si es necesario realizar nuevos cambios o actas en un contrato tras un proceso de cierre, presione el icono Abrir contrato que aparecerá en la misma ubicación del icono de cierre.