Creación orden de compra
- 11 Jul 2023
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Creación orden de compra
- Updated on 11 Jul 2023
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Por medio de esta opción es posible generar las ordenes de compra directas (la orden de compra directa se crea sin asignación presupuestal), adicional a la creación de OC directas, el entorno funcional que presenta la opción es el mismo de cara a la edición de OC, en este punto se limitan en cada empresa las acciones del usuario en virtud de la encuesta de parametrización funcional de la aplicación.
Prerrequisitos para crear orden de compra
- Crear previamente el proveedor.
- El insumo debe estar en estado activo.
- Seleccionar previamente el proyecto.
Funcionalidad para crear orden compra
Para generar una orden de compra directa es necesario ingresar por la ruta ADPRO/Almacén/Compras/Creación orden de compra. El sistema presenta en pantalla la opción para adelantar el respectivo proceso de creación de una OC:
Proveedor: se debe ingresar el código, la descripción o parte de la misma del proveedor, seleccione el registro deseado y oprima la tecla TAB o Enter para dejar en firme el registro deseado en el filtro.
Procedimiento para crear orden de compra
Para la generación de una orden de compra es necesario ingresar por la ruta: ADPRO/Almacén/Compras/Creación orden de compra. Desde esta opción el punto de partida será la selección del proveedor al que se le realizará la OC; sin esta información el sistema no permite activar el proceso de creación.
Lógicamente el tercero debe estar registrado en la base de datos de proveedores, una vez se selecciona el proveedor automáticamente se completa la información como nombre y forma de pago.
En este punto, para el caso de las OC generadas de manera directa, es decir; que no se generan de manera articulada con el ciclo de pedidos, es muy importante enfatizar que el sistema tras cargar los datos del proyecto y del tercero aún no le ha asignado consecutivo a la orden de compra, por lo tanto el registro no esta en firme; para que el sistema permita guardar el nuevo registro y le asigne el respectivo consecutivo por lo menos la orden de compra debe contener un detalle (insumo) con cantidades diferentes a cero.
Para generar la orden de compra se debe tener en cuenta la configuración de jerarquía de precios, donde:
• P=Presupuestado.
• Y= Proyectado.
• C=valor última compra.
• I= valor maestra de insumos.
• V= Productos proveedor.
Por ejemplo en el caso de estar configurado como “P, Y, C, I, V”, al momento de generar la orden de compra el sistema traerá el valor unitario de los insumos según la jerarquía, es decir si no tienen valor en el presupuesto, valida al valor del proyectado, y si no hay valores en el proyectado traerá el valor de la última compra; si no han realizado compras para el insumo el sistema traerá el valor de la maestra de insumos, y si no tiene configurado valor traerá el valor de productos proveedor, en caso de no tener ningún valor configurado, traerá el valor en cero (0).
Para ingresar el insumo se debe hacer desde 
ingresando el código o la descripción del mismo y con la tecla TAB se deja en firme el registro. Se debe tener en cuenta que las cantidades del insumo en la orden de compra sean mayores a cero, de lo contrario el sistema no permite guardar.
Al dejar en firme el registro, el sistema genera el número de la OC en la parte superior izquierda.
Salvedad:
En materia de edición los campos de cantidad, valor unitario e IVA estan supeditados a las restricciones de edición que defina cada empresa desde su proceso de implementación.
Crear nueva orden de compra: al dar clic sobre este icono el usuario puede realizar una nueva orden de compra en el proyecto que se encuentre trabajando.
Imprimir: al dar clic sobre este icono el sistema genera la impresión de la orden de compra con los detalles ingresados en la misma.
Detalles del tercero: al dar clic en el icono se visualizan los datos básicos de contactos del proveedor.
Descripción: desde este icono se puede editar tanto la descripción como las observaciones de la orden de compra.
Adjuntar archivos: al dar clic sobre este icono se pueden agregar y/o suprimir los archivos adjuntos del registro.
Cambio de proveedor para un registro o generación de OC: si el usuario requiere cambiar de proveedor para un insumo puede seleccionar el proveedor y la orden de compra o generar una nueva orden de compra.
En este punto se debe tener en cuenta que el sistema no permite que la orden de compra quede sin detalles (insumos) en su contenido.
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