Crear proyecto SGP

La dirección de proyectos previamente debe definir la estructura que se requiere implementar en el proyecto a crear. Por lo tanto el sistema permite manejar:

Estructura jerárquica de proyectos Permite la utilización de proyectos macro y sub proyectos en el nivel que se requiera. Esta estructura se utiliza normalmente en proyectos por etapas o fases, asociados o no a un programa:

• Proyecto macro: corresponde a un proyecto cuya función principal es mostrar la información acumulada de los sub proyectos que pertencen a su jerarquía. Se debe recordar que sobre el proyecto macro no se realiza ninguna gestión.

• Sub proyectos: permite la estructuración en fases mediante la división del proyecto en subconjuntos lógicos, que facilita la gestión, dirección, planificación y control. La necesidad de establecer fases depende del tamaño, complejidad e impacto potencial del proyecto.

Proyectos individuales: corresponde a proyectos que no pertenecen a un proyecto macro (sin jerarquía) y que pueden estar asociados o no a un programa. La gestión, dirección, planificación y control se realiza directamente sobre el proyecto individual.

El coordinador o auxiliar de proyectos crea el proyecto en el sistema. Para esto, debe realizar el siguiente procedimiento, según aplique:

I. Creación de proyecto macro

• Nombre: Ingresar el nombre del proyecto macro (50 caracteres).

• Descripción: Detallar los productos o servicios que debe entregar el proyecto macro (150 caracteres).

• Iniciales: Ingresar descripción abreviada que identifica el proyecto macro (alfanumérica)

• Proyecto base Seleccionar el proyecto macro plantilla o proyecto macro SGP en curso, del cual se requiere copiar los sub proyectos asociados, interesados, equipo y planeación, cuando así se requiera, de lo contrario el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Proyecto macro: Dependiendo de la estructura jerárquica de proyectos definida, si el macro pertenece al primer nivel de la jerarquía, en el campo proyecto macro se debe dejar vacío (en blanco); en los siguientes niveles en este campo ingresar el macro al que pertenezca de acuerdo a su jerarquía.

• Programa: Buscar y seleccionar el programa al que pertenezca. Si no aplica el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Cliente: Seleccionar el cliente quien solicita la ejecución del proyecto. Si no aplica el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Tipo de planificación: Para un proyecto macro no aplica, por lo tanto, se puede dejar la opción que carga por defecto el sistema.

• Tipo gestión: Seleccionar la forma en que se requiere visualizar y consultar el informe resumen plan de negocios del proyecto: Costo y tiempo, Costo o Tiempo.

• Cálculo de avance(%): Seleccionar la forma en que se requiere gestionar el porcentaje de avance del proyecto: Esfuerzo o Costo. Este campo es posible modificarlo en planeación, pero una vez que el proyecto pase a ejecución no permite su edición.

• Tipo de modificación:: Para un proyecto macro no aplica, por lo tanto, se puede dejar la opción que carga por defecto el sistema.

Una vez ingresada la información, clic en el botón Guardar.

II. Creación de sub proyectos

• Nombre: Ingresar el nombre del sub proyecto (50 caracteres).

• Descripción: Detallar los productos, servicios o resultados que debe entregar el sub proyecto (150 caracteres).

• Iniciales: Ingresar descripción abreviada que identifica el sub proyecto (alfanumérica).

• Proyecto base: Seleccionar el proyecto plantilla o proyecto SGP en curso del cual se requiere copiar sus interesados y planeación, cuando así se requiera, de lo contrario el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Proyecto macro: Ingresar el proyecto macro al que pertenezca de acuerdo a su jerarquía.

• Programa: Seleccionar el programa al que pertenezca. Si no aplica el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Cliente: Seleccionar el cliente quien solicita la ejecución del sub proyecto. Si no aplica el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Tipo de planificación: Definir la forma en la que se va a realizar la planeación del proyecto: EDT – Cronograma o Cronograma.

• Tipo gestión: Seleccionar la forma en que se requiere visualizar y consultar el informe resumen plan de negocios del proyecto: Costo y tiempo, Costo o Tiempo.

• Cálculo de avance Seleccionar la forma en que se requiere gestionar el porcentaje de avance del proyecto: Esfuerzo o Costo.

• Tipo de modificación: Definir la forma en la que se manejará la replaneación del proyecto. Con este fin, es posible seleccionar la opción reserva de imprevistos o manejar la proyección de acuerdo a la ejecución de actividades (No es posible manejar ambas opciones al tiempo). Este campo es posible modificarlo en planeación, pero una vez que el proyecto pase a ejecución no permite su edición.

Una vez ingresada la información, clic en el botón Guardar.

III. Creación de proyectos individuales (sin jerarquía)

• Nombre: Ingresar el nombre del proyecto individual (50 caracteres).

• Descripción: Detallar los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto individual (150 caracteres).

• Iniciales: Ingresar descripción abreviada que identifica el proyecto individual (alfanumérica).

• Proyecto base: Seleccionar el proyecto plantilla o proyecto SGP en curso del cual se requiere copiar sus interesados y planeación, cuando así se requiera, de lo contrario el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Proyecto macro: Dejar vacío (en blanco), debido a que no aplica la utilización de este campo.

• Campo programa: Seleccionar el programa al que pertenezca. Si no aplica el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Cliente: Seleccionar el cliente quien solicita la ejecución del proyecto. Si no aplica el campo se debe dejar vacío (en blanco).

• Tipo de planificación: Definir la forma en la que se va a realizar la planeación del proyecto: EDT – Cronograma o Cronograma.

• Tipo gestión: Seleccionar la forma en que se requiere visualizar y consultar el informe resumen plan de negocios del proyecto: Costo y tiempo, Costo o Tiempo.

• Cálculo de avance (%): Seleccionar la forma en que se requiere gestionar el porcentaje de avance del proyecto: Esfuerzo o Costo.

• Tipo de modificación: Definir la forma en la que se manejará la replaneación del proyecto, con lo que se puede seleccionar utilizar la reserva de imprevistos o manejar la proyección de acuerdo a la ejecución de actividades (No es posible manejar ambas opciones al tiempo). Este campo es posible modificarlo en planeación, pero una vez que el proyecto pase a ejecución no se permite su modificación.

Una vez ingresada la información, clic en el botón Guardar.

• Cálculo de avance: permite definir si el avance se medirá en función del tiempo (esfuerzo) o del costo (dinero). Para esto utiliza las siguientes fórmulas:

Avance tipo esfuerzo

Avance tipo costo

2. Tipo de modificación: se puede definir:

• Reserva de imprevistos: (valor predeterminado). Mediante esta opción el sistema permite controlar la replaneación del proyecto por la reserva de imprevistos cuando el proyecto se encuentra en ejecución.

• Ejecución de actividades: esta opción permite proyectar las fechas en las que terminará el proyecto con base en la ejecución real de las actividades, mostrando las variaciones frente a la línea base. Adicionalmente, el sistema calcula el consumo del buffer (si aplica) una vez se aprueba dicha modificación.