Definición de periodos contables

Esta opción permite administrar periodos contables, por documentos o por módulos, permitiendo abrir o cerrar cada uno, y de esta manera autorizando el ingreso de movimientos en los diferentes periodos. Igualmente, permite consultar, crear, administrar y eliminar los diferentes periodos contables.

Casillas de Búsqueda

• Año: En este maestro se podrá realizar la consulta de todos los periodos contables que se han definido en el sistema. La característica principal en la consulta de periodos contables es que se puede filtrar la información a partir de un año específico. Para esta función utilice la lista desplegable seleccionando el año desde el cual desea que se realice la consulta, al seleccionarlo el sistema automáticamente mostrará la consulta correspondiente.

Casillas de Configuración:

Los Periodos contables son lapsos de tiempo definidos para el registro de los hechos contables, generalmente se crean tantos periodos como los meses del año.

• Creación masiva de periodos: Botón que al hacer clic sobre él abre un cuadro que permite seleccionar el año para el cual se configurarán los periodos contables. Los módulos y tipos de documentos de los periodos contables creados masivamente se crearán en estado cerrado.

  

  Una vez se ha seleccionado el año, oprima el botón Crear para que el sistema de forma automática realice la creación de los periodos contables.

• Fecha Inicial/Final: Casillas de texto numérico con formato dd/mm/aaaa, que permite identificar la fecha de inicio y finalización del periodo contable.

• Casillas del Módulo: Estas casillas administran el periodo contable por módulo, en el título de estas casillas indica el módulo al cual administra.

  

  Si se modifica el estado del periodo contable de alguno de los módulos es necesario presionar el botón guardar para que los cambios sean almacenados.

• Tipo de Documento: Columna con la palabra ADMINISTRAR, palabra en color azul que al ser clic sobre ella abre un cuadro para la administración de los periodos contables por tipo de documento. Dicha pantalla en la parte superior muestra el rango de fechas del periodo contable sobre el cual se está trabajando y en la parte inferior la lista de documentos con su respectivo estado dentro del periodo contable. En esta ventana los cambios se guardan inmediatamente si se cambia un estado, por lo cual no existe un botón para almacenar los cambios. En esta pantalla se visualizan todos los tipos de documentos configurados en la ruta: A&F/Contabilidad/Configuración/Tipos de Documentos Contables.

  

  Las siguientes son las casillas que se emplean para administrar el periodo contable por tipo de documento.

  • Cerrar: Al presionar el botón cierra la ventana. Todos los cambios realizados sobre los documentos quedan almacenados sin importar el momento en el que se decida cerrar la ventana.
  • Cerrar todos: Frase en color azul que al hacer clic cierra el periodo contable para todos los tipos de documentos. Una vez se cierra el periodo para todos los documentos el sistema almacena los cambios automáticamente.
  • Abrir todos: Frase en color azul que al hacer clic abre el periodo contable para todos los tipos de documentos. Una vez se abre el periodo para todos los documentos el sistema almacena los cambios automáticamente.
  • Abierto/Cerrado: Estas dos palabras en colores verde o rojo, respectivamente, anteceden a cada tipo de documento e indican el estado en el que se encuentra el periodo contable para cada documento. Para cambiar de estado se debe presionar sobre la palabra y enseguida el estado se modificará, los cambios son almacenados automáticamente.

• Elim.: Casilla de selección que al marcar permite eliminar el periodo contable seleccionado. El sistema permite eliminar más de un periodo al tiempo.

Almacenamiento

Luego de diligenciar cada una de las casillas de configuración debe presionar el botón Guardar. Dicho botón se encuentra en la parte inferior izquierda, bajo las casillas en blanco para registro.
Es importante tener en cuenta que todo periodo contable se crea cerrado, tanto en módulos como en tipos de documentos.

Auditoría

Adicional a la consulta de periodos contables, esta opción cuenta con una casilla búsqueda que permite visualizar el historial de cambios en la definición de periodos contables.

Historial de cambios: Esta frase en color azul, al hacer clic en ella se despliega una ventana donde se puede evidenciar cada uno de los cambios que ha tenido la definición de periodos contables.

• Periodo: Columna que indica el periodo.
• Tipo Cambio: Columna que indica el tipo de cambio que se le realizó al periodo.
  • I: Insertado o creado.
  • M: Modificado o editado.
  • E: Eliminado.
• Fecha Cambio: Columna que indica la fecha del evento.
• Usuario: Columna que indica el usuario que efectuó el evento.
• Casillas del módulo: Columna que indica el tipo de evento de cada módulo.
  • A: Abierto
  • C: Cerrado