Definición de los planes de acción

Una vez se han identificado, analizado y valorado los riesgos, es posible definir el plan de acción de los mismos. Al ingresar a esta opción se muestra únicamente los planes de acción asociados a las causas de los riesgos del proyecto.

Es posible utilizar los siguientes filtros:

• Plan de acción: Filtro de selección múltiple que permite buscar y marcar en la casilla de selección uno o varios planes de acción asociados a las causas de los riesgos del proyecto a consultar. Una vez seleccionados, se debe dar clic por fuera del filtro para que el sistema muestra los planes filtrados; al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético, es posible digitar el nombre o parte del nombre para que el sistema busque por palabra clave. Para eliminar el filtro es posible dar clic en la [X] o desmarcar la casilla de selección.

• Responsable: Filtro de selección múltiple que permite buscar y marcar en la casilla de selección uno o varios responsables asignados a diferentes planes de acción a consultar. Una vez seleccionados, se debe dar clic por fuera del filtro para que el sistema muestra los recursos filtrados; al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético, es posible digitar el nombre o parte del nombre para que el sistema busque por palabra clave. Para eliminar el filtro es posible dar clic en la [X] o desmarcar la casilla de selección.

El sistema muestra por defecto de forma ordenada los planes de acción asociados a las causas, con el fin de definir los datos complementarios de los planes de acción:

• Cód. Campo de consulta que permite visualizar el código del plan de acción definido en el maestro.

• Plan de acción: Campo de consulta que permite visualizar el indicador tipo semáforo y el nombre del plan de acción asociado a las causas de los riesgos del proyecto.

• Observaciones: Campo de edición que permite ingresar las observaciones que complementen la información del plan de acción.

• Responsable: Campo de edición obligatorio que permite buscar de los usuarios de SINCO ERP y asignar el nombre de la persona responsable del plan de acción. Se debe tener en cuenta que el sistema únicamente asigna un único responsable por plan de acción. Al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético, es posible digitar el nombre o parte del nombre para que el sistema busque por palabra clave.
  Se debe tener en cuenta que el usuario asignado como responsable del plan de acción puede realizar el seguimiento y tiene la responsabilidad de realizar el cierre del plan cuando se culmine.

• Recursos: Campo de edición de selección múltiple que permite buscar y marcar en la casilla de selección uno o varios usuarios de SINCO ERP para asignarlos como recursos a los planes de acción; al ingresar raya al piso (_), el sistema lista los primeros 20 registros en orden alfabético, es posible digitar el nombre o parte del nombre para que el sistema busque por palabra clave. Para eliminar el filtro es posible dar clic en la [X] o desmarcar la casilla de selección.

Se debe tener en cuenta que los usuarios asignados como recursos del plan de acción únicamente pueden realizar el seguimiento, pero no pueden realizar el cierre del plan cuando se culmine.

• Vencimiento: Campo de edición que permite digitar o seleccionar del control calendario la fecha máxima en la que se espera debe terminar el plan de acción.
  Se debe tener en cuenta:

  • Únicamente el sistema permite digitar fechas posteriores o superiores a hoy.
  • El campo vencimiento es obligatorio.

• Periodicidad (Días calendario): Campo de edición obligatorio que permite definir la cantidad de días para establecer cada cuanto el responsable y recursos realizarán el seguimiento al plan de acción.

• Próx. Seguimiento: Campo calculado que no permite edición. Corresponde a la fecha actual (hoy) + días de la periodicidad del seguimiento, teniendo en cuenta que se calculará basado en el calendario del proyecto.

El sistema presenta las siguientes opciones:

• Guardar: Permite guardar la edición de los datos complementarios de los planes de acción al dar clic en el botón

• Ver causas asociadas: Por cada plan de acción es posible consultar las causas asociadas de los riesgos; para esto, dar clic sobre el botón

• Historial: Permite consultar el registro histórico de los cambios realizados en la definición de los datos complementarios de los planes de acción. Para la consulta del historial es posible dar clic en el botón

Notificaciones
De acuerdo a la definición de los planes de acción, el sistema notifica a través del correo electrónico 3 días antes de la fecha del próximo seguimiento al responsable y a los recursos asignados en los planes cuando se cumple las siguientes condiciones:

• Cuando el proyecto se encuentre únicamente en estado de ejecución.
• Cuando los planes de acción se encuentran en estado Activo.
• El responsable y los recursos deben tener definido correo electrónico en la definición de los usuarios de SINCO ERP.