Definir matriz de comunicaciones

Con el fin de afianzar la comunicación, fortalecer la interacción y las necesidades de información con los interesados del proyecto, es necesario definir la matriz de comunicaciones. La matriz permite establecer el aspecto a comunicar, los medios de comunicación, la periodicidad, la frecuencia, el responsable y los interesados a quienes de generará la comunicación.

De acuerdo al PMBOK®, existen 3 procesos en la gestión de las comunicaciones de un proyecto:

• Planificar: Planificación de las comunicaciones basados en las necesidades de información de cada interesado y en las necesidades del proyecto.

• Gestionar: Proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

• Monitorear: Es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información

De acuerdo a las expectativas de los interesados, en la matriz se define y planifica qué información recibirá, cuándo y cómo van a recibirla. Lo anterior con el fin, de que el responsable de la comunicación la gestione adecuadamente.

Para definir la matriz, el sistema presenta la siguiente información y opciones:

• Convenciones: Tabla que permite revisar las abreviaturas correspondientes a la frecuencia y medios de comunicación.
  

  • Frecuencia: Es el número de repeticiones de entrega en la matriz de comunicaciones por unidad de tiempo. Las unidades de tiempo vienen predefinidas por el sistema; es importante tener en cuenta que la frecuencia no es parametrizable por el usuario.

  D – Diaria
  S – Semanal
  Q – Quincenal
  M – Mensual
  B – Bimensual
  T – Trimestral
  SM – Semestral
  A - Anual

  • Medios de comunicación: Lista los medios creados por el usuario en la configuración de los medios de comunicación. Para mayor información, consultar la sección Medios de comunicación.

Campos que permiten al usuario filtrar la información para consultar, revisar o definir las comunicaciones a los interesados del proyecto.

• Comunicación: Buscar y seleccionar una comunicación específica, para ser configurada en los interesados.

• Responsable: Buscar y seleccionar un usuario del equipo del proyecto, que previamente se asigne como responsable de las comunicaciones del proyecto. Lo anterior con el fin de revisar o definir las comunicaciones que tiene a cargo.

• Rol interesado: Buscar y seleccionar un rol de los interesados del proyecto.

• Interesado: Buscar y seleccionar un interesado del proyecto.

• Dar clic en el botón Consultar para actualizar la información de acuerdo a los criterios de filtros seleccionados.

Permiten al usuario definir las comunicaciones a los interesados del proyecto. Por defecto muestra las comunicaciones y los interesados identificados en el proyecto seleccionado:

Comunicaciones: Corresponde al aspecto a comunicar. Las comunicaciones se definen en las notificaciones del ERP.

• Rol-Responsable: Permite definir la persona del equipo de trabajo del proyecto, quien se denominará como el responsable de la comunicación. Para esto seleccionar el rol y el nombre del responsable. El sistema habilita las casillas de selección, en la (s) columna (s) de los interesados.

• Roles a mostrar: Es posible filtrar por roles de los interesados, para acotar la vista de configuración de la matriz de comunicaciones. Para esto, dar clic sobre el enlace:

• Por defecto se muestran todos los roles. Para ocultar temporalmente el (los) rol (es) en la vista de la matriz, marcar la casilla de selección:

• Interesados: Los interesados previamente identificados, se muestran en la matriz agrupados por rol. Para configurar la matriz de comunicaciones, marcar la casilla de selección por comunicación e interesado que corresponda. El sistema abre una ventana de configuración:

Ventana de configuración de la comunicación
En el encabezado de la ventana se muestra el nombre de la comunicación.
El sistema presenta la siguiente información y opciones:

• Rol: Muestra el rol del interesado seleccionado.

• Interesado: Muestra el nombre del interesado sobre el cual se realiza la configuración.

• Inicio periodcidad: Por defecto, muestra la fecha de inicio definida en el cronograma del proyecto. Este campo es editable y permite especificar la fecha de inicio en la que el interesado desea recibir la comunicación.

• Fin periodicidad: Campo editable, que por defecto muestra la fecha fin definido en el cronograma del proyecto. Este campo es editable y permite especificar la fecha final en la que el interesado desea recibir la comunicación.

• Frecuencia: Seleccionar el número de repeticiones por periodicidad que se requiere en la comunicación. Se puede definir:

  D – Diaria
  S – Semanal
  Q – Quincenal
  M – Mensual
  B – Bimensual
  T – Trimestral
  SM – Semestral
  A - Anual
  DÍA
  De acuerdo a la frecuencia asignada, indicar el día en el cual se requiere gestionar la comunicación.
  

• Medio de comunicación: Seleccionar el o los medios mediante los cuales se gestionará la comunicación. Para adicionar cada una de estas, dar clic en el botón +

• Responsable: Muestra el responsable de la comunicación, previamente asignado.

• Dias anteriores de aviso: De acuerdo a la frecuencia y al día asignado, seleccionar los días anteriores de aviso, en el que el sistema enviará de forma automática un recordatorio al responsable con las comunicaciones que debe gestionar.
  

• El sistema indica la fecha y hora (hora de inicio de acuerdo al calendario del proyecto y a la fecha actual) en la que se enviará automáticamente el primer recordatorio. Este mensaje se ve en la ventana en texto color rojo.
  

• Para terminar, dar clic en el botón Aceptar y cerrar El sistema cierra la ventana de configuración.

• Para cancelar, dar clic en el botón Cancelar

• Una vez se acepta la configuración, en la comunicación y el interesado en cuestión junto a la casilla de selección, se muestra una nomenclatura de acuerdo a lo definido en la ventana de configuración y a las convenciones, con la siguiente información:

Código de la frecuencia / Código del medio de comunicación:

• Por último y con el fin de confirmar el registro dar clic en el botón Guardar

• Para editar cualquiera de los campos definidos en la matriz, dar clic sobre el enlace de la nomenclatura en la comunicación e interesado requerido. El sistema abre la ventana de configuración:

• Para eliminar la configuración, desmarcar la casilla de selección por comunicación e interesado que corresponda. El sistema muestra mensaje de confirmación.

• Al dar clic sobre el botón Aceptar se confirma la acción de eliminación, luego dar clic en el botón Guardar de la matriz de comunicaciones.

• También es posible mantener la configuración. Para esto, dar clic en el botón Cancelar

Notificaciones

El responsable de la comunicación (usuario del equipo del proyecto) de acuerdo a lo definido en la matriz de comunicaciones, es notificado a través de correo electrónico, cuando se cumpla las fechas de los recordatorios establecidos.