Descontabilizar documentos
- 14 Feb 2024
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Descontabilizar documentos
- Updated on 14 Feb 2024
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En esta opción permite generar la consulta de documentos que se encuentren en estado contabilizados, además de su modificación, permite descontabilizar este documento.
Casillas de Búsqueda
- Libro: Lista desplegable para indicar el libro donde fueron almacenados los documentos que desea consultar.
- Tipo Documento: Control de búsqueda que permite consultar los consecutivos asociados a un tipo de documento específico. Para encontrar un tipo de documento, digite el tipo de cada uno de estos en la casilla de texto y presione sobre la lista desplegable. Si no selecciona ningún tipo de documento de la lista se generará la consulta omitiendo este filtro.
- No.: Campo de texto numérico para indicar el No. consecutivo del documento que quiere consultar.
- Tercero: Si se desea generar la información por un tercero específico se debe usar este control de búsqueda. El control, compuesto por una casilla de texto y una lista de selección, opera si se digita el Nit, el nombre o parte de cada uno de estos en la casilla de texto y posteriormente se presiona sobre la lista de selección para visualizar los terceros que coinciden con lo digitado en la casilla de texto.
- Sucursal: Lista desplegable para filtrar los documentos por la sucursal a la que pertenece el documento.
- Fecha:
- Año: Campo de texto numérico que permite indicar el año de la consulta. Campo obligatorio para generar la consulta.
- Mes: Lista desplegable que permite indicar el mes que desea consultar. Si no selecciona este campo se generará la consulta omitiendo este filtro.
Consultar Información
Una vez se han diligenciado los campos del filtro y búsqueda se debe presionar el botón consultar para visualizar la información en la pantalla.
Detalle del Informe
- Tipo Doc.: Columna que indica el tipo de documento contable.
- Número: Columna que indica el No. Del consecutivo del documento. Para descontabilizar el documento dar clic sobre el No. (en color azul).
- Libro: Columna que indica el libro donde fue contabilizado el documento.
- Tercero:
- Nombre: Columna que indica el nombre o razón social del tercero.
- NIT: Columna que indica el número de identificación del tercero del documento.
- Sucursal: Columna que indica la sucursal donde se generó el documento.
- Fecha Elab.: Columna que indica la fecha en que se elaboró el documento.
Descontabilizar
Para descontabilizar un documento contable, se debe hacer clic en el consecutivo del documento en la columna Número. El sistema solo permite descontabilizar documentos de manera individual.
- Descontabilizar: Presione el botón para Descontabilizar el documento.
- Descontabilizar y Editar: Presione el botón para descontabilizar el documento y editarlo, automáticamente se abrirá la página edición de documentos contables para realizar la respectiva edición.
- Regresar: Presione el botón si desea regresar a la página de inicio.
Tenga en Cuenta
- El sistema no permitirá guardar un documento con cuentas cruce que tengan saldos pendientes por amortizar, sucederá esto solo si se tiene la funcionalidad activa, de lo contrario el documento se generara sin importar el cruce pendiente, tenga en cuenta, que solo podrá descontabilizar documentos de periodos contables abiertos.
- El sistema permite habilitar máximo 8 decimales a la tasa de cambio. Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
- El sistema no se permite descontabilizar en los siguientes casos:
- Documentos que estén cruzados: Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
- Si el periodo del documento está cerrado.
- Documentos autorizados para pago: Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
- Documentos migrados.
- Documentos tipo factura: Este campo es configurable, para activar o desactivar esta funcionalidad, es necesario que solicite la configuración y actualización de la opción al área de soporte técnico.
- Documentos de tipo comprobante de egreso que posean medios magnéticos registrados en estado generado o pagado.
- Documentos de tipo comprobante de egreso que posean medios magnéticos generados en estado pendiente, es necesario efectuar previamente la reversión del medio magnético asociado al comprobante de egreso a descontabilizar.
- Documentos que se encuentren en estado aprobado y cuyo registro de aprobación haya sido generado desde la opción A&F/Contabilidad/Documentos ContablesS/Aprobación documentos contables (Se generará una alerta informativa restringiendo el procedimiento e indicando usuario, fecha y hora de aprobación), en el caso de requerir descontabilizar y anular el documento, deberá efectuar la desaprobación del mismo previamente.
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