Descriptivo

Objetivo

Sinco ABR es la herramienta de gestión administrativa para contratos de arrendamiento, enfocada en la automatización de procesos, para controlar la facturación periódica, generación de cuentas por pagar, y realizar la entrega directa de la información contable al módulo financiero, adicional, expondrá la información de facturas y notas crédito al módulo de facturación electrónica de SINCO ERP.

Este módulo le facilitará la creación del contrato de arrendamiento, podrá tramitar reajustes de cánones, prorrogas, cesiones de contrato, realizar la gestión de cartera, generar cuentas por pagar automáticas o individuales para las administraciones de propiedad horizontal, propietarios y otros terceros.

Integraciones en SINCO ERP

	Entrega de la causación contable de las factura y notas crédito hacia el módulo Sinco A&F.
	Entrega de los registros de facturas de venta y notas crédito de acuerdo con la normatividad vigente hacia el módulo Sinco FE.

Funcionalidades

• Registro de inmuebles para administración, corretaje o venta.
• Registro de múltiples propietarios y su porcentaje de copropiedad.
• Facturación masiva y anticipada del canon de arrendamiento.
• Configuración de plan de intereses y sanciones para arrendatarios.
• Liquidación de sanciones e intereses por pago no oportuno.
• Generación de volantes de recaudo a través de códigos de barras (adquiridos directamente por el cliente).
• Generación manual de volantes sobre saldos de cuentas por cobrar.
• Manejo de préstamos a propietarios.
• Configuración de tasas de financiación de préstamos a propietarios.
• Descuento automático al propietario de las cuotas ordinarias y extraordinarias de administración de propiedad horizontal.
• Pago de cuotas de administración de propiedad horizontal a las copropiedades.
• Generación masiva de comprobantes de ingreso.
• Generación de archivo plano de recaudos.
• Reportes de novedades a las aseguradoras o afianzadoras.
• Informe de control urbano.
• Registro de seguimientos o compromisos sobre la gestión de cartera.
• Data Mart, que les permitirá extraer la información para crear sus propios informes.
• Servicios web tipo REST.

Catálogo de servicios

Proceso detallado

Configuración de facturación

Mediante esta opción se crearán los diferentes conceptos que puedan ser aplicados al momento de la emisión de la factura, sean propias o en mandato, así como los conceptos utilizados para la generación de cuentas por pagar a terceros de Sinco ABR.

Se realizará la asociación de conceptos derivados de los ingresos, como impuestos, retenciones y descuentos, que afectan la facturación del servicio, así como también la agrupación de cada concepto a la modalidad de negocio ofrecido.

Registro del contrato

Mediante solo cuatro pasos podrá registrar la información básica del inmueble, integrantes del contrato, junto con las condiciones comerciales pactadas en la negociación, y crear el contrato en la aplicación dejándolo listo para dar inicio al proceso de facturación recurrente, y demás gestiones que se requieran realizar.

Modificaciones de arrendamientos

Esta opción le permitirá tener el manejo y acceso a toda la información del contrato, convirtiéndose en el panel principal de trabajo para el módulo Sinco ABR, dado que le facilitará la consulta de toda la información registrada como las condiciones del arrendamiento, información de los propietarios, arrendatarios, prorrogas, reajustes, sanciones para el contrato, entre otros.

Adicionalmente contará con un panel de consulta de información centralizada y relevante dentro del proceso de administración, lo cual facilitará la labor de los usuarios de la aplicación, y le permitirá brindar atención eficiente hacia los clientes.

Administración

Desde cada una de las opciones respectivas podrá registrar reajustes de cánones, prorrogas y terminaciones de contrato, reajustes en la cuota de administración, realizar las aprobaciones de las cuentas por pagar generadas de forma automática o manual, entre otras labores originadas por la administración del contrato.

Facturación

Mediante estas opciones podrá generar facturas de forma manual afectando ingresos propios o de terceros, realizar volantes de recaudo, generación de notas crédito, amortizaciones de pagos y registro de anticipo de cánones, entre otras.

Cartera

A través de una opción podrá registrar seguimientos o compromisos sobre los saldos por cobrar, y mediante los informes y notificaciones enviadas a través de correo electrónico a los usuarios de la aplicación, podrá tener control de la cartera y realizar una gestión eficiente y oportuna.

Pagos

Mediante proceso automático o manual podrá obtener de las cuentas por pagar para propietarios, administraciones de propiedad horizontal, y pagos a otros terceros de Sinco ABR, generar los respectivos comprobantes de egreso, los cuales se verán reflejados en línea en Sinco A&F, para generación de informes y demás tramites.

Aseguradoras

Desde este menú contamos con opciones que le permitirán reportar las novedades sobre los contratos a las compañías aseguradoras o afianzadoras, realizar el proceso de descargue del pago de los siniestros, y normalizar los contratos que hayan sido gestionados por las aseguradoras o afianzadoras.

Notificaciones

A través de correos electrónicos se podrán mantener informados a los propietarios y administraciones de propiedad horizontal, sobre los pagos realizados y los estados de cuenta correspondientes. De igual manera se notificará al arrendatario sobre la generación de los volantes de pago realizados de forma recurrente.

Informes

Contamos con varios informes y gran variedad de filtros que le permitirán realizar una búsqueda más personalizada y acertada de la información, adicional, contamos con funcionalidades a través de las cuales podrá realizar agrupación, totalizar y promediar la información de algunas columnas, y así mismo, podrá exportar estos informes a Excel o PDF.

Algunos de nuestros informes:

• Inmuebles arrendados, desde este informe podrá consultar todos los contratos de arrendamiento registrados en la aplicación, el estado actual, propietario y arrendatario, las tarifas asignadas a cada contrato, entre otros.
• Propietarios, mediante este informe podrá consultar todos los propietarios y sus diferentes roles dentro de un mismo contrato, así como información de contacto.
• Arrendatarios, a través de este informe podrá consultar todos los arrendatarios y coarrendatarios de un mismo contrato, así como información de contacto.
• Reajustes, mediante este informe podrá consultar todos los contratos con reajustes aprobados o en estado pendiente, así como, el porcentaje de reajuste y compañía aseguradora o afianzadora.
• Prórrogas, desde este informe podrá consultar todos los contratos con prorrogas aprobadas o en estado pendiente.
• Terminaciones, a través de este informe podrá consultar los contratos próximos a ser restituidos, la compañía aseguradora o afianzadora, así como la causa de su terminación, entre otros.
• Administraciones PH, este informe presenta los proyectos de propiedad horizontal que se encuentran relacionados a contratos de arrendamiento y se detalla información del administrador, valor de la cuota de administración por inmueble y su respectiva forma de pago.

Beneficios

• Entrega en línea de los documentos generados al módulo financiero Sinco A&F.
• Entrega de facturas y notas crédito al módulo de facturación electrónica Sinco FE.
• Administración de inmuebles propios o de terceros.
• Generación automática de la facturación masiva y anticipada de canon de arrendamiento.
• Generación de contratos de mandato y arrendamiento a través de plantillas personalizadas.
• Recaudo a través de convenios de código de barras, para facilitar la conciliación bancaria.
• Generación de archivo plano para recaudos en bancos.
• Programación de reajustes de canon de arrendamiento de forma automática.
• Programación de prórrogas de contratos de forma automática.
• Envío de volantes de pago al arrendatario a través de correo electrónico.
• Automatización en la generación de cuentas por pagar a propietarios y administraciones de propiedad horizontal.
• Notificación de estados de cuenta mensual a través de correo electrónico a propietarios y administraciones de propiedad horizontal.
• Notificación a través de correo electrónico de pagos realizados a los propietarios y administraciones de propiedad horizontal.
• Generación de facturas de canon con intereses o sanciones.
• Con Data Mart, podrás manipular la información expuesta, elaborar informes particulares y estadísticos, además de emplear cualquier herramienta externa para su manipulación. Disponemos de servicios web para todos nuestros informes.

Recomendaciones generales

• Realizar las reversiones de las facturas mediante su respectiva nota crédito, para garantizar la trazabilidad de la información.
• Generar las reversiones de los documentos a través de las opciones del módulo Sinco ABR.
• Realizar los recaudos a través de códigos de barras para facilitar la conciliación bancaria.
• Las modificaciones de las facturas deben realizarse mediante nota crédito, para garantizar el proceso de sincronización de la información hacia Sinco FE.
• No realizar anulación de los documentos generados a través del módulo.
• Los clientes con el rol de propietarios deberán tener correo electrónico registrado en la ficha respectiva, para realizar el proceso de sincronización de la información hacia Sinco FE.
• Los clientes con el rol de arrendatarios deberán tener correo electrónico registrado en la ficha respectiva, para realizar el proceso de sincronización de la información hacia Sinco FE.

Aclaraciones

• La facturación de Sinco ABR se genera con dos resoluciones independientes a las facturas de venta administrativas, una para la facturación anticipada y la otra para la facturación diaria.
• La facturación de ABR se realiza sobre el contrato de arrendamiento.
• La facturación de canon y demás conceptos facturables al arrendatario, siempre se realizarán al rol de arrendatario principal.
• La facturación de comisiones y demás conceptos facturables al propietario, siempre se realizarán a todos los roles de afectación tributaria registrados en cada contrato.
• Todos los clientes deben estar creados en Sinco ERP.
• No se generan notas crédito parcial.
• Las cuentas contables usadas para definir los conceptos de ingresos, impuestos y el concepto por cobrar deben estar configuradas en el módulo de Sinco A&F.
• Los tipos de documentos utilizados para los procesos del módulo Sinco ABR son estándar.
• Los centros de costos usados deben estar previamente configurados en el módulo de Sinco A&F.
• Registro de hasta cinco fechas de corte dentro del mismo mes, para la generación de los volantes de pago recurrentes.
• Los sados a favor del arrendatario serán pagados a través de cuentas por pagar.
• Se podrá tener una plantilla para cada tipo de contrato, es decir, una para contrato de mandato, una para contrato destinación vivienda y una para contrato destinación comercio.
• Los inmuebles se consideran propios cuando es un único propietario y el número de identificación corresponde a la misma identificación del cliente o base de datos.
• Se manejan los modelos de negocio estándar para inmuebles con destinación vivienda y comercio, que sean asegurados, no garantizados, propios, corretaje o colocación y venta.
• Los reajustes de canon deberán ser aprobados por los usuarios.
• Las prórrogas de los contratos deberán ser aprobados por los usuarios.
• Solo se realizará el cálculo automático de los reajustes de canon para contratos que inicien el primero de cada mes.